Оборотно-сальдовая ведомость из 1С в Excel, PDF и на печать

Чтобы выгрузить оборотку из 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость, задайте период и организацию, нажмите Сформировать, а затем кнопку сохранения (значок дискеты) и выберите формат Лист Excel 2007-... (*.xlsx) или Adobe PDF (*.pdf). Вся операция занимает минуту, если ведомость нужна «как есть».

Сложности начинаются, когда аудитор просит оборотку с развёрнутым сальдо по 60 и 62 счёту, банк — подписанный PDF за год, а руководитель — свежую ОСВ каждый понедельник на почту. Для каждого из этих случаев есть свой порядок настройки, и ошибки при выгрузке тоже повторяются из раза в раз: пустая ведомость, «поехавшие» цифры в Excel, PDF на двадцати листах.

1. Где найти оборотно-сальдовую ведомость в меню 1С

В Бухгалтерии предприятия 3.0 (интерфейс «Такси») отчёт лежит в разделе Отчеты. В группе Стандартные отчеты их несколько, и для выгрузки оборотки подходят два:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость — по всем счетам сразу. Это то, что обычно называют «оборотка».
• 📄 Оборотно-сальдовая ведомость по счету — по одному счёту с разбивкой по субсчетам и субконто: контрагентам, договорам, номенклатуре, складам.

Если раздел выглядит иначе или вы работаете в другой конфигурации, наберите «оборотно» в поле поиска в заголовке окна программы. Поиск по командам найдёт отчёт в любом разделе.

Порядок запуска

1. Откройте отчёт.
2. Укажите период в полях «с» и «по» или выберите его кнопкой с многоточием: месяц, квартал, год.
3. Выберите организацию. Если в базе одна фирма, поле может быть скрыто.
4. Нажмите Сформировать.

По умолчанию отчёт выводит счета верхнего уровня: сальдо на начало, обороты за период и сальдо на конец, каждое — по дебету и кредиту. Для выгрузки «в итоговых цифрах» этого достаточно.

2. Настройка оборотки: субсчета, субконто, показатели

Аудитору и налоговой редко нужна сухая ведомость по счетам первого уровня. Чаще просят расшифровку. Все настройки открываются кнопкой Показать настройки в шапке отчёта.

Что можно настроить

• 🔢 Показатели. По умолчанию выводится бухучёт (БУ). Можно добавить налоговый учёт (НУ), постоянные и временные разницы (ПР, ВР), валютную сумму и количество. Количество нужно для 10 и 41 счёта, валюта — для 52 и расчётов в валюте.
• 🗂 Группировка. Здесь добавляют счета, которые надо развернуть, и указывают, по чему именно: по субсчетам, по субконто или по обоим.
• ⚖️ Развёрнутое сальдо. Для счетов расчётов (60, 62, 76) оно обязательно, если нужна честная картина. Свёрнутое сальдо показывает разницу, а развёрнутое — отдельно долг покупателей и авансы от них.
• 🔍 Отбор. Например, только счета с 60 по 76 или конкретный контрагент.
• 🖨 Оформление. Вывод заголовка и подписей ответственных лиц. Подписи нужны, если ведомость пойдёт в банк на бумаге.

Пример: оборотка для аудитора по расчётам

Задача: показать сальдо по 60.01 и 62.01 в разрезе контрагентов и договоров.

1. Нажмите Показать настройки и перейдите на закладку группировки.
2. Добавьте счёт 60 и отметьте вывод по субсчетам и по субконто «Контрагенты» и «Договоры».
3. Включите развёрнутое сальдо для этой строки.
4. Повторите для счёта 62.
5. Нажмите Сформировать.

Как не настраивать заново каждый раз

Удачную настройку сохраните. В меню Ещё формы отчёта есть команды сохранения и выбора настроек. Назовите вариант понятно: «ОСВ для аудитора — расчёты» или «ОСВ для банка — без детализации». В следующий раз выберете его из списка за пару кликов.

3. Как выгрузить оборотку из 1С в Excel

Самый частый сценарий. Выгрузка в Excel сохраняет числа как числа, поэтому суммы можно сразу складывать формулами.

