Сведения о трудовой деятельности для сотрудника: готовим СТД-Р в 1С:ЗУП и передаём на руки или по почте

Чтобы выгрузить СТД-Р из 1С:ЗУП 3.1, откройте Кадры → Электронные трудовые книжки, создайте документ «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р», выберите сотрудника и заполните таблицу по кадровой истории. Дальше документ печатают и выдают под подпись либо сохраняют в PDF, подписывают квалифицированной подписью работодателя и отправляют работнику по почте.

Форму STD-R часто путают с отчётами в фонд. Это не расчёт по страховым взносам и не ЕФС-1. СТД-Р — выписка для самого работника: работодатель выдаёт её по заявлению или в день увольнения. В фонд её не сдают, поэтому и «контрольных соотношений» у неё нет. Есть сверка с тем, что уже ушло в СФР в составе ЕФС-1.

Чем СТД-Р отличается от похожих форм

Три формы с почти одинаковым содержанием выдают разные стороны и для разных целей. Если перепутать, работник получит не тот документ, а бухгалтер потратит время на лишний отчёт.

Главное отличие СТД-Р: в ней только периоды работы у вашей организации. Сведения от прошлых работодателей работник получит в фонде, а не у вас.

Подготовка кадровых данных в базе перед формированием СТД-Р

Документ заполняется из кадровой истории. Ошибка в кадровом документе перейдёт в СТД-Р без изменений. Поэтому сначала проверьте источники.

Что проверить в карточке организации

📌 Откройте Настройки → Организации и карточку нужного юрлица:

• 🏢 полное наименование и ИНН — они попадают в шапку формы;
• 🔢 регистрационный номер в СФР — без него сведения не сопоставить с данными фонда;
• ✍️ ответственные лица: руководитель или кадровик, который подписывает формы.

Что проверить у сотрудника

• 👤 ФИО, дата рождения и СНИЛС. СНИЛС обязателен: по нему фонд идентифицирует человека;
• 📅 если меняли фамилию, проверьте, что изменение внесено кадровым документом с датой, а не простой правкой карточки;
• 📄 приказы о приёме, переводах и увольнении проведены, у каждого заполнены номер и дата.

Код по ОКЗ в должностях

В форме есть графа «Код выполняемой функции». Для неё в карточке должности нужен код по Общероссийскому классификатору занятий. Откройте Настройки → Должности и проверьте, что у всех должностей сотрудника он указан.

Если кода нет, графа останется пустой. Пустая графа в СТД-Р не запрещает выдать документ, но расходится с ЕФС-1, где код обязателен.

Мероприятия до перехода на электронные книжки

Электронный учёт трудовой деятельности ведётся с 2020 года. Если сотрудник работает дольше, а базу перенесли из другой программы, части событий в регистре может не быть.

Откройте журнал Кадры → Электронные трудовые книжки: в нём, кроме отчётов, есть документ для ручной регистрации мероприятий. Им вносят приём или перевод, которые не породил ни один кадровый документ в текущей базе.

Где в 1С найти и как настроить документ СТД-Р

Документ находится в том же журнале, что и ЕФС-1.

В Бухгалтерии кадровый функционал упрощённый: если в вашем релизе в журнале нет команды создания СТД-Р, формируйте её в ЗУП, где ведётся основная кадровая история.

Отдельной «настройки формата обмена» у СТД-Р нет. Она не уходит в фонд, а значит, не требует XML-схемы и сертификата оператора отчётности. Настраивать нужно три вещи:

1. ✅ Ответственное лицо, которое подпишет форму, — в карточке организации.
2. ✅ Электронную подпись работодателя, если работник просит документ в электронном виде. Подпись должна быть квалифицированной.
3. ✅ Учётную запись электронной почты в программе, если будете отправлять сведения прямо из 1С.

Как сформировать и выгрузить STD-R: пошагово

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Нажмите Создать и выберите «Сведения о трудовой деятельности работника, СТД-Р».
3. Укажите организацию и дату документа. Для увольнения дата равна дню увольнения, для заявления — дню, когда выдаёте сведения.

Шаг 2. Выберите сотрудника и заполните таблицу

1. В поле сотрудника выберите работника.
2. Нажмите Заполнить. Программа перенесёт в таблицу все зарегистрированные кадровые мероприятия по этой организации.
3. Просмотрите строки: дата, вид мероприятия (приём, перевод, увольнение и т. д.), должность, код по ОКЗ, основание с названием, номером и датой приказа.

