Как настроить кассу в 1С и выгрузить в неё товары

«Выгрузить кассу» в 1С — значит передать в контрольно-кассовую технику (ККТ) данные, с которыми она работает: номенклатуру, цены и штрихкоды, а потом забрать обратно отчёты о продажах и закрыть смену . Как именно это делается, зависит от режима подключения ККТ: онлайн (под управлением 1С) или offline (касса торгует сама, обмен идёт пакетами).

Касса подключается в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование (в 1С:УТ путь начинается с НСИ и администрирование). Онлайн-кассе товары отдельно выгружать не нужно — 1С формирует чек и печатает его на лету. Автономной (offline) кассе номенклатуру и цены выгружают заранее, а продажи и Z-отчёт загружают после смены.

Ниже — весь цикл: от подключения ККТ до разбора типовых ошибок обмена. Пути приведены для конфигураций на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси».

Онлайн и offline: от режима ККТ зависит вся схема

Сначала определитесь, в каком режиме работает ваша касса — от этого зависит, что и куда «выгружать».

🔹 Онлайн (фискальный регистратор). Касса подключена к компьютеру с 1С и управляется из программы. Кассир пробивает чек в рабочем месте кассира (РМК), 1С отправляет данные в ККТ, та печатает чек и передаёт его оператору фискальных данных (ОФД). Отдельной выгрузки номенклатуры нет — товар подставляется в чек прямо из базы.

🔹 Offline (автономная ККТ). Касса торгует без постоянной связи с 1С. В неё заранее выгружают справочник товаров с ценами и штрихкодами, а после смены загружают обратно отчёт о проданном. Именно этот сценарий чаще всего и называют «выгрузкой кассы».

🔹 ККТ как часть кассового аппарата с ПО производителя. Встречается на автономных кассах (например, у ряда моделей «АТОЛ», «Эвотор»). Тут 1С выгружает товары в формате обмена, а приём данных настраивается на стороне кассы.

Подключение ККТ к 1С через подключаемое оборудование

Прежде чем что-то выгружать, кассу нужно подключить. Порядок общий для 1С:Розница, 1С:Управление торговлей и 1С:Бухгалтерия (в составе розничного блока).

1. Установите на компьютер драйвер ККТ от производителя (АТОЛ, Штрих-М, Эвотор и др.). Без драйвера 1С кассу не увидит.
2. Откройте Администрирование → Подключаемое оборудование и включите флажок использования оборудования, если он выключен.
3. Создайте новую строку, выберите тип ККТ с передачей данных (для онлайн) или ККТ offline, укажите организацию и драйвер.
4. Нажмите Настроить и задайте параметры связи: порт (COM/USB/TCP), модель, скорость. Производитель указывает их в паспорте устройства.
5. Выполните Тест устройства — 1С должна прочитать заводской и регистрационный номер ККТ.

Регистрационные данные — регистрационный номер машины (РНМ), заводской номер ККТ и номер фискального накопителя (ФН) — хранятся в карточке кассы. Их не выдумывайте и не правьте вручную: они приходят от устройства при регистрации в ФНС.

Выгрузка номенклатуры, цен и штрихкодов в кассу

Это ядро «выгрузки кассы» для offline-режима. В ККТ отправляют не весь справочник, а плоский список товаров с минимумом полей, которые касса умеет хранить.

Что попадает в кассу при выгрузке:

• 📦 наименование товара (как оно будет в чеке);
• 💰 цена продажи (из назначенного вида/типа цен);
• 🔢 штрихкод (по нему кассир находит товар сканером);
• 🧾 ставка НДС и признак предмета расчёта (товар/услуга);
• 🏷️ признак маркировки — для товаров, подлежащих обязательной маркировке.

Порядок выгрузки для автономной ККТ:

1. Проверьте, что у товаров заполнены штрихкоды и установлена цена в нужном виде цен. Пустой штрихкод на кассе искать нечем.
2. Откройте обработку обмена с подключаемым оборудованием offline. В 1С:Рознице и УТ её вызывают из карточки кассы или из списка подключаемого оборудования командой обмена.
3. Сформируйте выгрузку товаров. 1С подготовит файл или напрямую передаст данные на кассу — зависит от модели.
4. Примите файл на стороне кассы (через утилиту производителя или по сети), если модель не принимает данные напрямую.

После смены делается обратный шаг — загрузка продаж: касса отдаёт отчёт о проданных товарах, 1С создаёт на его основании документ розничной реализации и списывает остатки.

Откуда касса берёт цену. В выгрузку попадает цена из того вида (в УТ — вида, в Рознице — типа) цен, который назначен кассе или торговому объекту. Если видов цен несколько — розничный, оптовый, акционный, — проверьте, что в настройках обмена выбран именно розничный. Частая причина «неправильной цены на кассе» — выгрузили не тот вид цен.