Способ 1. Через сохранение файла (основной)

1. Сформируйте отчёт с нужными настройками.
2. Нажмите кнопку сохранения со значком дискеты в командной панели отчёта.
3. В окне выберите тип файла Лист Excel 2007-... (*.xlsx).
4. Укажите папку и имя файла, например ОСВ_2026_Q3.xlsx.
5. Нажмите Сохранить.

Способ 2. Копированием

Щёлкните в любую ячейку отчёта, нажмите Ctrl+A, затем Ctrl+C и вставьте в Excel через Ctrl+V. Удобно, когда нужен фрагмент ведомости в уже готовую таблицу. Минус: группировки (плюсики слева) и шапка с подписями теряются или ломаются.

Какой формат выбрать

Что поправить в Excel после выгрузки

• 📐 Многоуровневые группировки 1С превращаются в группировки строк Excel. Разверните их кнопками уровней в левом верхнем углу листа.
• 🔗 Шапка ведомости состоит из объединённых ячеек. Чтобы построить сводную таблицу или применить фильтр, скопируйте данные без шапки на отдельный лист.
• ➕ Итоговые строки по счетам верхнего уровня уже содержат суммы субсчетов. Если суммируете столбец целиком, получите двойной счёт. Фильтруйте строки по уровню или пользуйтесь итогами из самого отчёта.

4. Печать ОСВ и сохранение в PDF

Печать

1. Сформируйте отчёт.
2. Откройте предварительный просмотр, чтобы увидеть разбивку на страницы.
3. Откройте параметры страницы. Для оборотки почти всегда нужна альбомная ориентация: восемь числовых колонок в книжную не помещаются.
4. В масштабе выберите вариант «по ширине страницы». Тогда таблица не разрежется на два листа по горизонтали.
5. Нажмите Печать или Ctrl+P.

PDF

Сохранение в PDF идёт той же кнопкой, что и в Excel: в списке типов файла выберите Adobe PDF (*.pdf). Параметры страницы (ориентация, масштаб) учитываются, поэтому настройте их до сохранения.

Если 1С сохранила PDF с мелким шрифтом или на десятке листов, вернитесь к параметрам страницы и уменьшите детализацию. Обычно спасают альбомная ориентация и печать по ширине страницы.

5. Автоматическая выгрузка оборотки по расписанию

Когда руководитель или холдинг ждёт ОСВ каждую неделю, выгружать вручную скучно и рискованно: однажды забудете. В типовых конфигурациях на базе БСП, включая Бухгалтерию 3.0, для этого есть механизм «Рассылки отчетов».

Как включить и настроить

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки и включите флажок рассылок отчётов.
2. В форме сформированной ОСВ найдите команду рассылки (в командной панели или в меню Ещё) и создайте новую рассылку. Сохранённый вариант настроек подставится в неё.
3. Укажите период отчёта относительно даты запуска, например «прошлый месяц» или «с начала года».
4. Выберите формат вложения: xlsx, pdf или оба.
5. Укажите, куда доставлять: на электронную почту получателям или в сетевую папку.
6. Задайте расписание: например, первый рабочий день месяца в 08:00.

Что проверить перед первым запуском

Для небольших фирм на файловой базе рассылка менее надёжна: компьютер выключен, сеанса нет, письмо не ушло. В таком случае проще сохранить вариант настроек и выгружать вручную за минуту.

6. Почему ОСВ пустая или выгружается с ошибками

Расшифровка цифр прямо из оборотки

Любая сумма в сформированной ОСВ раскрывается двойным щелчком. 1С предложит вид расшифровки: карточку счёта, анализ счёта или ведомость по субконто. Это быстрее, чем открывать отдельные отчёты, когда аудитор спрашивает «откуда эта цифра».

Расшифровку тоже можно выгрузить в Excel той же кнопкой сохранения. Удобная связка для аудиторских запросов:

1. В основной ОСВ находите счёт с подозрительным сальдо, например 76.09.
2. Двойным щелчком открываете ведомость по субконто и видите, на каком контрагенте висит сумма.
3. Ещё одним двойным щелчком открываете карточку счёта по этому контрагенту.
4. Сохраняете карточку в xlsx и отправляете вместе с основной обороткой.

Так получатель видит не только итог, но и документы, из которых он сложился. Вопросов по переписке становится заметно меньше.

7. Частые вопросы