Товарная накладная ТОРГ-12 из 1С 8.3: печать, файл для клиента и электронный формат

Чтобы выгрузить накладную из 1С 8.3, откройте проведённую реализацию, нажмите Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12), а в окне печатной формы — кнопку сохранения с дискетой: там выбирается PDF, Excel или Word. Для отправки покупателю в его учётную программу нужен не PDF, а электронный документ в XML по формату ФНС — его формирует модуль ЭДО.

Типичная ситуация: покупатель звонит в пятницу вечером и просит «скинуть накладную файлом, чтобы бухгалтер успел оприходовать». Печатать, сканировать и отправлять фото не нужно — накладная из 1С выгружается в файл за минуту. Ниже пути для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11, оба на интерфейсе «Такси».

Что проверить в документе до выгрузки накладной

Печатная форма ТОРГ-12 собирается из данных документа и справочников. Если в них пусто, пусто будет и в файле. Пять минут проверки избавляют от повторной отправки.

Где лежит документ:

Что должно быть заполнено:

• 🏢 Карточка организации — полное наименование, ИНН, КПП, адрес, код ОКПО. Данные о руководителе и главном бухгалтере берутся из ответственных лиц организации.
• 🤝 Карточка контрагента — ИНН, КПП, юридический адрес. Без них в форме останутся пустые реквизиты покупателя.
• 🚚 Грузоотправитель и грузополучатель — если товар идёт не на юридический адрес покупателя, укажите грузополучателя в документе. В форме реализации для этого есть отдельная ссылка или поле с данными доставки.
• 📦 Табличная часть — у номенклатуры должна быть единица измерения с кодом ОКЕИ, иначе графа «код» в ТОРГ-12 останется пустой.
• ✅ Проведение — печатать можно и непроведённый документ, но клиенту уходит только проведённый, чтобы данные в файле совпадали с учётом.

Печать ТОРГ-12 и сохранение накладной в PDF или Excel

Это самый частый способ: файл для почты или мессенджера.

1. Откройте документ реализации двойным щелчком.
2. Нажмите в командной панели Печать и выберите Товарная накладная (ТОРГ-12). В УТ 11 пункт называется похоже — ищите в списке слово «ТОРГ-12».
3. Откроется окно с готовой формой. Проверьте суммы, реквизиты, подписантов.
4. Нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) в верхней части окна печати.
5. Отметьте нужный формат. Можно поставить сразу несколько галочек — PDF и Excel одновременно.
6. Выберите, куда сохранить: на компьютер или присоединить файл к документу. Второй вариант удобен, если потом понадобится найти отправленную версию.
7. Нажмите Сохранить и укажите папку.

Какой формат выбрать:

Есть и короткий путь: в окне печати кнопка с конвертом отправляет форму по почте прямо из 1С. Для этого в программе должна быть настроена учётная запись электронной почты; форматы вложения выбираются так же, как при сохранении.

Подпись и печать на форме

В БП 3.0 в печатную форму можно вывести факсимиле подписи и печати. Изображения загружают в карточке организации, в разделе с логотипом и печатью, после чего в окне печати появляется флажок «Подпись и печать». Это удобно для счетов. Для накладной же покупатель чаще требует настоящую подпись — уточните это заранее, чтобы не переделывать.

Накладная в XML для электронного документооборота

Когда покупатель хочет загрузить накладную в свою 1С автоматически, PDF ему не поможет. Нужен XML-файл по формату ФНС. Его формирует встроенный модуль «1С:ЭДО».

Вариант 1. Через оператора ЭДО. Это основной и юридически значимый путь.

1. Настройте обмен: Администрирование → Обмен электронными документами. Здесь подключается учётная запись ЭДО организации и сертификат электронной подписи .
2. Убедитесь, что контрагент принял приглашение к обмену.
3. В документе реализации нажмите кнопку ЭДО и выберите отправку электронного документа.
4. Программа сформирует XML, предложит подписать его и отправит покупателю. Покупатель загрузит файл в свою базу, и у него создастся документ поступления.

Вариант 2. Выгрузка XML в файл без оператора. Подходит, когда нужно просто передать файл, например, на флешке или по почте.

