Список клиентов из 1С в таблицу Excel: пять рабочих способов

Быстрее всего выгрузить покупателей из 1С в Excel так: откройте список контрагентов, нажмите Еще → Вывести список, отметьте нужные колонки и сохраните получившийся табличный документ в формате .xlsx. На базу в несколько тысяч контрагентов уходит пара минут, программировать ничего не нужно.

Сложности начинаются, когда нужны только те, кто реально покупал, или нужны адреса и телефоны, которых нет в колонках списка. Для этих случаев ниже есть ОСВ по счёту 62, универсальный отчёт, запрос и подключение Excel к базе через OData. Пути меню даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси»; механизм вывода списков и сохранения в Excel общий для всех конфигураций на платформе 8.3.

С чего начать: какой список покупателей вам нужен

Справочник «Контрагенты» в Бухгалтерии 3.0 не делит записи на покупателей и поставщиков. В одном списке лежат клиенты, поставщики, банки, налоговые и арендодатели. Поэтому сначала решите, что для вас «покупатель».

• 📋 Весь справочник — для сверки реквизитов, чистки дублей, передачи в CRM.
• 💰 Те, у кого есть расчёты по счёту 62 — реальные покупатели за период, с оборотами.
• 🗂 Отдельная группа — если в базе заведена папка «Покупатели» и её поддерживают в порядке.
• 📞 Покупатели с контактами — для рассылок и обзвона: нужны адрес, телефон, e-mail.

В управленческих конфигурациях (УТ 11, КА, ERP) клиенты — это партнёры с отметкой «Клиент», а контрагенты — их юрлица. Там выгружают справочник «Партнёры» с отбором по этой отметке, а приёмы ниже работают так же.

Выгрузка из списка контрагентов через «Вывести список»

Это универсальная команда платформы, она есть в любом списке любой конфигурации. Выгружает то, что видно в списке, с учётом отборов.

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Если нужна только одна группа, войдите в неё или установите отбор. Для плоского вида без папок переключите режим просмотра в меню Еще → Режим просмотра → Список.
3. Нажмите Еще → Вывести список.
4. В окне снимите лишние флажки колонок и отметьте нужные: «Наименование», «ИНН», «КПП», «Полное наименование». Вывод оставьте в «Табличный документ».
5. Нажмите «ОК». Откроется таблица с данными.
6. Сохраните её: кнопка с дискетой или Ctrl+S, в поле типа файла выберите «Лист Excel 2007-… (*.xlsx)».

Пометки удаления тоже попадают в выгрузку. Чтобы их не было, включите в списке отбор по реквизиту «Пометка удаления» со значением «Нет» до вывода. Либо удалите такие строки уже в Excel фильтром по колонке, если вы её вывели.

В веб-клиенте и в 1С:Фреш файл не сохраняется на диск сервера, а скачивается браузером в папку загрузок.

Покупатели с оборотами: ОСВ по счёту 62

Если «покупатель» для вас — тот, кому вы отгружали или от кого получали оплату, справочник не поможет. Берите данные из учёта.

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период и счёт 62.
3. В настройках на закладке группировок оставьте только «Контрагенты», «Договоры» и «Документы расчётов» уберите. Так каждый покупатель займёт одну строку.
4. Нажмите «Сформировать».
5. Сохраните отчёт в .xlsx так же, как табличный документ.

Получится таблица: контрагент, сальдо на начало, обороты по дебету и кредиту, сальдо на конец. Оборот по дебету счёта 62 — это продажи за период с НДС. Покупателей с нулевым дебетовым оборотом можно отфильтровать прямо в Excel.

При ведении учёта по нескольким организациям в одной базе не забудьте выбрать организацию в шапке отчёта. Иначе обороты сольются.

Универсальный отчёт: свои колонки, отборы и сортировка

Универсальный отчёт строит таблицу по любому справочнику без программирования. Он входит в Бухгалтерию 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другие конфигурации на Библиотеке стандартных подсистем.

Открыть его проще всего через «Все функции». Если такой команды в главном меню нет, включите её: Сервис и настройки → Параметры → Отображать команду «Все функции». Дальше путь: Главное меню → Все функции → Отчеты → Универсальный отчет.

Настройка отчёта под выгрузку

1. В шапке выберите тип объекта «Справочник», объект — «Контрагенты».
2. Откройте настройки и перейдите в расширенный режим.
3. На закладке полей добавьте нужные реквизиты. Через «Ссылку» доступны вложенные поля: например, основной договор или ответственный.
4. На закладке отборов задайте условия: «Пометка удаления — Нет», «Это группа — Нет», «Родитель — в группе Покупатели».
5. Настройте сортировку по наименованию.
6. Сформируйте отчёт и сохраните в .xlsx.

Для Excel лучше подходит плоская таблица без итогов и группировок. В структуре отчёта оставьте только детальные записи, а общие итоги отключите. Тогда в Excel сразу сработают автофильтр и сводная таблица.

