Выгрузка форм из 1С в Excel, PDF и другие форматы

Любая печатная форма, отчёт или табличный документ в 1С 8.3 сохраняется в файл через кнопку «Сохранить» (значок дискеты) на верхней командной панели самой формы либо через меню Главное меню → Файл → Сохранить как. В окне сохранения вы выбираете формат — Лист Excel 2007 (*.xlsx), PDF документ (*.pdf), Табличный документ (*.mxl) и другие — и папку на диске.

Этот порядок одинаков для расчётного листка, счёта, накладной, оборотно-сальдовой ведомости и любого другого отчёта: как только документ выведен на экран в виде таблицы, его можно выгрузить. Ниже — все рабочие способы: сохранение одной формы, выгрузка списка целиком, подключение внешних печатных форм и автоматическая рассылка отчётов по расписанию.

Инструкция подходит для 1С:Бухгалтерии 3.0, 1С:ЗУП 3, 1С:Управление торговлей 11 и других конфигураций на платформе 8.3 с управляемыми формами.

Сохраняем печатную форму или отчёт в файл

Печатная форма документа (счёт, акт, накладная) и готовый отчёт выгружаются одинаково, потому что оба выводятся как табличный документ.

Порядок действий:

1. Откройте нужный документ и нажмите Печать, затем выберите форму (например, Счёт на оплату или ТОРГ-12). Для отчёта просто нажмите Сформировать.
2. На экране появится табличный документ. На его командной панели нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты). Если кнопки не видно, откройте Главное меню → Файл → Сохранить как.
3. В окне сохранения выберите папку, задайте имя файла и в поле Тип файла укажите формат.
4. Нажмите Сохранить.

Доступные форматы выгрузки:

• 📊 Лист Excel 2007 (*.xlsx) и Лист Excel 97 (*.xls) — для дальнейшей обработки чисел и формул;
• 📄 PDF документ (*.pdf) — для отправки контрагенту и печати без искажений;
• 📑 Табличный документ (*.mxl) — «родной» формат 1С, открывается в любой базе без потери разметки;
• 🗂 Документ ODF (*.ods) — для LibreOffice и OpenOffice;
• 🌐 Веб-страница (*.html) и Текстовый документ (*.txt) — когда нужен простой текст без оформления;
• 🖼 картинка (*.png, *.jpg) — для вставки в переписку или на сайт.

При выгрузке в Excel переносятся вычисленные значения ячеек, а не формулы 1С. То есть итоги и суммы вы увидите как числа — пересчитывать их в Excel заново не придётся, но «живой» связи с базой уже не будет.

Отправляем форму на почту прямо из 1С

Выгружать файл на диск, а потом вручную прикреплять к письму не обязательно. В окне табличного документа рядом с кнопкой сохранения есть кнопка Отправить (значок конверта).

1. Сформируйте отчёт или откройте печатную форму.
2. Нажмите Отправить на командной панели.
3. 1С предложит выбрать формат вложения (чаще всего PDF или XLSX) и откроет окно письма.
4. Укажите адрес получателя и отправьте.

Для работы этой кнопки в базе должна быть настроена учётная запись электронной почты: раздел Администрирование → Органайзер → Почта. Пока почта не подключена, кнопка Отправить будет предлагать только сохранение в файл.

Настраиваем поля, ориентацию и масштаб перед выгрузкой

Если форма «разъезжается» на несколько листов или наоборот печатается слишком мелко, настройте параметры страницы до сохранения в PDF — тогда в файле всё ляжет аккуратно.

В окне табличного документа откройте Главное меню → Файл → Параметры страницы. Доступны настройки:

• Ориентация — книжная или альбомная. Широкие отчёты (ОСВ с большим числом колонок) удобнее в альбомной.
• Поля — отступы от краёв листа в миллиметрах.
• Масштаб — можно задать процент вручную или выбрать По ширине страницы, чтобы таблица уместилась в лист по горизонтали.
• Повторять при печати — строки шапки, которые будут дублироваться на каждой странице многостраничного отчёта.

Перед сохранением в PDF удобно нажать Предварительный просмотр (значок лупы над листом) и убедиться, что форма помещается как надо. Там же видно итоговое число страниц.

Выгружаем список или журнал целиком

Отдельная задача — сохранить не одну форму, а весь список документов, справочник или журнал (например, список накладных за месяц или перечень контрагентов).

