Отправляем накладную из 1С в СБИС: настройка и порядок действий

Накладную из 1С в СБИС отправляют тремя путями: через встроенный механизм 1С-ЭДО (контрагент обслуживается оператором Тензор, роуминг чаще всего автоматический), через отдельный модуль СБИС для 1С или ручной выгрузкой документа в файл с последующей загрузкой в веб-кабинет. Для разовой отправки быстрее всего первый способ — кнопка ЭДО прямо в документе реализации.

Чаще всего спотыкаются не на самой кнопке, а на подготовке: нет учётной записи ЭДО, не привязан сертификат подписи или контрагент ещё не принял приглашение. Ниже — что настроить один раз, как отправить одну накладную и пакет сразу, что делать с роумингом и как разобрать типовые ошибки.

Пути меню приводятся для «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 в интерфейсе «Такси». В «Управлении торговлей» 11 и ERP раздел называется НСИ и администрирование → Обмен электронными документами, остальная логика совпадает.

Что настроить до первой отправки

Выгрузка не заработает, пока не выполнены три условия: подключён механизм ЭДО, заведена учётная запись и установлена электронная подпись.

Квалифицированная подпись (КЭП). Сертификат руководителя или уполномоченного лица должен быть установлен в хранилище через КриптоПро CSP и доступен на том компьютере, где вы работаете. Для счёта-фактуры и УПД со статусом счёта-фактуры подпись обязательно квалифицированная. Товарную накладную ТОРГ-12 как первичный документ по соглашению сторон допустимо подписывать и неквалифицированной подписью, но на практике СБИС и 1С-ЭДО работают с КЭП.

Учётная запись ЭДО. Откройте Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → Учётные записи ЭДО и создайте запись: укажите организацию, сертификат и оператора. Во встроенном 1С-ЭДО исходящий оператор — «Калуга Астрал», а до абонентов СБИС документы доходят по роумингу с оператором Тензор.

Соглашение с контрагентом. Пока контрагент не принял приглашение к обмену, кнопка отправки будет неактивной или выдаст, что получатель не подключён. Приглашение отправляется из карточки контрагента или из рабочего места Текущие дела ЭДО.

Что уходит в СБИС: накладная ТОРГ-12 или УПД

По электронному каналу в СБИС уходит не «картинка» печатной формы, а структурированный документ в формате, утверждённом ФНС. От выбранного вида зависят состав реквизитов и требования к подписи.

Товарная накладная ТОРГ-12 — только передача товара. Это первичный документ, отдельного выделения НДС как в счёте-фактуре в нём нет. По соглашению сторон такую накладную допустимо подписать неквалифицированной подписью, но в обмене с СБИС обычно используют КЭП.

УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Если по сделке нужен счёт-фактура (вы на ОСНО и начисляете НДС), удобнее отправлять УПД со статусом «1» — он заменяет и ТОРГ-12, и счёт-фактуру сразу. УПД со статусом счёта-фактуры подписывается только квалифицированной подписью.

Вид исходящего документа задаётся в настройке соглашения об ЭДО с конкретным контрагентом — там же выбирается, нужен ли по нему счёт-фактура. Если вы работаете без НДС, достаточно ТОРГ-12, плодить УПД в этом случае незачем.

Собирать XML вручную не нужно — электронный формат 1С формирует сама. Ваша задача — правильно заполнить документ реализации: номенклатуру с единицами измерения, количество, цены и ставки НДС. Пустые обязательные поля как раз и становятся причиной ошибок формата при отправке.

Способ 1. Отправка одной накладной из документа реализации

Это основной путь, когда контрагент подключён к ЭДО.

1. Откройте документ Реализация (акты, накладные, УПД), по которому формируется накладная, и проведите его.
2. На форме документа нажмите кнопку ЭДО в командной панели и выберите Просмотреть электронный документ или Отправить электронный документ.
3. 1С сформирует электронный документ в утверждённом формате. Проверьте в окне предпросмотра реквизиты: продавца, покупателя, номенклатуру, суммы и ставки НДС.
4. Нажмите Подписать и отправить. Система запросит сертификат и выполнит подпись.
5. Документ уйдёт оператору, статус в карточке сменится на «ожидается подтверждение» или «ожидается подпись получателя».

Перед отправкой сверьте, какой именно документ уходит — ТОРГ-12 или УПД. Вид определяется настройкой соглашения об ЭДО. Если контрагент ждёт УПД, а уходит отдельная товарная накладная, он документ не примет.

Отследить движение можно в рабочем месте Текущие дела ЭДО (раздел Продажи или Администрирование): там видно, какие документы отправлены, подписаны, а какие ждут действия.

Ручная выгрузка в файл — запасной способ. Если прямой обмен пока не настроен, печатную форму накладной можно выгрузить в файл и загрузить в веб-кабинет СБИС вручную. Из печатной формы ТОРГ-12 или УПД выберите Сохранить и формат (чаще PDF для визуальной копии или Excel), затем в кабинете СБИС создайте исходящий документ и приложите файл. Это медленнее и не даёт юридически значимого обмена «из 1С в 1С», но выручает на старте.

