Телефоны, почта и адреса контрагентов: экспорт из 1С в файл и CRM

Выгрузить контакты из 1С быстрее всего так: откройте список контрагентов, нажмите Ещё → Вывести список, отметьте нужные колонки и сохраните результат в Excel. Если нужны телефоны и почта отдельными колонками, а не одной строкой, используйте универсальный отчёт или консоль запросов. Для переноса в другую базу 1С подходит XML, для CRM и рассылок — CSV.

Выбор зависит от трёх вещей: сколько полей нужно, куда пойдёт файл и есть ли у вас права администратора. Бухгалтеру хватит первых двух способов. Запросы и программная выгрузка — для тех, кто работает в базе с полными правами.

Какой способ выгрузки выбрать: сравнение

Где 1С хранит контакты и что подготовить перед выгрузкой

Контактная информация в типовых конфигурациях 8.3 хранится не в отдельных полях, а в табличной части справочника. У каждой записи есть три ключевых признака:

• 📞 Тип — телефон, адрес электронной почты, адрес, веб-страница, факс, другое;
• 🏷️ Вид — например, «Телефон», «Юридический адрес», «Email для счетов»;
• 📝 Представление — сам номер или адрес в читаемом виде.

Поэтому у одного контрагента может быть три телефона и две почты. При выгрузке «как есть» вы получите несколько строк на одного контрагента. Это нормально, ниже покажу, как свернуть их в одну строку.

Где искать контакты в разных конфигурациях:

В УТ 11 юридические реквизиты живут в контрагентах, а телефоны и почта для работы с клиентом — у партнёра. Выгружайте из партнёров, иначе половина контактов потеряется.

Перед выгрузкой сделайте три вещи:

1. Решите, нужны ли помеченные на удаление записи. Обычно нет.
2. Определите, выгружаете вы только организации или ещё и контактных лиц.
3. Переключите список из иерархического режима в плоский: Ещё → Режим просмотра → Список. Иначе в файл попадёт только текущая группа.

Быстрая выгрузка контактов списком в Excel

Этот способ работает в любой конфигурации на управляемых формах и не требует особых прав.

1. Откройте список контрагентов (или партнёров в УТ).
2. Установите отбор, если нужна часть базы: по группе, по признаку «Покупатель», по поиску.
3. Нажмите Ещё → Вывести список.
4. В окне отметьте колонки, которые нужны в файле. Флажок «Только выделенные» оставьте пустым, если нужен весь список.
5. Нажмите «ОК». Откроется табличный документ.
6. Сохраните его: Главное меню (значок с тремя полосками) → Файл → Сохранить как, тип файла — «Лист Microsoft Excel 2007 (*.xlsx)».

Плюс способа — скорость: 2 минуты на любой объём. Минус — выгружается только то, что видно в форме. Дополнительные телефоны и вторые адреса почты так не достать.

Универсальный отчёт: телефоны и почта контрагентов в одной таблице

Универсальный отчёт есть во всех конфигурациях на базе БСП. В БП 3.0 он находится в разделе Отчеты среди стандартных отчётов. В любой конфигурации его можно открыть через Главное меню → Все функции → Отчеты → Универсальный отчет.

Настройка:

1. В шапке отчёта выберите тип объекта «Справочник», объект — «Контрагенты».
2. В поле выбора таблицы укажите табличную часть с контактной информацией, если она предложена в списке. Без неё отчёт покажет только реквизиты шапки.
3. Нажмите «Настройки» и перейдите в расширенный режим.
4. На вкладке полей добавьте: наименование контрагента, ИНН, вид контактной информации, представление.
5. На вкладке отборов поставьте «Тип» в списке «Телефон, Адрес электронной почты» и отбор «Пометка удаления = Нет».
6. Сформируйте отчёт и сохраните через Файл → Сохранить как в xlsx.

Сохраните настройку отчёта под понятным именем, например «Контакты для CRM». В следующий раз выгрузка займёт один клик.

