Табель учёта рабочего времени из ЗУП: в Excel, PDF, Word и по расписанию

Чтобы выгрузить табель из 1С:ЗУП 3.1, откройте Зарплата → Табели, найдите документ за нужный месяц, нажмите Печать → Табель учёта рабочего времени (Т-13) и в окне печатной формы нажмите кнопку сохранения (значок дискеты). Программа предложит форматы: Excel (.xlsx), PDF, Word (.docx), текст (.txt) и другие. Это самый быстрый способ — две минуты на всю организацию.

Есть и другие пути. Excel-список «кто сколько отработал» без унифицированной формы удобнее получить из отчёта. Табель для руководителя каждого отдела по расписанию — через рассылку отчётов. Выгрузку в стороннюю систему (ERP, СКУД, BI) — через обмен данными. Ниже каждый способ по шагам, с тем, где они ломаются.

Где в ЗУП лежат данные табеля и откуда их брать

Табель в ЗУП 3.1 — не отдельная таблица, а результат расчёта. Программа собирает отработанное время из нескольких источников:

• 📅 графики работы сотрудников — плановые часы и дни;
• 🏖️ документы отклонений — отпуска, больничные, командировки, прогулы;
• 📝 документ «Табель» — ручные корректировки фактического времени, если вы их вносите;
• ⏱️ документы сверхурочной работы, работы в выходные — дополнительные часы.

Отсюда практическое следствие. Печатная форма Т-13 строится и без документа «Табель»: если отклонения внесены, а ручных правок нет, она соберётся по графику и документам отклонений. Документ «Табель» нужен, когда фактическое время расходится с графиком и вы фиксируете это вручную или загружаете данные из СКУД.

Перед выгрузкой проверьте полноту данных

Табель, выгруженный до закрытия месяца, почти всегда приходится переделывать. Перед экспортом пройдите короткий список.

Выгрузка табеля Т-13 из печатной формы в PDF, Excel и Word

Основной сценарий — нужен табель за месяц в файле: отправить руководителю, распечатать на подпись, приложить к архиву.

Шаг 1. Откройте или создайте документ «Табель»

1. Перейдите в Зарплата → Табели.
2. Если документ за месяц есть — откройте его двойным щелчком.
3. Если нет — нажмите Создать, укажите месяц, организацию и при необходимости подразделение, затем Заполнить. Программа подтянет сотрудников и время по графикам и отклонениям.
4. Проведите документ.

Табель можно делать один на всю организацию или отдельный на каждое подразделение. Для крупной компании второй вариант удобнее: каждый руководитель подписывает свой лист.

Шаг 2. Сформируйте печатную форму

1. В открытом документе нажмите Печать.
2. Выберите Табель учёта рабочего времени (Т-13) или Т-12.
3. Откроется окно с готовой формой. Проверьте её глазами: фамилии, коды явок (Я, В, ОТ, Б), итоги по часам.

Можно напечатать сразу несколько табелей. Выделите их в списке с зажатым Ctrl и нажмите Печать в списке — все формы откроются в одном окне.

Шаг 3. Сохраните файл

В окне печатной формы нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты). Появится окно выбора форматов:

Отметьте один или несколько форматов галочками, укажите папку и нажмите Сохранить. Если отметить два формата, программа создаст два файла сразу.

В том же окне есть кнопка Отправить — она прикладывает файл к письму из встроенного почтового клиента 1С, если у вас настроена учётная запись электронной почты.

Выгрузка табеля в Excel как таблицы для расчётов

Печатная форма Т-13 неудобна для анализа: шапка из объединённых ячеек, коды в две строки, итоги разнесены по колонкам. Если нужно посчитать часы по отделам или сравнить с данными СКУД, выгружайте не форму, а плоскую таблицу.

Способ 1. Вывод списка документа

1. Откройте документ «Табель».
2. Встаньте в табличную часть со списком сотрудников.
3. Нажмите Ещё → Вывести список….
4. Отметьте колонки, которые нужны, и нажмите ОК.
5. В открывшемся табличном документе нажмите Сохранить и выберите .xlsx.

