Выгрузка счетов на оплату из 1С в нужный формат

Самый частый промах — счёт выгружают в Excel, чтобы потом распечатать, и форма рассыпается: столбцы разъезжаются, печать слетает. Для отправки клиенту и печати нужен PDF, Excel имеет смысл только когда суммы и позиции будут править вручную. Разберём все рабочие способы: сохранить счёт на оплату в PDF, Excel и Word, выгрузить сразу пачку счетов, настроить печатную форму с логотипом и печатью, отправить документ почтой и передать через ЭДО.

Пути ниже даны для «1С:Бухгалтерии 3.0» в интерфейсе «Такси». В «Управлении торговлей 11» и «ERP» логика та же, отличается только раздел, где лежит журнал счетов, — на это укажу отдельно.

Сохранить счёт в PDF прямо из документа

Это основной способ для отправки и печати. PDF открывается у любого клиента одинаково и не ломает вёрстку.

1. Откройте счёт: Продажи → Счета покупателям, двойным щелчком войдите в нужный документ.
2. В верхней командной панели нажмите Печать.
3. Выберите форму — обычно Счёт на оплату или Счёт на оплату (с печатью и подписями).
4. Откроется окно предпросмотра с табличным документом. Нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) либо Еще → Сохранить.
5. В поле Тип файла выберите Документ PDF/A (*.pdf), укажите папку и имя, нажмите Сохранить.

Для бумажной печати окно предпросмотра печатать можно и напрямую: Печать в том же окне отправит документ на принтер без сохранения файла.

Часто клиенту нужен не один счёт, а комплект: счёт, акт и счёт-фактура вместе. Тогда в документе реализации нажмите Печать → Комплект документов, отметьте галочками нужные бланки и число экземпляров — программа соберёт их в одно окно предпросмотра. Дальше сохраняете всё одним PDF, и клиент получает полный пакет в одном файле.

В «Управлении торговлей 11» журнал называется Продажи → Счета на оплату клиентам (в разных релизах — Счета-заказы), дальше кнопка Печать работает точно так же.

Выгрузка счёта в Excel и Word

Excel-файл нужен, когда счёт пойдёт не на печать, а в доработку: подставить свои формулы, скорректировать позиции, собрать данные в сводную таблицу.

Порядок тот же, что для PDF, меняется только тип файла на шаге сохранения:

• Лист Excel2007-...(*.xlsx) — современный формат, открывается в Excel и в бесплатных аналогах.
• Лист Microsoft Excel (*.xls) — для старых версий Excel.
• Документ Word2007-...(*.docx) — если счёт нужно вставить в письмо или договор как текст.
• Табличный документ (*.mxl) — родной формат 1С, открывается только в 1С, вёрстка сохраняется один в один.

Word из счёта делают реже: формат удобен, только когда текст счёта вклеивают в другой документ. Для печати и отправки PDF надёжнее.

Если счёт нужно сохранять в одну и ту же папку каждый раз, задайте её в последнем окне сохранения — в следующий раз 1С предложит тот же путь. А чтобы не плодить файлы с именем вроде Счёт №12.pdf, сразу переименовывайте вложение в понятное: дата, контрагент, сумма. Бухгалтерии потом проще искать.

Как выгрузить сразу несколько счетов

Поодиночке открывать каждый документ не нужно. В 1С есть два разных приёма, и их часто путают.

Пачка счетов одним файлом (сами печатные формы). В журнале Продажи → Счета покупателям выделите нужные строки мышью с зажатым Ctrl или Shift. Нажмите Печать → Счёт на оплату. Все выбранные счета соберутся в одно окно предпросмотра, каждый с новой страницы. Дальше сохраняете в PDF или Excel как обычно — получится один файл со всеми счетами.

Реестр счетов (список, а не бланки). Если нужна не стопка бланков, а таблица «кому, на сколько, когда», выгружайте список. В том же журнале: Еще → Вывести список. Программа предложит отметить галочками колонки (дата, контрагент, сумма, статус оплаты) и сформирует табличный документ. Его сохраняете в Excel — получается готовый реестр для сверки или отчёта руководителю.

Перед массовой выгрузкой сузьте список отбором, иначе выгрузите лишнее:

Печатная форма: логотип, подпись и печать

Пустой счёт без реквизитов клиенту не отправляют. Логотип, факсимиле подписей и печать загружаются один раз в карточку организации и дальше подставляются во все счета автоматически.