На автономную кассу помещается ограниченный список товаров — память модели не резиновая. Если ассортимент большой, выгружайте только актуальные позиции (товары в наличии, с ненулевым остатком), а не весь справочник за всю историю. Снятые с продажи карточки в выгрузку включать незачем.

Открытие и закрытие смены, отчёт о закрытии (Z-отчёт)

Касса работает сменами. По 54-ФЗ смена не может длиться дольше 24 часов — иначе ККТ перестаёт пробивать чеки, пока смену не закроют.

Открытие смены. В рабочем месте кассира нажмите открытие смены (или пробейте первый чек — у многих моделей смена открывается автоматически). На кассе печатается отчёт об открытии.

Закрытие смены формирует отчёт о закрытии смены — то, что по старой привычке называют Z-отчётом. В нём: количество чеков, выручка, суммы по видам оплаты. Данные уходят в ОФД, а в 1С создаётся документ, закрывающий кассовую смену и формирующий розничную выручку.

Как закрыть смену:

1. В РМК выберите команду закрытия смены.
2. Дождитесь печати отчёта о закрытии — он подтверждает передачу в ОФД.
3. Проверьте, что в 1С создался документ по итогам смены и суммы совпадают с бумажным отчётом.

Перед закрытием смены убедитесь, что все чеки переданы в ОФД. Если в кассе висят непереданные документы, закрытие не очистит их — они продолжат копиться, и при простое больше 30 дней ФН заблокируется.

Если на кассе была инкассация или внесение наличных, эти операции тоже проходят через ККТ и попадают в отчёт о закрытии. Суммы по видам оплаты (наличные, карта, безнал) в документе 1С должны совпасть с отчётом кассы — именно по ним потом сверяют розничную выручку с эквайрингом и наличными в кассе предприятия.

Чеки коррекции и возвраты через кассу

Это две разные операции, их часто путают.

Возврат — когда покупатель вернул товар. Пробивается чек с признаком расчёта «возврат прихода». В РМК для этого есть режим возврата: подбираете позиции (лучше по чеку продажи), указываете способ возврата денег, пробиваете чек. Остаток товара возвращается на склад документом возврата.

Чек коррекции — когда расчёт был, а чек не пробили вовремя (сбой, отключение, продали мимо кассы) или, наоборот, пробили лишнего. Это не возврат покупателю, а исправление перед налоговой.

Чек коррекции формируют с основанием:

• 📅 дата совершения расчёта, который корректируете;
• 📄 номер и дата документа-основания (например, предписание ФНС или собственная служебная записка «по собственной инициативе»);
• 🔁 признак расчёта — «приход» (доначислить) или «возврат прихода» (убрать лишнее).

Возврат уменьшает выручку смены и движется по товару; чек коррекции в типовой рознице товарных движений не делает — он только фискальный. Не заменяйте один другим.

Маркировка «Честный ЗНАК» и ЕГАИС при продаже через кассу

Если торгуете маркированным товаром (обувь, табак, вода, молочка, парфюм и др.) или алкоголем, у «выгрузки кассы» появляются дополнительные требования.

Маркировка (ГИС МТ «Честный ЗНАК»). При продаже кассир сканирует код DataMatrix с упаковки. Код попадает в чек, ОФД передаёт его оператору «Честного ЗНАКа», и товар выбывает из оборота. Чтобы это работало:

• в карточке номенклатуры должен стоять признак подлежащего маркировке товара;
• к кассе подключён 2D-сканер, читающий DataMatrix;
• настроен обмен с ГИС МТ (подключение организации к системе маркировки).

ЕГАИС (розничная продажа алкоголя). Здесь обмен идёт не через обычную выгрузку товаров, а через универсальный транспортный модуль (УТМ). При продаже крепкого алкоголя касса печатает чек с QR-кодом, данные уходят в ЕГАИС через УТМ. Пиво и слабоалкогольные напитки в рознице через ЕГАИС по чеку не отражают, но учитывают поступление. ЕГАИС регулируется 171-ФЗ и требует отдельной настройки — в рамках выгрузки обычной номенклатуры эти данные не передаются.

Диагностика ошибок обмена и журнал работы ККТ

Когда выгрузка не идёт или касса «молчит», начните с теста устройства в карточке подключаемого оборудования (Настроить → Тест устройства). Он сразу показывает, видит ли 1С кассу.

Где смотреть историю. Регистрационные данные (РНМ, заводской номер, номер ФН) лежат в карточке ККТ. Служебные события обмена 1С с оборудованием видны в журнале регистрации информационной базы — туда пишутся ошибки драйвера. А статус переданных и непереданных чеков удобнее смотреть в личном кабинете ОФД: там же видно, какие документы «застряли».

Частые вопросы