Выгрузка штатного расписания из 1С в Excel, Word, PDF и XML

Чтобы выгрузить штатное расписание из 1С, откройте отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание, нажмите Сформировать, затем сохраните результат кнопкой с дискетой (или Ещё → Сохранить как) в нужном формате: .xlsx, .docx, .pdf, .ods. Для печатной формы Т-3 откройте список Кадры → Штатное расписание и выберите в меню Печать форму Т-3.

Так работает ЗУП 3.1, а также 1С:Комплексная автоматизация 2.5 и ERP 2.5, где есть кадровый блок. Ниже — подготовка, пять вариантов выгрузки, перенос в XML для других систем и автоматическая рассылка файла по расписанию.

Что проверить в 1С до выгрузки штатного расписания

Половина жалоб «отчёт пустой» или «не вижу штатку» решается здесь, до любых выгрузок.

Включён ли учёт штатного расписания

Откройте Настройка → Кадровый учет и найдите ссылку настройки штатного расписания. Там должны стоять флажки:

• ✅ Использовать штатное расписание — без него раздела нет вовсе;
• 📅 Вести историю изменения штатного расписания — нужен, если вы хотите выгружать штатку на прошлую дату;
• 💰 Использовать вилку окладов и надбавок — если в штатке указываются «от–до».

Если первого флажка нет, штатное расписание в базе просто не ведётся. Выгружать нечего — сначала его надо заполнить документами утверждения.

Хватает ли прав

Пользователь должен входить в группу доступа с правом на кадровые данные (профиль кадровика или руководителя кадровой службы). Проверяет администратор в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

Утверждены ли изменения

В отчёт попадают только позиции из проведённых документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Черновики не учитываются. Откройте журнал документов штатного расписания и убедитесь, что последний документ проведён и дата его вступления не позже даты отчёта.

Способ 1. Отчёт «Штатное расписание» и сохранение в Excel или Word

Самый частый путь — для руководителя, бухгалтерии или проверяющих.

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты.
2. Выберите отчёт Штатное расписание.
3. Укажите дату, на которую нужна штатка, и организацию.
4. Нажмите Сформировать.
5. Нажмите значок сохранения (дискета) или Ещё → Сохранить как.
6. Выберите тип файла и папку.

Какой формат выбирать:

💡 Если нужен файл для расчётов, перед сохранением откройте Настройки отчёта и уберите группировки. Получится «плоская» таблица: одна строка — одна позиция. Excel с ней работает гораздо лучше.

Форма Т-3 для приказа и архива

Унифицированная форма Т-3 — это печатная форма, а не отчёт. Её выгружают так:

1. Кадры → Штатное расписание.
2. Над списком позиций нажмите Печать и выберите форму Т-3.
3. В окне печати нажмите Сохранить и выберите формат.

Т-3 с 2013 года не обязательна: организация вправе утвердить свою форму. Но проверяющие и банки чаще всего просят именно её, поэтому держите вариант Т-3 под рукой.

Способ 2. Подробная выгрузка: оклады, надбавки, сотрудники на позициях

Базовый отчёт показывает позиции и количество ставок. Иногда этого мало: нужна раскладка по надбавкам или список людей, которые занимают каждую позицию.

Настройка отчёта под детализацию

В отчёте Штатное расписание откройте Настройки и переключитесь в расширенный режим (Ещё → Другие → Расширенный или аналогичный переключатель вида настроек). Дальше:

• 📊 на вкладке Поля добавьте нужные начисления и надбавки;
• 🗂 на вкладке Группировки выберите порядок «Подразделение → Должность»;
• 🔍 на вкладке Отборы отберите одно подразделение или группу должностей.

Сохраните результат кнопкой Ещё → Сохранить вариант отчета. В следующий раз выбирать поля заново не придётся — вариант откроется из списка.

Штатная расстановка

Если нужно «кто на какой позиции сидит», используйте отчёт Штатная расстановка в том же разделе Кадровые отчеты. В нём рядом с позицией видны ФИО, ставка и оклад конкретного работника. Выгружается так же: Сформировать → значок сохранения → формат.

Для анализа свободных мест подойдёт отчёт по вакансиям или укомплектованности. Если не находите его в списке, нажмите Все отчеты внизу раздела и наберите «вакан» в строке поиска.