Для этого в 1С есть команда Вывести список:

1. Откройте нужный список или журнал.
2. При необходимости отфильтруйте и отсортируйте строки — выгрузится то, что видно на экране с учётом отбора.
3. Нажмите кнопку Ещё в правом верхнем углу списка и выберите Вывести список….
4. В открывшемся окне отметьте галочками колонки, которые нужны в выгрузке, и выберите тип вывода: Табличный документ или Текстовый документ.
5. Нажмите ОК — список выведется в виде таблицы.
6. Полученную таблицу сохраните кнопкой Сохранить в любой из форматов из первого раздела.

Важно: Вывести список выгружает ровно те строки, что показаны в списке с учётом текущего отбора. Если перед выгрузкой вы не сняли ограничение по периоду или по организации, в файл попадёт только видимая часть. Проверьте настройку периода и отборы над списком.

Такой способ удобен для реестров: реестр документов, реестр счетов-фактур, список сотрудников. Для регламентированной отчётности и специализированных реестров (например, реестр больничных) используйте штатные отчёты конфигурации — они уже содержат нужные колонки.

Выгружаем регламентированный отчёт для сдачи

Декларацию или расчёт для отправки в ФНС и СФР выгружают иначе, чем обычную печатную форму. Для сдачи нужен не Excel и не PDF, а файл в утверждённом электронном формате, который примет приёмный шлюз.

1. Откройте Отчёты → Регламентированные отчёты (в некоторых конфигурациях раздел называется Отчётность, налоги и взносы).
2. Найдите нужный отчёт в списке, откройте его и нажмите Проверить — сначала убедитесь, что контрольные соотношения выполняются.
3. Нажмите Выгрузить (или Выгрузка → Выгрузить для передачи в электронном виде).
4. Укажите каталог — 1С сохранит файл с утверждённым именем, например, для загрузки на портал оператора или в сервис приёма.

Если в базе подключён сервис 1С-Отчётность, отдельная выгрузка в файл обычно не нужна — отчёт уходит прямо из программы по кнопке Отправить. Выгрузка в файл остаётся на случай, когда отчёт сдаётся через стороннего оператора или сервис налоговой.

Подключаем внешнюю печатную форму

Когда стандартная печатная форма не подходит (нужен фирменный бланк, нестандартный договор, особый вид счёта), в 1С подключают внешнюю печатную форму — отдельный файл с расширением .epf.

Сначала включите механизм дополнительных обработок:

1. Перейдите в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
2. Установите флажок Дополнительные отчёты и обработки.

Затем подключите сам файл:

1. В том же разделе откройте список Дополнительные отчёты и обработки.
2. Нажмите Добавить из файла и укажите путь к .epf.
3. На карточке обработки проверьте Размещение — к каким документам или справочникам привяжется форма.
4. Запишите и закройте.

После этого в документе, к которому привязана форма, она появится в списке по кнопке Печать наравне со стандартными.

Если пункта Дополнительные отчёты и обработки в настройках нет, значит у текущего пользователя недостаточно прав — подключение выполняет администратор.

Настраиваем автоматическую выгрузку и рассылку отчётов

Если один и тот же отчёт нужно выгружать регулярно (ежедневный отчёт по продажам, еженедельная ОСВ), настройте автоматическую рассылку — она работает в фоне через регламентное задание и не требует ручных действий.

В типовых конфигурациях (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3, УТ 11) механизм называется «Рассылки отчётов»:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки и убедитесь, что включена Рассылки отчётов.
2. Перейдите в список рассылок и нажмите Создать.
3. Добавьте в рассылку нужные отчёты и задайте их настройки (период, отборы).
4. Выберите формат вложений — XLSX, PDF или другой.
5. Укажите способ доставки: по электронной почте, в сетевой каталог или на FTP.
6. На вкладке расписания задайте периодичность: например, каждый будний день в 9:00.
7. Запишите рассылку и включите её.

Дальше 1С сама формирует отчёты по расписанию и раскладывает файлы в указанную папку или отправляет письмом. Для доставки по почте нужна настроенная учётная запись (Администрирование → Органайзер → Почта), для выгрузки в каталог — права на запись в эту папку у пользователя, под которым работает сервер.

Проверить, что задание отрабатывает, можно в Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания — там видно время последнего запуска и ошибки, если рассылка не прошла.

Частые проблемы при экспорте и как их решить

Отдельно про Excel: при выгрузке в старый формат .xls действует ограничение в 65 536 строк. Если выгружаете большой реестр, выбирайте Лист Excel 2007 (*.xlsx) — там лимит больше миллиона строк.

Частые вопросы