Внешние обработки для выгрузки в Excel

Готовой типовой обработки «Выгрузить справочник в Excel» в типовых конфигурациях нет. Есть обратная — загрузка данных из табличного документа. Для выгрузки используют внешние обработки (файлы .epf) от разработчиков и франчайзи.

Подключают их так:

1. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки» и перейдите по ссылке.
3. Нажмите «Добавить из файла» и выберите .epf.
4. Укажите размещение и пользователей, у которых команда будет доступна.

Разово файл можно открыть через Главное меню → Файл → Открыть, но для этого у пользователя нужно право на интерактивное открытие внешних обработок.

Внешняя обработка выполняет любой код с правами пользователя. Подключайте только файлы из проверенных источников. Обработка может не только читать, но и менять или удалять данные. Перед первым запуском незнакомого файла сделайте копию базы и проверьте его на копии.

Чем хороши такие обработки: сразу выгружают в .xlsx без промежуточного табличного документа, умеют брать реквизиты из табличных частей и сохранять шаблоны колонок. Если выгрузка нужна каждую неделю, это удобнее ручного вывода списка.

Запрос, OData и ODBC: контакты и автообновление

Адреса, телефоны и почта хранятся не в реквизитах контрагента, а в его табличной части «Контактная информация». Поэтому «Вывести список» их не показывает. Самый надёжный путь — запрос.

Консоль запросов

Консоль запросов — внешняя обработка, которую администраторы берут из комплекта универсальных обработок. Откройте её, вставьте текст запроса, выполните и выведите результат в табличный документ, а его сохраните в .xlsx.

Пример для Бухгалтерии 3.0: покупатели, которым были проведённые реализации, с юридическим адресом и телефоном.

ВЫБРАТЬ
    К.Наименование КАК Наименование,
    К.ИНН КАК ИНН,
    К.КПП КАК КПП,
    ЕСТЬNULL(Адрес.Представление, "") КАК ЮридическийАдрес,
    ЕСТЬNULL(Тел.Представление, "") КАК Телефон
ИЗ
    Справочник.Контрагенты КАК К
        ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Контрагенты.КонтактнаяИнформация КАК Адрес
        ПО Адрес.Ссылка = К.Ссылка
            И Адрес.Вид = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыКонтактнойИнформации.ЮрАдресКонтрагента)
        ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Контрагенты.КонтактнаяИнформация КАК Тел
        ПО Тел.Ссылка = К.Ссылка
            И Тел.Вид = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ВидыКонтактнойИнформации.ТелефонКонтрагента)
ГДЕ
    НЕ К.ЭтоГруппа
    И НЕ К.ПометкаУдаления
    И К.Ссылка В
        (ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ
            Р.Контрагент
        ИЗ
            Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Р
        ГДЕ
            Р.Проведен)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    Наименование

Если у контрагента записано два телефона, он попадёт в результат двумя строками. Это нормально: дубли в Excel убирает команда Данные → Удалить дубликаты по колонке ИНН. Если запрос ругается на имя вида контактной информации, откройте справочник «Виды контактной информации» и посмотрите имена предопределённых элементов в вашей конфигурации.

Чтобы ограничить период, добавьте во вложенный запрос условие И Р.Дата МЕЖДУ &Начало И &Конец и задайте параметры в консоли.

OData: Excel тянет данные сам

Если список нужен постоянно, а не разово, Excel можно подключить к базе через стандартный интерфейс OData. Это делает администратор:

1. Публикует базу на веб-сервере с флажком публикации стандартного интерфейса OData.
2. В Бухгалтерии 3.0 открывает Администрирование → Синхронизация данных → Настройки стандартного интерфейса OData, создаёт пользователя для доступа и отмечает справочник «Контрагенты».

Дальше в Excel: Данные → Получить данные → Из других источников → Из канала OData, адрес вида:

http://сервер/имя_публикации/odata/standard.odata/Catalog_Контрагенты

После этого кнопка «Обновить все» в Excel перечитывает справочник из 1С. Колонки фильтруют и переименовывают в Power Query один раз, дальше настройка сохраняется.

Почему не ODBC

Для платформы 8.3 фирма 1С не выпускает ODBC-драйвер, как было у версии 7.7. Подключиться к таблицам SQL Server или PostgreSQL напрямую технически можно, но таблицы там называются обезличенно (_Reference42 и подобные), а прямая работа с СУБД в обход платформы фирмой не поддерживается. Для отчётов в Excel используйте OData или выгрузку из 1С.

Кракозябры, пропавшие нули и другие сбои форматов

Почти все проблемы возникают, когда сохраняют не в .xlsx, а в текстовые форматы или копируют через буфер обмена.

Ещё одна частая неприятность — объединённые ячейки. Табличный документ 1С с шапкой отчёта сохраняется с объединёнными заголовками, и автофильтр в Excel работает криво. Решение — выводить плоский список без оформления или удалить верхние строки отчёта перед работой с данными.

Если таблицу из 1С выгружают для загрузки в другую программу, договоритесь о формате заранее: порядок колонок, разделитель, кодировка. Это быстрее, чем исправлять файл после каждой выгрузки.

Частые вопросы