Выгрузка реквизитов контрагентов и номенклатуры из 1С в Excel и XML

Самый быстрый способ: откройте список Справочники → Контрагенты, при необходимости поставьте отбор, нажмите Еще → Вывести список, выберите «Табличный документ» и сохраните его через Главное меню → Файл → Сохранить как в формат .xlsx. Так из 1С выгружаются реквизиты контрагентов списком за минуту.

Если нужен произвольный набор колонок (ИНН, КПП, расчётный счёт, адрес) — быстрее собрать его универсальным отчётом. Для передачи данных в другую программу или базу выгрузку делают в XML. Ниже разберём каждый способ: чем он отличается, что именно попадает в файл и где поля прячутся.

Какой способ выгрузки выбрать

Разные задачи решаются разными инструментами. Выгрузить тот же справочник контрагентов «на посмотреть» в Excel и подготовить файл для загрузки в стороннюю систему — это две непохожие операции.

Перед любой выгрузкой стоит ограничить список, чтобы не тащить в файл лишнее. В списке контрагентов работают отборы: нажмите Еще → Настроить список и задайте условие (например, по основному менеджеру, стране регистрации или группе справочника). Можно отобрать проще — через быстрый отбор по полю прямо над таблицей.

Выгрузка списка контрагентов в Excel стандартными средствами

Это штатная возможность платформы, она работает в любом списке: контрагенты, номенклатура, физлица, договоры.

1. Откройте список, например Справочники → Контрагенты.
2. Поставьте отбор, если выгружаете не весь справочник.
3. Нажмите кнопку Еще в правой части командной панели и выберите Вывести список.
4. В окне слева отметьте галочками колонки, которые попадут в файл.
5. Выберите переключатель «Табличный документ» и нажмите ОК.

Откроется табличный документ 1С с вашим списком. Теперь его нужно сохранить в файл: Главное меню → Файл → Сохранить как, в поле «Тип файла» выберите «Лист Excel 2007-…(*.xlsx)». Доступны также .xls, .mxl (внутренний формат 1С) и .pdf.

Проверьте набор колонок перед выводом. В список попадают только те реквизиты, которые отмечены в окне «Вывести список ». Если нужного поля там нет (например, расчётного счёта) — его в этом справочнике просто нет среди отображаемых колонок, и способ не подойдёт. Тогда переходите к универсальному отчёту.

Порядок строк в файле повторяет сортировку списка на экране. Хотите выгрузить контрагентов по алфавиту или по ИНН — сначала отсортируйте список щелчком по заголовку нужной колонки, а потом выводите. То же с шириной колонок: как настроите вид на экране, так и ляжет в табличный документ.

Так же выгружается и номенклатура: Справочники → Номенклатура → Еще → Вывести список. Для номенклатуры удобно предварительно встать в нужную группу или снять иерархию (Еще → Режим просмотра → Список), чтобы в файл попали все позиции плоским списком, а не только текущая папка. Если справочник большой (десятки тысяч позиций), вывод списка может занять минуту-другую — это нормально, платформа формирует табличный документ целиком в памяти.

Произвольный набор полей через универсальный отчёт

Когда нужны реквизиты, которых нет в колонках списка — ИНН и КПП вместе с расчётным счётом, юридическим адресом, телефоном — собирайте данные универсальным отчётом.

Откройте Отчёты → Универсальный отчёт. Если в вашем интерфейсе его нет в этом разделе, запустите через Главное меню → Все функции → Отчёты → Универсальный отчёт (пункт «Все функции» включается в Главное меню → Сервис → Параметры).

В шапке отчёта задайте источник данных:

• Тип объекта — «Справочник».
• Имя объекта — «Контрагенты».
• Таблица — «Основные данные».

Нажмите Настройки, перейдите на вкладку выбора полей и добавьте нужные реквизиты: Наименование, ИНН, КПП, Полное наименование, Код. На соседних вкладках настроек задаются отборы (например, только контрагенты определённой группы) и группировки — если сгруппировать по стране регистрации или по основному менеджеру, отчёт выведет контрагентов блоками с подзаголовками. После Сформировать отчёт выводит таблицу, которая сохраняется в Excel той же командой Главное меню → Файл → Сохранить как.

Настройку отчёта стоит сохранить как вариант: кнопка Сохранить вариант отчёта. В следующий раз не придётся заново выбирать поля и отборы — открыли сохранённый вариант, нажали Сформировать, выгрузили. Это и есть простейшая «автоматизация» регулярной выгрузки без доработки конфигурации.

Расчётные счета аналогично лежат в подчинённом справочнике «Банковские счета». Их выгружают отдельным универсальным отчётом по этому справочнику — в полях будут номер счёта, БИК и банк, а в группировке удобно поставить владельца-контрагента, чтобы счета сгруппировались по организациям.

