Выгрузка 6-НДФЛ и справок о доходах из 1С в файл для налоговой

Выгрузить НДФЛ из 1С — значит сформировать расчёт 6-НДФЛ в разделе регламентированной отчётности и сохранить его кнопкой Выгрузить в XML-файл. В ЗУП 3.1 это Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → Регламентированные отчеты. Готовый файл отправляют через 1С-Отчетность, через стороннего оператора или загружают в программу ФНС «Налогоплательщик ЮЛ».

С 2023 года отдельного отчёта 2-НДФЛ в налоговую нет. Справки о доходах физлиц теперь — приложение № 1 к годовому 6-НДФЛ и выгружаются вместе с ним одним файлом. Справку о доходах для самого сотрудника (её по привычке тоже зовут 2-НДФЛ) никуда не выгружают — её печатают и выдают на руки.

Что проверить в базе до выгрузки НДФЛ

Файл соберётся из того, что лежит в регистрах. Если там ошибка, она уйдёт в налоговую. Поэтому сначала сверка, потом выгрузка.

Реквизиты организации (Настройки → Организации в ЗУП, Главное → Организации в БП):

• 🏢 ИНН, КПП и код налоговой инспекции;
• 📍 ОКТМО — у головной организации и у каждого обособленного подразделения, которое сдаёт отчёт отдельно;
• ✍️ подписант: руководитель или представитель по доверенности (тогда нужны данные доверенности).

Данные сотрудников:

• 🪪 ИНН, вид и номер документа, удостоверяющего личность. Паспорт с ошибкой в серии — частая причина отказа по справке;
• 🌍 гражданство и статус налогоплательщика (резидент, нерезидент, ВКС). От статуса зависит ставка и раздел расчёта;
• 📅 дата рождения.

Начисления и удержания:

1. Все документы за период проведены: начисление зарплаты, больничные, отпускные, увольнения, материальная помощь.
2. Выплаты оформлены ведомостями, а ведомости отмечены как выплаченные. НДФЛ в 6-НДФЛ попадает по факту удержания при выплате, а не по факту начисления.
3. Вычеты (стандартные на детей, имущественные по уведомлениям) введены до расчёта.

Дополнительно сверьте сумму удержанного НДФЛ с перечисленным. С 2023 года налог платят единым налоговым платежом, а по НДФЛ ещё подают уведомления об исчисленных суммах. Сумма уведомлений за квартал должна сходиться с удержанным налогом в расчёте.

Как сформировать расчёт 6-НДФЛ в 1С

Порядок в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 одинаковый, отличается только раздел, где лежит список отчётов.

Шаги

1. Откройте журнал отчётности и нажмите Создать.
2. В списке форм найдите «6-НДФЛ». Быстрее всего набрать «6-НДФЛ» в строке поиска окна выбора.
3. Укажите организацию и период: первый квартал, полугодие, девять месяцев или год.
4. Нажмите Создать, затем Заполнить. Программа подтянет данные из регистров НДФЛ.
5. Проверьте титульный лист: код инспекции, ОКТМО, код по месту нахождения, номер корректировки (для первичного расчёта — 0).
6. Пройдите разделы 1 и 2. В разделе 1 — суммы удержанного налога по срокам перечисления, в разделе 2 — доходы, вычеты и налог нарастающим итогом.
7. Запишите отчёт и нажмите Проверить → Проверить выгрузку. Встроенная проверка покажет незаполненные реквизиты и нарушения формата.

Как 1С раскладывает налог по срокам в разделе 1

С 2023 года НДФЛ перечисляют дважды в месяц, и раздел 1 заполняется по тем же периодам:

• 📆 налог, удержанный с 1-го по 22-е число, — срок перечисления 28-е число того же месяца;
• 📆 налог, удержанный с 23-го по последнее число, — срок 5-е число следующего месяца;
• 📆 исключение — декабрь: налог, удержанный с 23 по 31 декабря, перечисляют не позднее последнего рабочего дня года.

Пример. Аванс выплачен 20 марта, НДФЛ с него не удерживают. Зарплата за март выплачена 5 апреля, удержано 13 000 ₽. Эта сумма попадёт в расчёт за полугодие со сроком 28 апреля, а не в расчёт за первый квартал. Если в 1С ведомость по ошибке датирована 31 марта, налог «уедет» в первый квартал — проверяйте даты выплат.

Годовой расчёт со справками о доходах

В расчёте за год появляется приложение № 1 — справки о доходах и суммах налога физического лица. Это бывшая 2-НДФЛ.