Для увольнения в строке должна стоять причина со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ — в той же формулировке, что в приказе.

Шаг 3. Проверьте и запишите

Нажмите Записать, затем Провести. Проведение фиксирует, что сведения выданы, и документ потом легко найти в журнале.

Шаг 4. Распечатайте или сохраните файл

Нажмите Печать и выберите печатную форму СТД-Р. В открывшемся окне печатной формы:

• 🖨️ Печать — бумажный экземпляр для выдачи под подпись;
• 💾 кнопка сохранения (значок дискеты) — выгрузка в файл. Выберите формат PDF: он не редактируется и нормально подписывается;
• ✉️ кнопка отправки по почте — письмо с вложением прямо из 1С, если почта настроена.

Шаг 5. Подпишите и передайте

Бумажный вариант. Форму подписывает руководитель или уполномоченное лицо, ставится печать при её наличии. Работник расписывается в получении, или вы фиксируете выдачу в журнале.

Электронный вариант. PDF подписывают усиленной квалифицированной подписью работодателя. Обычно это делают в программе для работы с подписью (например, в КриптоАРМ): рядом с PDF появляется файл открепленной подписи .sig. Работнику отправляют оба файла на адрес, указанный в заявлении.

Не отправляйте сведения на личную почту без письменного заявления работника, где этот адрес указан — в форме персональные данные, и адрес должен быть подтверждён самим человеком.

Сверка сведений перед выдачей работнику

У СТД-Р нет контрольных соотношений, как у расчёта по взносам. Но содержание должно совпадать с тем, что вы уже отправили в фонд по ЕФС-1. Если работник закажет СТД-СФР и увидит другие даты, вопросы будут к вам.

Быстрый способ сверки — открыть в журнале электронных трудовых книжек отбор по сотруднику. Рядом окажутся все его ЕФС-1 и СТД-Р, и вы увидите, не осталось ли мероприятия, которое не ушло в фонд.

Как отражается отмена записи

Если запись о переводе ошибочна и вы её отменили в ЕФС-1, в СТД-Р она тоже должна идти с признаком отмены. Удалять строку из таблицы СТД-Р вручную нельзя: работник сравнит её с данными фонда, где отмена видна отдельной записью.

Ошибки при формировании СТД-Р и что с ними делать

Как упростить и ускорить выдачу СТД-Р

Работа с формой занимает пять минут, если кадровая история ведётся аккуратно. Ускоряют процесс не скрипты, а порядок.

Регистрация мероприятий в момент приказа

В ЗУП при проведении приказа о приёме, переводе или увольнении мероприятие сразу попадает в учёт электронных книжек. Если сразу же формировать ЕФС-1, СТД-Р потом заполнится одной кнопкой без ручных вставок.

Шаблон заявления

Заранее подготовьте бланк заявления с двумя вариантами: «на бумаге» и «в электронном виде на адрес …». Это снимает вопрос, куда и в каком виде отправлять сведения, и даёт подтверждение адреса почты.

Пакет документов при увольнении

В день увольнения выдают сразу несколько документов. Удобно формировать их одним проходом в ЗУП:

1. Приказ об увольнении и расчёт.
2. ЕФС-1 с подразделом 1.1 — отправка в фонд не позднее следующего рабочего дня после приказа.
3. СТД-Р — работнику на руки.
4. Справки о заработке и доходах, которые положены при увольнении.

Отправка ЕФС-1 из программы

Если подключен сервис отчётности в 1С, ЕФС-1 отправляют из того же журнала, а протокол фонда приходит в программу. Тогда сверка перед выдачей СТД-Р сводится к проверке, что последний отчёт принят.

Учёт выданных сведений

Каждая выдача СТД-Р — отдельный проведённый документ в журнале. Это и есть ваш реестр: по отбору по сотруднику видно, когда и что выдавали.

Храните рядом с документом заявление работника и подтверждение выдачи:

• 📝 скан заявления с датой поступления — от неё считают три рабочих дня;
• ✍️ экземпляр с подписью работника о получении бумажной формы;
• 📧 отправленное письмо с PDF и файлом подписи, если сведения ушли по почте.

Если работник просит сведения повторно, не копируйте старый документ. Создайте новый и заполните его заново: за прошедшее время в кадровой истории могли появиться переводы.

Частые вопросы