Экспорт накладных из 1С 8.3: от одной ТОРГ-12 до пакета за месяц

Чтобы выгрузить накладную из 1С, откройте документ реализации или поступления, нажмите Печать и выберите форму (ТОРГ-12, УПД, ТТН). В окне печатной формы нажмите кнопку сохранения с дискетой и укажите формат: PDF, Excel (.xlsx, .xls), Word (.docx), ODS или MXL. Для списка накладных за период подойдёт команда Ещё → Вывести список, для контрагента по ЭДО — XML-файл по формату ФНС.

Способ зависит от того, кому нужен файл. Покупателю — PDF или документ через ЭДО. Аналитику — таблица в Excel. Другой программе — XML или CSV. Пути меню даны для 8.3 в интерфейсе «Такси»: Бухгалтерия предприятия 3.0 и Управление торговлей 11.

Какую выгрузку выбрать под задачу

Накладная в 1С существует в двух видах. Первый — документ с реквизитами: контрагент, склад, строки товаров, суммы. Второй — печатная форма, то есть табличный документ, собранный по этим данным. Экспорт печатной формы даёт «картинку» для человека. Экспорт данных документа даёт строки для обработки.

Где лежат сами документы:

Как сохранить накладную в PDF из формы печати

Это самый частый сценарий: бухгалтеру нужно отправить ТОРГ-12 или УПД покупателю.

Одна накладная

1. Откройте документ реализации.
2. Нажмите Печать и выберите нужную форму: Товарная накладная (ТОРГ-12), Универсальный передаточный документ (УПД) или комплект.
3. В окне печатной формы проверьте реквизиты, подписантов и количество экземпляров.
4. Нажмите кнопку с дискетой (Сохранить).
5. Отметьте формат PDF, при необходимости ещё Microsoft Excel или Microsoft Word.
6. Выберите, куда положить результат: в папку на компьютере или присоединить файл к документу.

Вариант «присоединить к документу» удобен для архива: файл появляется в присоединённых файлах документа и не теряется на рабочем столе.

Пакет накладных за период

1. Откройте список документов реализации.
2. Установите отбор по периоду, контрагенту или организации.
3. Выделите документы: Ctrl+A — все, Ctrl или Shift с кликом — выборочно.
4. Нажмите Печать и выберите форму. 1С соберёт все накладные в один табличный документ, каждую с новой страницы.
5. Сохраните результат кнопкой с дискетой.

В окне сохранения печатной формы, кроме выбора форматов, есть флажки упаковки в архив ZIP и транслитерации имён файлов. Транслитерация пригодится, если файл уходит на почтовый сервер или в систему, которая плохо переваривает кириллицу в именах.

Как выгрузить список накладных за период в Excel

Если нужна таблица «дата — номер — контрагент — сумма», печатные формы не нужны.

Через вывод списка

1. Откройте журнал документов реализации или поступления.
2. Задайте отбор по периоду и при необходимости по организации.
3. Если не хватает колонок, добавьте их через Ещё → Изменить форму: например, склад, договор, ответственный.
4. Выберите Ещё → Вывести список.
5. В открывшемся окне отметьте колонки и нажмите ОК. Получится табличный документ.
6. Сохраните его кнопкой с дискетой в формате Лист Excel 2007-... (.xlsx).

Есть способ быстрее: выделите строки в списке, нажмите Ctrl+C и вставьте в Excel. Колонки переносятся, но числа иногда приходят как текст. Через вывод списка результат чище.

Через отчёты

Список документов показывает только шапки. Если нужны строки — товар, количество, цена, — берите отчёт.

• 📊 В БП 3.0 подойдёт Отчеты → Универсальный отчет. Выберите источник «Документ», вид «Реализация (акты, накладные, УПД)» и табличную часть «Товары». Поля и группировки настраиваются в его настройках.
• 📈 В УТ 11 смотрите отчёты раздела Продажи → Отчеты по продажам: анализ продаж в разрезе документов и номенклатуры.
• 🧾 Для сверки сумм с покупателем используйте Акт сверки или Оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.

Готовый отчёт сохраняется так же: кнопка с дискетой, формат Excel.

Текстовые форматы и CSV

В окне сохранения табличного документа есть Текстовый документ (.txt) и HTML. Отдельного пункта «CSV» нет. Если нужен CSV, сохраните в .xlsx и пересохраните в Excel через «Сохранить как → CSV». Проверьте разделитель: русская локаль Excel пишет точку с запятой.

