Выгрузка складских остатков из 1С: отчёты, Excel и обмен

Остатки по складу выгружаются из любого отчёта 1С: сформировали отчёт по наличию — и нажали Главное меню → Файл → Сохранить как, выбрав формат Лист Microsoft Excel 2007 (*.xlsx). Для разовой задачи этого хватает. Но «выгрузить остатки» на практике означает разные вещи: кому-то нужна таблица в Excel для инвентаризации, кому-то — прайс-лист с ценами и наличием, а кому-то — файл для сайта или маркетплейса.

Способ зависит от цели: штатные отчёты Остатки товаров и Ведомость по складам — для Excel, прайс-лист — для цен с наличием, обмен по расписанию — для сайта и маркетплейсов, запрос через консоль — для строгого формата. Пути меню даю для 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерии 3.0; различия отмечаю прямо в тексте.

Какие отчёты показывают наличие на складе

Начинать стоит со стандартных отчётов — они закрывают 90 % задач и не требуют настройки.

В УТ 11 откройте раздел Склад и доставка → Отчёты по складу (в части релизов — Запасы и закупки → Отчёты). Там есть два ключевых отчёта:

• 📦 Остатки товаров — количество на выбранную дату по складам и номенклатуре.
• 📊 Ведомость по товарам на складах — остаток на начало, приход, расход, остаток на конец за период.

В Бухгалтерии 3.0 наличие смотрят в разделе Склад → Отчёты (отчёт Остатки товаров) либо через оборотно-сальдовую ведомость по счёту: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 41 (товары), 10 (материалы) или 43 (готовая продукция).

В Рознице и УНФ аналог лежит в разделе Склад — отчёт по остаткам товаров в торговых точках.

Если в выгрузке нужны артикул и штрихкод, добавьте их колонками через Ещё → Настроить → Поля и сортировки: выберите реквизиты номенклатуры Артикул и, при необходимости, свойство со штрихкодом. Так файл сразу будет пригоден для сопоставления с внешней системой — не придётся дотягивать коды руками.

Отдельно учитывайте аналитику склада. Если товар учитывается по характеристикам, сериям или качеству, отчёт по остаткам разложит одну позицию на несколько строк — по каждой характеристике и серии. Для сводной выгрузки «одна номенклатура — одно количество» уберите эти группировки в настройках; для инвентаризации по партиям, наоборот, оставьте.

Любой из этих отчётов — обычный табличный документ. Значит, его можно сохранить в файл, скопировать в буфер или отправить на печать.

Как сохранить отчёт об остатках в Excel

Это самый частый сценарий. Порядок действий одинаков для всех конфигураций 1С 8.3 в интерфейсе «Такси».

1. Сформируйте нужный отчёт по остаткам и дождитесь, пока он построится.
2. Нажмите кнопку главного меню (иконка со стрелкой вниз в правом верхнем углу) → Файл → Сохранить как.
3. В окне сохранения выберите тип файла. Для таблицы, которую будете править, — Лист Microsoft Excel 2007 (*.xlsx). Для архива — Табличный документ (*.mxl).
4. Укажите имя и папку, нажмите Сохранить.

Готовый файл откроется в Excel со всеми колонками и итогами.

Есть и быстрые способы перенести данные:

• Копирование диапазона. Выделите ячейки отчёта мышью → Ctrl+C → вставьте в открытый Excel через Ctrl+V. Удобно, когда нужна часть таблицы.
• Вывод списка. В форме списка номенклатуры или в журнале документов команда Ещё → Вывести список формирует табличный документ, который тоже сохраняется в .xlsx.

Если файл принимает не человек, а программа (сайт, бухгалтерия контрагента, скрипт), чаще нужен не .xlsx, а .csv. В окне сохранения выберите тип Текстовый документ (*.txt) или сохраните из Excel как CSV. Для CSV держите в голове две вещи: разделитель (точка с запятой или запятая — как ждёт принимающая сторона) и кодировку (UTF-8 для большинства современных систем, Windows-1251 — для старых). Неверная кодировка превратит русские названия в «кракозябры».

Прайс-лист и ценники с остатками

Когда вместе с количеством нужны цены, формировать отдельный отчёт по наличию не обязательно.

В УТ 11 откройте раздел CRM и маркетинг → Прайс-листы (в ряде релизов — Продажи → Прайс-лист). Отчёт Прайс-лист строит таблицу «номенклатура — цена» по выбранному виду цен. В его настройках (Ещё → Настроить) можно добавить колонку с остатком: включите показатель наличия, и в прайс попадёт столбец «В наличии». Дальше — та же выгрузка в Excel.

Для печати ценников и этикеток с остатком в УТ есть обработка Склад и доставка → Сервис → Печать этикеток и ценников. Она подбирает товары по складу или документу, позволяет выбрать шаблон и вывести на печать или в файл. В Рознице этот механизм встроен в рабочее место кассира и в документ Переоценка.