Выгрузка контактов из 1С в CSV и текстовый файл

Табличный документ 1С сохраняется в xlsx, xls, ods, pdf, html, docx, mxl и txt. Отдельного варианта CSV в окне сохранения нет. Рабочая схема такая:

1. Получите табличный документ любым способом из разделов выше.
2. Сохраните его в xlsx.
3. Откройте файл в Excel и выберите Файл → Сохранить как → CSV UTF-8 (разделитель — запятая).

Обычный пункт «CSV (разделитель — запятые)» в русской версии Excel на деле ставит точку с запятой и пишет файл в кодировке Windows-1251. Google Контакты и большинство облачных CRM ждут UTF-8. Выбирайте вариант с UTF-8, иначе вместо кириллицы будут «кракозябры».

Сохранение прямо в TXT из 1С подходит, когда файл читает другая программа и ей нужен простой текст. Перед импортом откройте такой файл в блокноте и проверьте, чем разделены колонки.

Если выгрузку нужно делать регулярно, проще написать её кодом и класть CSV в общую папку. Пример для внешней обработки, серверная часть:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|	КИ.Ссылка.Наименование КАК Контрагент,
|	КИ.Ссылка.ИНН КАК ИНН,
|	КИ.Вид КАК ВидКонтакта,
|	КИ.Представление КАК Значение
|ИЗ
|	Справочник.Контрагенты.КонтактнаяИнформация КАК КИ
|ГДЕ
|	НЕ КИ.Ссылка.ПометкаУдаления
|	И КИ.Тип В (ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ТипыКонтактнойИнформации.Телефон),
|				ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ТипыКонтактнойИнформации.АдресЭлектроннойПочты))
|УПОРЯДОЧИТЬ ПО
|	Контрагент";

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

Запись = Новый ЗаписьТекста("C:\Выгрузка\contacts.csv", КодировкаТекста.UTF8);
Запись.ЗаписатьСтроку("Контрагент;ИНН;Вид;Значение");

Пока Выборка.Следующий() Цикл
	Значение = СтрЗаменить(Выборка.Значение, ";", ",");
	Запись.ЗаписатьСтроку(СтрШаблон("%1;%2;%3;%4",
		Выборка.Контрагент, Выборка.ИНН, Выборка.ВидКонтакта, Значение));
КонецЦикла;

Запись.Закрыть();

Замена ; на , внутри значения нужна, чтобы адрес или комментарий с точкой с запятой не разорвал строку на лишние колонки.

Перенос контрагентов в другую базу через XML

Когда контакты нужны не в Excel, а в другой базе 1С той же конфигурации, используйте обработку «Выгрузка и загрузка данных XML». Это внешняя обработка из набора стандартных обработок фирмы 1С, её версия должна соответствовать платформе 8.3.

Как выгрузить:

1. Откройте обработку через Главное меню → Файл → Открыть. Платформа может показать предупреждение безопасности — подтвердите открытие, если файл получен из надёжного источника.
2. На вкладке выгрузки отметьте справочник «Контрагенты». Для УТ 11 — ещё «Партнеры» и контактные лица партнёров.
3. Укажите имя файла выгрузки.
4. Нажмите «Выгрузить данные».

Контактная информация уйдёт вместе с контрагентом, потому что это его табличная часть. Обработка подтянет и связанные объекты: виды контактной информации, банковские счета, договоры, если на них есть ссылки.

Для баз разных конфигураций (например, из БП в УТ) этот путь не годится. Там нужна «Конвертация данных » или настроенная синхронизация.

Консоль запросов: выгрузить контакты из 1С со всеми полями

Консоль запросов — внешняя обработка для выполнения запросов в пользовательском режиме. Её открывают так же, через Файл → Открыть. Нужна роль, разрешающая интерактивное открытие внешних обработок: в типовых конфигурациях она есть у администратора.