Если накладную отправили с ошибкой. Отозвать электронный документ из 1С нельзя — он уже у оператора. Пока контрагент не подписал, он может отклонить документ: тогда вы исправите реализацию и отправите заново. Если контрагент уже подписал, потребуется аннулирование — обе стороны подписывают соглашение об аннулировании в своих системах, после чего можно оформить корректный документ.

Способ 2. Пакетная отправка нескольких накладных

Когда накладных за день десятки, по одной отправлять незачем.

1. Откройте список Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Отметьте флажками нужные документы (или выделите диапазон мышью с зажатым Shift).
3. Нажмите ЭДО → Отправить электронные документы в командной панели списка.
4. 1С последовательно сформирует и подпишет электронные документы по всем выделенным строкам. Подпись выполняется одним обращением к сертификату, если это разрешено настройками КриптоПро.

Второй вариант пакетной работы — рабочее место Текущие дела ЭДО. В нём собираются все документы, ждущие отправки: можно отметить их разом и отправить одной командой. Там же отображаются входящие, которые ждут вашей подписи.

После отправки просмотрите список: в колонке состояния ЭДО документы с ошибкой подсветятся отдельным статусом. Их удобно отобрать отбором по состоянию и переотправить после исправления, не трогая успешно ушедшие.

Роуминг: контрагент подключён к другому оператору

СБИС — это система оператора Тензор. Если ваша организация работает через встроенный 1С-ЭДО (оператор «Калуга Астрал»), обмен с абонентом СБИС идёт по роумингу между операторами.

Хорошая новость: с крупными операторами, включая Тензор, у 1С-ЭДО настроен автоматический роуминг. На практике это значит, что отдельную заявку подавать не нужно — достаточно отправить контрагенту приглашение к обмену и дождаться, пока он его примет.

Порядок такой:

1. В карточке контрагента или в Текущие дела ЭДО найдите команду отправки приглашения.
2. Укажите идентификатор участника ЭДО контрагента в системе СБИС (его сообщает контрагент) либо ИНН и КПП — система подберёт участника.
3. Отправьте приглашение. Контрагент примет его в своём кабинете СБИС.
4. После принятия статус настройки обмена станет действующим, и накладные пойдут напрямую.

Идентификатор участника ЭДО контрагента — это его уникальный код в системе оператора, он не совпадает с ИНН. Контрагент видит свой идентификатор в кабинете СБИС и сообщает его вам; в 1С он подставляется в настройку обмена автоматически после принятия приглашения.

Если приглашение «не доходит» или висит без ответа, бывает, что между операторами нужен ручной роуминг. Тогда заявку оформляют на стороне оператора — через техподдержку 1С-ЭДО или СБИС. Проверьте заодно, что указали правильный идентификатор участника: ошибка в одном символе отправит приглашение «в никуда».

Если накладная не уходит: разбор ошибок

Большинство сбоев при выгрузке — это не поломка 1С, а недонастройка подписи, учётной записи или данных контрагента.

Протокол обмена по конкретному документу удобно смотреть в его карточке электронного документа: там отображается история статусов и тексты ответов оператора. Если ответ оператора содержит код ошибки, именно по нему и ищите причину — формулировка обычно точнее, чем общий статус «ошибка».

Не отправляйте один и тот же документ повторно много раз подряд, пока причина не устранена: это только плодит дубли в очереди обмена. Сначала исправьте реквизит или настройку, затем повторите отправку один раз и проверьте статус.

Автоматическая отправка по расписанию

Чтобы не нажимать ЭДО → Отправить вручную, настройте автоматическую отправку.

В настройках соглашения об обмене (или в общих настройках ЭДО, раздел Администрирование → Обмен электронными документами) включите автоматическую отправку электронных документов при проведении. Тогда проведённая накладная сразу попадёт в очередь на отправку.

За фактическую отправку отвечает регламентное задание обмена электронными документами. В файловой базе оно работает, пока открыт сеанс 1С; в клиент-серверной — выполняется на сервере по расписанию. Проверить и настроить расписание можно в Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания.

Разница между режимами здесь существенная. В клиент-серверной базе сервер сам формирует, подписывает (если сертификат доступен серверу) и выгружает документы по расписанию, без участия пользователя. В файловой базе «ночная» автоотправка не сработает: задание выполняется только в открытом сеансе, то есть 1С должна быть запущена.

Для подписания в автоматическом режиме сертификат должен быть доступен тому пользователю или серверу, от имени которого выполняется задание. Если подпись требует ручного ввода пароля к контейнеру, полностью автоматическая отправка не получится — пароль либо сохраняют в настройках КриптоПро, либо оставляют отправку полуавтоматической.

Частые вопросы