Выгрузка для сайта и маркетплейсов

Здесь важно разделять два случая: разовая выгрузка файлом и регулярный автоматический обмен.

Разовая выгрузка файлом. Интернет-магазины и личные кабинеты маркетплейсов обычно принимают таблицу «артикул — количество — цена». Такую таблицу собирают из прайс-листа или универсального отчёта и сохраняют в .xlsx или .csv под формат площадки. Соответствие колонок проще держать в голове как схему:

Регулярный обмен. Для интернет-магазина на 1С-Битрикс и ряде CMS в 1С есть типовой механизм обмена по стандарту CommerceML: раздел Администрирование → Обмен с сайтом (название узла и доступность зависят от конфигурации и релиза). Он выгружает каталог и остатки по расписанию, без ручных файлов.

Для маркетплейсов возможности сильно зависят от конфигурации. В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) обмен с маркетплейсами встроен — раздел работы с заказами и остатками площадок есть «из коробки». В УТ и Бухгалтерии прямого обмена с маркетплейсами штатно нет: используют отдельные модули интеграции или выгрузку файлом.

Для площадок важна частота обновления остатков. Если остаток выгружается раз в сутки, а товар разбирают за часы, площадка продолжит показывать наличие и примет заказы, которые вы не сможете отгрузить, — отсюда штрафы и отмены. Поэтому для маркетплейсов разовая выгрузка файлом подходит только на старте; дальше нужен автоматический обмен с частым обновлением остатков.

Универсальный отчёт: гибкая выгрузка остатков

Когда стандартные отчёты не дают нужного разреза, помогает Универсальный отчёт — он есть во всех типовых конфигурациях в разделе Отчёты.

Порядок настройки:

1. Откройте Отчёты → Универсальный отчёт.
2. В поле типа источника выберите Регистр накопления.
3. В выборе объекта укажите регистр остатков. В УТ это Товары на складах или Свободные остатки; в Бухгалтерии остатки по 41 счёту удобнее брать из оборотно-сальдовой ведомости, а универсальный отчёт применять к регистрам учёта.
4. В типе данных выберите Остатки (а не «Обороты» и не «Остатки и обороты»).
5. Нажмите Настройки и задайте группировки (Номенклатура, Склад), отборы и дату.
6. Постройте отчёт кнопкой Сформировать.

Результат — таблица в тех разрезах, которые вы задали. Выгружается она так же, как любой отчёт: Файл → Сохранить как → xlsx.

Небольшой пример для ясности. Нужна таблица «склад — номенклатура — остаток» на 1 октября по складу «Основной». В универсальном отчёте выбираем регистр Товары на складах, тип данных Остатки, в настройках ставим две группировки — Склад, затем Номенклатура, отбор Склад = Основной и дату 01.10. Отчёт выдаст, например, 320 строк номенклатуры с количеством; итог по складу покажет общий остаток. Эти 320 строк и уходят в .xlsx.

Настройку универсального отчёта можно сохранить (Ещё → Сохранить вариант отчёта) и запускать повторно одной кнопкой. Сохранённый вариант удобно отдать менеджеру: ему останется только нажать Сформировать и выгрузить результат, не настраивая группировки заново.

Выгрузка запросом: консоль запросов и внешние обработки

Если выгрузку нужно повторять регулярно в строго заданном формате, а универсального отчёта мало, подключают запрос.

Консоль запросов — стандартная внешняя обработка (файл .epf с диска ИТС). Открывается через Файл → Открыть (у пользователя должно быть право на открытие внешних обработок). В ней пишут запрос к регистру остатков:

ВЫБРАТЬ
    ОстаткиНаСкладах.Номенклатура.Артикул КАК Артикул,
    ОстаткиНаСкладах.Номенклатура.Наименование КАК Наименование,
    ОстаткиНаСкладах.Склад КАК Склад,
    ОстаткиНаСкладах.ВНаличииОстаток КАК Остаток
ИЗ
    РегистрНакопления.ТоварыНаСкладах.Остатки(&Дата, ) КАК ОстаткиНаСкладах

Имена регистра и ресурса (ТоварыНаСкладах, ВНаличииОстаток) зависят от конфигурации и релиза — сверяйтесь с конфигуратором или встроенной справкой по метаданным. Результат запроса из консоли тоже сохраняется в .xlsx.

Внешняя обработка выгрузки — следующий шаг, когда формат файла строгий (фиксированные колонки, кодировка, разделители под конкретную площадку). Такую обработку либо берут готовую, либо заказывают программисту: она выполняет запрос и сама формирует файл нужного вида.

Для регулярной выгрузки обработку подключают как дополнительную обработку (Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки) и ставят ей расписание через регламентное задание. Тогда файл с остатками будет сам появляться в заданной папке, например каждый час, и его подхватит обмен с площадкой. Ручной выгрузки при этом не требуется вовсе.

Порядок усложнения под задачу выглядит так:

Частые вопросы