Выгрузка реквизитов в XML и обмен с другими программами

XML нужен, когда реквизиты не просто смотрят в Excel, а загружают в другую программу: вторую базу 1С, сайт, учётную систему партнёра. В отличие от выгрузки списка, XML сохраняет структуру данных — ссылки, типы, подчинённые таблицы.

Для обмена между информационными базами 1С используют типовой механизм:

• «Загрузка и выгрузка данных XML» — универсальная обработка для переноса объектов между идентичными конфигурациями. Запускается через Главное меню → Все функции, если входит в состав конфигурации, либо берётся с диска ИТС.
• «Конвертация данных » — отдельный инструмент для обмена между разными конфигурациями (правила сопоставления полей настраиваются заранее).

Отдельно про банк. В плане работ по обмену с банком часто ждут «выгрузку реквизитов в XML», но прямой обмен с клиент-банком в 1С идёт не через XML, а через текстовый формат 1CClientBankExchange. Настраивается он в Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить / Выгрузить, где 1С формирует файл платёжных поручений для банковского клиента. Справочник контрагентов туда отдельно не выгружается — реквизиты получателей попадают в файл вместе с платежами.

Перед отправкой XML-файла его стоит открыть обычным текстовым редактором и глазами проверить первые строки: правильно ли подставились ИНН и наименования, не сбилась ли кодировка. Структура XML читается и без специальных программ, а поймать ошибку на этом этапе дешевле, чем после неудачной загрузки у приёмника.

Если задача — отдать реквизиты во внешнюю систему, которая 1С не понимает, часто проще выгрузить плоскую таблицу в Excel (способы выше) и из неё сформировать нужный формат, чем настраивать полноценный XML-обмен.

Карточка с реквизитами и печатные формы

Когда нужны реквизиты одной организации в виде готового листа — для договора, счёта или письма контрагенту — используют печатную форму, а не выгрузку таблицы.

Для своей организации: Главное → Организации, откройте нужную и нажмите Карточка предприятия (в части релизов кнопка называется «Карточка с реквизитами»). Форма собирает наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес и банковские счета на один лист.

Готовую карточку сохраняют прямо из окна печати: кнопка сохранения в командной панели табличного документа предлагает форматы Word (.docx), PDF и Excel. Для отправки по почте контрагенту обычно берут PDF — он открывается у всех и не «съезжает» при печати. Если карточку будут редактировать (вставлять в шапку договора), удобнее Word.

Массовой печати карточек контрагентов в типовой «Бухгалтерии предприятия» нет — отдельной кнопки «распечатать карточки выбранных контрагентов» в справочнике не предусмотрено. Поэтому для пакетной задачи:

• реквизиты списком контрагентов — выгружайте через Вывести список или универсальный отчёт;
• карточка одного контрагента — открывается внутри его элемента справочника, оттуда и печатается, если такая форма есть в вашей версии.

Регулярная выгрузка и автоматизация

Если реквизиты выгружают разово — хватает ручных способов выше. Когда файл нужен регулярно и в одном формате, задачу автоматизируют.

Типовой готовой кнопки «выгружать справочник по расписанию» в «Бухгалтерии предприятия» нет. Варианты автоматизации:

1. Внешняя обработка. Пишется под конкретный формат выгрузки, запускается вручную или по регламентному заданию. Готовые обработки выгрузки справочников есть на диске ИТС.
2. Запрос в консоли запросов. Для разовой выборки без доработок конфигурации. Консоль — внешняя обработка (с ИТС), в ней выполняется текст запроса, а результат сохраняется в Excel.
3. Обмен данными по расписанию. Если принимающая сторона — тоже 1С, настраивается регулярный XML-обмен, и справочник уезжает автоматически.

Простой запрос для консоли, который собирает основные реквизиты действующих контрагентов:

ВЫБРАТЬ
    Контрагенты.Наименование КАК Наименование,
    Контрагенты.ИНН КАК ИНН,
    Контрагенты.КПП КАК КПП,
    Контрагенты.Код КАК Код
ИЗ
    Справочник.Контрагенты КАК Контрагенты
ГДЕ
    НЕ Контрагенты.ПометкаУдаления
    И НЕ Контрагенты.ЭтоГруппа
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Наименование

Условие НЕ Контрагенты.ЭтоГруппа убирает из выборки папки справочника, а НЕ ПометкаУдаления — помеченные на удаление. Результат консоль выводит в таблицу, которую сохраняют в Excel обычным способом. Запрос легко расширить: добавьте в секцию выбора реквизит, отделяющий юридическое лицо от физического, чтобы в выгрузке было видно форму контрагента, или ужесточите отбор по нужной группе справочника.

Частые проблемы при выгрузке

Чаще всего спотыкаются не на самой команде, а на том, что в файл попало не то.

Частые вопросы