Штатная расстановка содержит персональные данные и оклады. Не отправляйте файл по открытой почте и не выкладывайте в общие папки без пароля.

Способ 3. Внешние обработки для нестандартного формата

Внешняя обработка (файл .epf) нужна, когда типовой отчёт не даёт нужной формы. Типичные случаи:

• 🏢 головная компания требует свой шаблон Excel с жёстким порядком колонок;
• 🔗 файл забирает HR-портал или BI-система и ждёт строго заданные поля;
• 📑 нужна штатка сразу по нескольким организациям в одном листе.

Как подключить:

1. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Включите флажок Дополнительные отчеты и обработки, перейдите по одноимённой ссылке.
3. Нажмите Добавить из файла и выберите .epf.
4. Укажите размещение — например, раздел Кадры — и пользователей, которым она доступна.
5. Запишите. Обработка появится в разделе в списке дополнительных отчётов.

Если 1С при подключении пишет, что обработка небезопасна, — это стандартное предупреждение защиты от опасных действий. Отключать защиту для всех пользователей не нужно: достаточно подтвердить конкретный файл, если вы ему доверяете.

Способ 4. Выгрузка штатного расписания в XML для другой системы

XML нужен не человеку, а программе: другой базе 1С, HR-системе, корпоративному порталу. Вариантов три.

Универсальная выгрузка XML

Обработку Выгрузка и загрузка данных XML скачивают с сайта поддержки фирмы 1С для вашей версии платформы и открывают через Файл → Открыть.

1. На вкладке выгрузки отметьте объекты: справочники подразделений, должностей, позиций штатного расписания, а также документы утверждения и изменения штатки.
2. Укажите период и имя файла.
3. Нажмите Выгрузить данные.

Загрузку чужого XML в рабочую базу делайте только после резервной копии: обработка пишет данные напрямую, без проверок прикладной логики.

Способ 5. Облачная 1С и удалённый доступ

1С:Connect часто называют способом выгрузки, но это сервис связи с поддержкой и обмена сообщениями, а не инструмент выгрузки отчётов. Сам файл штатного расписания создаётся в 1С теми же способами 1–4.

Отличается только место, куда попадает файл:

• ☁️ Облако 1С:Фреш или тонкий клиент через браузер. Нажимаете Сохранить, браузер скачивает файл в папку загрузок вашего компьютера.
• 🖥 Удалённый рабочий стол (RDP, терминальный сервер ). Файл сохраняется на сервер. Чтобы получить его у себя, сохраняйте на подключённый локальный диск (в проводнике он виден как «Диск C на …») или в общую сетевую папку.
• 🌐 Веб-клиент. Работает как облако: сохранение идёт через браузер.

Если нужно передать штатку коллеге внутри 1С, проще отправить файл через встроенные Обсуждения или приложить к письму из 1С, чем пересылать вручную.

Как выгружать штатное расписание автоматически по расписанию

Когда штатка нужна руководителю каждый понедельник или каждое 1-е число, вручную её формировать не обязательно. Для этого в типовых конфигурациях есть рассылка отчётов.

Включение рассылки

1. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Включите флажок Рассылки отчетов.
3. Перейдите по ссылке Рассылки отчетов и нажмите Создать.

Настройка

• 📄 Отчёты — добавьте Штатное расписание (можно ваш сохранённый вариант с детализацией) и укажите формат: Excel, PDF или другой.
• 👥 Получатели — сотрудники с адресом почты или конкретные адреса.
• 📤 Доставка — электронная почта, папка на диске или в сети, FTP. Для почты нужна учётная запись в Администрирование → Органайзер → Учетные записи электронной почты.
• ⏰ Расписание — например, ежемесячно 1-го числа в 08:00.

Пример: рассылка «Штатка для директора», отчёт в .xlsx, доставка на почту, каждое 1-е число в 8:00. Директор получает файл без участия кадровика.

Рассылку можно запустить и вручную кнопкой Выполнить сейчас — удобно проверить настройки до первого планового запуска.

Почему штатное расписание выгружается неправильно

Ещё одна частая ловушка — история штатного расписания выключена. Тогда отчёт на прошлую дату покажет текущее состояние, а не то, что действовало тогда. Если штатку просят «на 1 января», а история не ведётся, получить её из 1С точно не получится. Поможет только архив ранее выгруженных файлов, поэтому выгружайте и храните Т-3 после каждого утверждения.

Частые вопросы