1. Откройте документ реализации.
2. В подменю ЭДО выберите команду выгрузки электронного документа в файл. В зависимости от релиза она может называться «Выгрузить в файл» или «Сохранить на диск».
3. Укажите папку. Программа создаст XML-файл, а при наличии подписи — и файл подписи рядом.
4. Покупатель загружает файл в свою 1С командой загрузки электронного документа из файла — она находится в том же подменю ЭДО, но в списке поступлений.

Электронная ТОРГ-12 существует как отдельный формат ФНС, но на практике обмениваются в основном УПД. Если вы с покупателем только начинаете ЭДО, договоритесь сразу об УПД — об этом в следующем разделе.

УПД вместо ТОРГ-12: когда выбрать и как выгрузить

Универсальный передаточный документ объединяет накладную и счёт-фактуру. Одна бумага вместо двух, одна подпись вместо двух комплектов.

Как выгрузить УПД:

1. В документе реализации поставьте признак выставления счёта-фактуры или УПД. В БП 3.0 это делается в нижней части формы, где формируется счёт-фактура.
2. Нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД).
3. Сохраните форму так же, как ТОРГ-12, — через кнопку с дискетой.

Статус в шапке формы УПД определяет, чем документ является:

Статус 2 ставят, например, организации на УСН без НДС: им счёт-фактура не нужна, а передаточный документ нужен.

Для электронного обмена ФНС перешла на новую версию формата УПД. Модуль ЭДО в актуальных релизах БП и УТ формирует файлы в действующем формате сам. Если покупатель жалуется, что «файл старый», первым делом обновите конфигурацию.

Выгрузка нескольких накладных сразу

Когда за месяц набралось 40 отгрузок одному клиенту, открывать каждую не нужно.

1. Откройте список реализаций.
2. Отфильтруйте его по контрагенту и периоду (кнопка с отбором или поиск по строке).
3. Выделите нужные документы: щелчок по первому, затем Shift + щелчок по последнему, или Ctrl + щелчки по отдельным.
4. Нажмите Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12) прямо в списке.
5. Все накладные откроются в одном окне печати, друг за другом. Сохраните их кнопкой с дискетой.

Все документы окажутся в одном PDF, по одной накладной на страницу или блок страниц. Если нужен отдельный файл на каждую накладную, удобнее печатать их по одной или использовать внешнюю обработку (см. ниже).

Для регулярной отправки пакетов в БП 3.0 есть Печать → Комплект документов: в нём настраивают набор форм — например, ТОРГ-12, счёт-фактура и ТТН — и печатают всё одной командой.

Автоматизация: внешние обработки и выгрузка между базами

Есть три задачи, которые решают не кнопкой, а настройкой.

1. Своя форма накладной. Покупатель просит добавить в ТОРГ-12 артикул или штрихкод. Править типовой макет в конфигурации не стоит — это снимет её с поддержки и усложнит обновления. Правильно сделать внешнюю печатную форму и подключить её: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Флажок с тем же названием должен быть включён в этом разделе. После регистрации новая форма появляется в меню Печать документа реализации.

2. Автоматическое сохранение в файлы. Обработка, которая обходит документы за период и сохраняет каждую форму отдельным PDF, пишется программистом за несколько часов. Сохранение табличного документа платформа выполняет методом Записать:

// ТабДок — табличный документ с готовой печатной формой
ИмяФайла = СтрШаблон("%1\ТОРГ12_%2.pdf", КаталогВыгрузки, Документ.Номер);
ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF);

Получение самой печатной формы зависит от конфигурации, поэтому эту часть программист берёт из общих модулей печати именно вашей БП или УТ.

3. Передача документов в другую базу. Если покупатель — ваша же вторая организация в другой базе 1С, выгружать накладные файлами не нужно. Настройте синхронизацию: Администрирование → Синхронизация данных. Реализации будут попадать в базу покупателя как поступления через формат EnterpriseData.

Если накладная выгружается с ошибками

Если ничего из перечисленного не помогло, откройте ту же накладную под пользователем с полными правами. Форма печатается — дело в правах. Не печатается и там — проблема в данных документа или в доработках конфигурации, тогда нужен программист.

Частые вопросы