Запрос из раздела про CSV можно вставить в консоль без изменений. Чтобы получить одну строку на контрагента, а телефон и почту в разных колонках, используйте группировку:

ВЫБРАТЬ
	КИ.Ссылка.Наименование КАК Контрагент,
	КИ.Ссылка.ИНН КАК ИНН,
	МАКСИМУМ(ВЫБОР
		КОГДА КИ.Тип = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ТипыКонтактнойИнформации.Телефон)
			ТОГДА КИ.Представление
		ИНАЧЕ ""
	КОНЕЦ) КАК Телефон,
	МАКСИМУМ(ВЫБОР
		КОГДА КИ.Тип = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ТипыКонтактнойИнформации.АдресЭлектроннойПочты)
			ТОГДА КИ.Представление
		ИНАЧЕ ""
	КОНЕЦ) КАК Почта
ИЗ
	Справочник.Контрагенты.КонтактнаяИнформация КАК КИ
ГДЕ
	НЕ КИ.Ссылка.ПометкаУдаления
СГРУППИРОВАТЬ ПО
	КИ.Ссылка.Наименование,
	КИ.Ссылка.ИНН

Если у контрагента два телефона, в колонку попадёт один из них. Когда важны все номера, оставьте первый вариант запроса без группировки и сверните строки уже в Excel сводной таблицей.

Ещё два приёма:

• 👥 Контактные лица. В БП 3.0 это отдельный справочник «Контактные лица» со своей табличной частью контактной информации. В конструкторе запроса выберите таблицу Справочник.КонтактныеЛица.КонтактнаяИнформация и добавьте поле владельца контактного лица из реквизитов ссылки — так видно, к какой организации относится человек.
• 🔎 Конструктор вместо ручного текста. Двойной клик по таблице в конструкторе покажет её реальные поля в вашей версии конфигурации. Это надёжнее, чем угадывать имена.

Результат выполнения консоль выводит в таблицу, которую сохраняют в xlsx так же, как отчёт.

Синхронизация контактов из 1С с CRM и почтовыми сервисами

Разовый перенос в CRM, Google Контакты, Outlook или сервис рассылок почти всегда идёт через CSV или xlsx. Порядок:

1. Скачайте из системы-приёмника пример файла импорта или выгрузите из неё пару тестовых контактов. Так вы увидите точные названия колонок.
2. Переименуйте колонки своей выгрузки под этот пример.
3. Загрузите сначала 5–10 строк и проверьте, как легли поля.
4. Только потом загружайте весь файл.

Типовое сопоставление полей:

Для постоянной синхронизации, когда контакты должны обновляться сами, ручной CSV не подходит. Варианты:

• 🔌 Готовый модуль интеграции от разработчика CRM. У крупных CRM есть свои коннекторы к 1С, они ставятся как расширение или внешняя обработка.
• 🌐 HTTP-сервис в 1С. Программист публикует сервис на веб-сервере, CRM забирает по нему изменения. Нужна публикация базы и доработка.
• 📦 Обмен через файл по расписанию. Регламентное задание в 1С пишет CSV в общую папку, CRM его подхватывает. Простейший вариант на основе кода выше.

Ошибки при выгрузке контактов и как их исправить

Вместо кириллицы в файле непонятные символы. Кодировка не совпала. Для CSV выбирайте UTF-8. Если файл уже в Windows-1251, откройте его в Excel через Данные → Из текстового/CSV-файла и укажите кодировку вручную.

Телефоны превратились в числа вида 7,9E+10. Excel распознал номер как число. При импорте CSV задайте колонке телефона формат «Текстовый». В исходной выгрузке храните номер в виде +7 900 000-00-00 — с пробелами Excel не примет его за число.

В файле только часть контрагентов. Список был в иерархическом режиме, и выгрузилась одна группа. Или остался отбор с прошлой работы. Проверьте строку отборов над списком и режим просмотра.

В выгрузку попали группы и удалённые. Добавьте в отбор «Это группа = Нет» и «Пометка удаления = Нет». Если запрос строится по самому справочнику, а не по его табличной части, добавьте условие НЕ Контрагенты.ЭтоГруппа.

Консоль запросов не открывается: нет прав. У пользователя нет роли на открытие внешних обработок. Попросите администратора базы выполнить выгрузку или выдать роль временно.

Один и тот же номер у десятка контрагентов. Это не ошибка выгрузки, а грязь в справочнике: при заполнении скопировали карточку. Перед импортом в CRM удалите дубли в Excel через Данные → Удалить дубликаты.

Частые вопросы о выгрузке контактов