• 📄 справки заполняются автоматически при заполнении годового отчёта, по одной на каждого человека, получавшего доход;
• 🔢 у каждой справки свой номер, он сохраняется при корректировках;
• 👤 справку конкретного человека можно открыть и проверить, не трогая остальные.

Если годовой отчёт сдавали без ошибок, а потом нашлась ошибка у одного сотрудника, весь расчёт заново не сдают. Подают уточнённый расчёт, где исправляют справку этого человека, а в разделах — затронутые суммы.

Выгрузка 6-НДФЛ в XML-файл

Расчёт сформирован и проверен — можно выгружать.

1. В форме отчёта нажмите Выгрузить (в некоторых релизах это подменю Выгрузить → Выгрузить).
2. Выберите папку. Имя файла программа задаёт сама по правилам ФНС: префикс вида отчёта, коды инспекции, ИНН и КПП, дата и уникальный идентификатор.
3. Не переименовывайте файл. Налоговая сверяет имя файла с его содержимым и отклоняет файл с изменённым именем.

Если в базе подключена 1С-Отчетность, выгружать на диск не обязательно. Кнопка Отправить в той же форме подпишет файл и отправит его в налоговую, а ответы инспекции появятся в журнале отчётности.

Когда нужна выгрузка на диск

• 🔐 отчётность сдаётся через другого оператора ЭДО, в программе которого отчёт загружают из файла;
• 🧪 нужно проверить файл программами ФНС до отправки;
• 🖨️ отчёт сдают на бумаге и печатают с двумерным штрихкодом из «Налогоплательщика ЮЛ».

Бумага допустима только для небольших работодателей. По статье 230 НК РФ, если доход за отчётный период получили 10 человек и больше, 6-НДФЛ сдают только в электронном виде.

Загрузка файла в «Налогоплательщик ЮЛ»

«Налогоплательщик ЮЛ» — бесплатная программа ФНС для подготовки и проверки отчётности. Её ставят на тот же компьютер, качают с сайта налоговой. Перед работой обновите программу до последней версии: старая версия не знает свежих форматов и будет ругаться на корректный файл.

Порядок работы с файлом из 1С:

1. В программе заведите налогоплательщика с теми же ИНН и КПП, что в 1С. Без этого загрузка не пройдёт.
2. Откройте сервис приёма файлов. В меню программы это Сервис → Прием отчетности (в разных версиях пункт называется близко).
3. Укажите папку, куда выгрузили XML из 1С, отметьте файл и запустите загрузку.
4. Программа покажет протокол. Если ошибок нет — расчёт появится в списке документов налогоплательщика.
5. Откройте документ и проверьте его встроенным контролем.
6. Для бумажной сдачи распечатайте расчёт с двумерным штрихкодом.

Для проверки формата ещё есть программа ФНС «Tester». Она не даёт редактировать, только проверяет файл на соответствие схеме. Удобно, если отчёт уходит через стороннего оператора и хочется поймать ошибку заранее.

Справка о доходах для сотрудника: печать, а не выгрузка

Сотрудник просит справку 2-НДФЛ для банка, визы или нового работодателя. В налоговую её не сдают, и XML для неё не нужен.

В ЗУП 3.1 справку оформляют документом Налоги и взносы → Справки НДФЛ (для сотрудников):

1. Нажмите Создать, укажите организацию, год и сотрудника.
2. Нажмите Заполнить — подтянутся доходы по месяцам, коды доходов и вычетов.
3. Проверьте, что в справке есть все месяцы работы и вычеты.
4. Распечатайте справку и подпишите у руководителя.

В Бухгалтерии 3.0 справка для сотрудника формируется в разделе Зарплата и кадры, в группе НДФЛ: ищите документ со словами «Справки НДФЛ» или «Справки о доходах».

Если сотрудник хочет справку в электронном виде, сформированную справку можно сохранить в PDF из формы печати.

Корректирующий расчёт и аннулирование справки

Ошибка обнаружилась после сдачи — подают уточнённый расчёт за тот же период.

В 1С уточнённый расчёт создаётся так же, как первичный: новый отчёт за тот же период, на титульном листе — номер корректировки. Для справок номер корректировки ставят внутри каждой справки.

Ошибки при выгрузке НДФЛ и что с ними делать

Отдельно про обособленные подразделения. Если у подразделения свой КПП и ОКТМО и оно сдаёт отчётность в свою инспекцию, 6-НДФЛ формируют по каждому подразделению. При заполнении в 1С выберите подразделение в поле организации — иначе все сотрудники окажутся в одном расчёте с неправильным ОКТМО.

Частые вопросы