Как получить файл накладной для ЭДО

У электронной накладной нет «PDF-версии с подписью». Юридически значимый документ — это XML-файл по формату ФНС с электронной подписью. Именно его 1С формирует для отправки через оператора.

Отправка через 1С-ЭДО

1. Проверьте, что ЭДО подключено: Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Убедитесь, что контрагент принял приглашение к обмену.
3. Откройте документ реализации и выберите в подменю ЭДО команду отправки электронного документа.
4. Программа сформирует XML, покажет его визуализацию и подпишет вашим сертификатом.

Для УПД со статусом счёта-фактуры нужна квалифицированная электронная подпись — это следует из требований к счетам-фактурам в статье 169 НК РФ. Первичную накладную без функции счёта-фактуры стороны по соглашению вправе подписывать и неквалифицированной подписью.

Выгрузка XML в файл

Бывает, что оператора нет, а контрагент просит файл для загрузки в свою систему. В подменю ЭДО документа есть команда выгрузки электронного документа в файл. Файл формируется по формату ФНС и подходит для загрузки в программу покупателя или в его систему ЭДО вручную.

Массовая и регулярная выгрузка через внешние обработки

Типовых команд хватает, пока выгрузка разовая. Когда отдел логистики каждую ночь ждёт файл с отгрузками, а маркетплейс принимает только свой формат, нужна обработка.

Подключение внешней обработки

1. Включите механизм: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, флажок Дополнительные отчеты и обработки.
2. Откройте список Дополнительные отчеты и обработки и нажмите Добавить из файла. Укажите .epf.
3. Программа покажет предупреждение безопасности. Подтверждайте только для файла из доверенного источника.
4. На вкладке размещения выберите разделы, где обработка появится в меню.
5. Если обработка поддерживает расписание, в её карточке задайте регламентное выполнение.

Не открывайте обработку через Файл → Открыть в рабочей базе. Так она не регистрируется, а у пользователя может не оказаться права на интерактивное открытие внешних обработок.

Что умеет такая обработка

• 📁 Пройти документы за период и сохранить каждую печатную форму отдельным PDF с понятным именем: ТОРГ12_00045_2026-10-01.pdf.
• 📤 Собрать строки товаров в CSV по шаблону маркетплейса или WMS.
• 🔁 Выгружать новые документы по расписанию в сетевую папку.
• 📧 Рассылать накладные каждому покупателю на его адрес из карточки контрагента.

Сердце такой обработки — запись табличного документа в файл. Платформенный метод один и тот же для всех форматов:

// ТабДок — табличный документ с печатной формой накладной
Процедура СохранитьНакладную(ТабДок, Каталог, ИмяБезРасширения)
	
	ИмяPDF = Каталог + ПолучитьРазделительПути() + ИмяБезРасширения + ".pdf";
	ТабДок.Записать(ИмяPDF, ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF);
	
	ИмяXLSX = Каталог + ПолучитьРазделительПути() + ИмяБезРасширения + ".xlsx";
	ТабДок.Записать(ИмяXLSX, ТипФайлаТабличногоДокумента.XLSX);
	
КонецПроцедуры

Код выполняется на сервере, если обработка запущена регламентным заданием. Тогда каталог указывайте как путь, доступный пользователю, под которым работает служба сервера 1С, а не как диск C: бухгалтера.

Перенос в другую базу 1С

Для переноса накладных между базами 1С печатные формы не нужны. Используют синхронизацию данных по правилам конвертации или универсальный обмен данными в формате XML. Второй вариант выгружает выбранные документы в файл и загружает его в приёмник по тем же правилам. Перед загрузкой в рабочую базу проверьте результат на копии: при расхождении справочников обмен создаёт дубли контрагентов и номенклатуры.

Почему не выгружается накладная: ошибки и решения

Ещё две ошибки, которые не дают сообщений, но портят результат:

• ❌ Выгрузили непроведённые документы. В списке они видны, на печать идут, но в учёте их нет. Перед массовой выгрузкой поставьте отбор по проведённым или проверьте колонку с отметкой проведения.
• ❌ Кириллица в имени архива. Почтовый сервер получателя может показать вместо имени набор символов. Включайте транслитерацию имён в окне сохранения.

Частые вопросы