1. Откройте Главное → Организации, войдите в карточку своей организации.
2. Перейдите по ссылке Логотип и печать.
3. Загрузите файлы:
   • Логотип — картинка .png или .jpg, встанет в шапку счёта.
   • Факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера — отсканированные подписи на белом фоне.
   • Печать — скан печати организации, лучше на прозрачном или белом фоне.
4. Нажмите Предварительный просмотр, чтобы увидеть, как встанут подпись и печать на бланке, и при необходимости поправьте размер.
5. Запишите карточку.

После этого в документе при печати появится вариант Счёт на оплату (с печатью и подписями) — он и подставит загруженные изображения.

Отдельно стоит включить QR-код оплаты. Банки принимают счёт, оплаченный по QR-коду, без ручного ввода реквизитов — клиент наводит камеру и платит. В настройках счёта или печатной формы есть флажок, добавляющий QR-код платежа на бланк (код формируется по банковскому стандарту из реквизитов вашего расчётного счёта и суммы). Для розничных и мелкооптовых клиентов это заметно ускоряет оплату, поэтому проверьте, что код печатается и в нём верные реквизиты.

Если нужно поменять сам макет — переставить блоки, добавить текст про НДС или условия оплаты, — макеты печатных форм правят в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Там находите «Счёт на оплату», открываете макет как табличный документ и редактируете. Это уже тонкая настройка: меняйте копию макета, а не оригинал, чтобы обновление конфигурации не затёрло правки.

Отправка счёта клиенту по электронной почте

Отправить счёт можно прямо из 1С, не сохраняя файл на диск вручную.

В окне предпросмотра печатной формы нажмите кнопку с конвертом (Отправить / Письмо). 1С сформирует письмо и приложит счёт — по умолчанию в PDF. Останется указать адрес получателя (если он заполнен в карточке контрагента, подставится сам), проверить тему и текст, нажать Отправить.

Чтобы это заработало, в программе должна быть настроена учётная запись почты. Проверьте её здесь:

• Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи — почта, от имени которой программа шлёт письма.
• Там указываются адрес, сервер исходящей почты (SMTP), порт и пароль.

Формат вложения в письме можно сменить: рядом с прикреплённым файлом 1С позволяет выбрать PDF, Excel или табличный документ. Клиенту почти всегда отправляют PDF.

Рассылка нескольких счетов разным клиентам. Полностью автоматической массовой рассылки «одним нажатием» в типовой конфигурации нет, но есть удобный полуавтомат. Выделите в журнале нужные счета, нажмите Печать → Счёт на оплату, а затем в окне предпросмотра — кнопку отправки по почте: 1С предложит сформировать письма по каждому контрагенту с его счётом во вложении. Адреса подтягиваются из карточек контрагентов, поэтому перед рассылкой убедитесь, что у клиентов заполнены актуальные e-mail. Если же нужна регулярная рассылка по расписанию, её настраивают уже силами программиста через регламентное задание — типовой кнопки для этого нет, не ищите её.

Передача счёта через ЭДО

Если с контрагентом настроен электронный документооборот, счёт уходит не письмом, а через оператора ЭДО — с отметкой о доставке и, при необходимости, с подписью.

Подключение и роуминг настраиваются в разделе Администрирование → Обмен электронными документами (сервис «1С-ЭДО»). Сначала там заводят профиль настроек с вашим сертификатом, затем отправляют контрагенту приглашение к обмену. Пока приглашение не принято, документы ему не уйдут. После того как с контрагентом установлено соединение, в самом счёте появляется команда ЭДО → Отправить электронный документ.

Отправленный документ проходит несколько состояний: сформирован, отправлен, доставлен, получен контрагентом. Отслеживать их удобно в списке Текущие дела ЭДО — там видно, какие счета ещё не доставлены и по каким ждут ответа. В отличие от обычного письма, оператор фиксирует факт и время доставки, и это весомое доказательство, что счёт клиент получил.

Если вы и контрагент работаете у разных операторов ЭДО, обмен всё равно возможен через роуминг — приглашение настраивается там же, просто обработка заявки может занять день-другой. Отдельный договор с оператором клиента для этого не нужен.

Важно про подписи и форматы:

• Счёт на оплату — неформализованный документ. Жёсткого XML-формата ФНС у него нет, он уходит как произвольный файл (чаще PDF внутри ЭДО-контейнера).
• Подписывать его квалифицированной подписью закон не требует: стороны по соглашению могут обойтись и без КЭП.
• А вот счёт-фактуру передают строго по формату ФНС и подписывают только квалифицированной электронной подписью — не путайте эти два документа.

Почему выгрузка идёт не так

Типовые сбои при сохранении и отправке счёта и что с ними делать:

Частые вопросы