Так получится таблица без лишнего оформления: одна строка — один сотрудник. Её можно сразу сортировать и строить сводную.

Способ 2. Отчёт по отработанному времени

В ЗУП 3.1 отчёты по зарплате и времени собраны в Зарплата → Отчёты по зарплате. Откройте отчёт по табелю или отработанному времени, задайте период и нажмите Сформировать. Результат сохраняется так же — кнопкой сохранения в командной панели отчёта.

Как избавиться от «текстовых» чисел в Excel

После выгрузки часы иногда лежат в ячейках как текст: Excel не суммирует их и ставит зелёный треугольник в углу. Лечится за минуту:

1. Выделите колонку с часами.
2. Нажмите на значок предупреждения → Преобразовать в число.
3. Если значка нет — Данные → Текст по столбцам → Готово.

Настройка табеля под себя: варианты отчёта и правка макета

Стандартная форма подходит не всем. Кому-то нужна колонка с табельным номером крупнее, кому-то — должность, кому-то — лист только по одному отделу.

Настройка отчёта без программиста

В любом отчёте ЗУП есть кнопка Настройки. В ней можно:

• 🔍 поставить отбор — по подразделению, должности, конкретным сотрудникам;
• 📊 изменить группировки — например, сначала подразделение, потом сотрудник;
• ➕ добавить или убрать поля — табельный номер, должность, график;
• ↕️ задать сортировку — по алфавиту, по табельному номеру.

Настроили — сохраните как вариант: Ещё → Сохранить вариант отчёта. Дайте ему понятное имя, например «Табель по цеху № 2». В следующий раз выбирайте вариант из списка, а не настраивайте заново.

Для глубоких изменений используйте Ещё → Изменить вариант отчёта. Там открывается полный конструктор: можно добавить вычисляемые поля, условное оформление (подсветить больничные красным), несколько таблиц на одном листе.

Правка самой печатной формы Т-13

Если нужно изменить именно унифицированную форму — добавить строку для подписи руководителя отдела, сменить шрифт, убрать колонку — правьте макет:

1. Перейдите в Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите в списке макет табеля — проще всего через строку поиска по слову «табель».
3. Нажмите Изменить, внесите правки в табличном редакторе и сохраните.

Программа хранит ваш изменённый макет отдельно от типового. Обновление конфигурации его не затрёт, а вернуться к типовому можно командой Использовать стандартный макет.

Расширение — правильный путь для серьёзных изменений: типовая конфигурация не снимается с поддержки, и обновления ставятся как обычно. Это работа для программиста 1С.

Выгрузка табеля в другую программу и обмен данными

Отдельный сценарий — табель нужен не человеку, а другой системе: учётной системе холдинга, BI-панели, программе управления производством.

Что передаёт стандартная синхронизация с Бухгалтерией

Типовой обмен ЗУП 3.1 с Бухгалтерией 3.0 переносит результаты расчёта: начисления, удержания, отражение в учёте, сведения для отчётности. Сам табель с разбивкой по дням он не передаёт. Ждать, что дневные коды появятся в Бухгалтерии после синхронизации, бессмысленно.

Варианты для внешних систем

Формат TXT при сохранении печатной формы годится только для простых случаев. Рамки и объединённые ячейки превращаются в пробелы и разделители, и разбирать такой файл скриптом неудобно. Если получатель ждёт строгий формат с разделителями, закажите обработку: она выгрузит по строке на сотрудника и день, в нужной кодировке.

Табель по расписанию: рассылка отчётов и регламентные задания

Когда руководители каждый месяц просят «скинуть табель по отделу», ручную выгрузку пора автоматизировать. В ЗУП для этого есть рассылка отчётов — она работает на регламентных заданиях.

Как настроить рассылку

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Рассылки отчётов.
2. Нажмите Создать.
3. В табличной части добавьте отчёт по отработанному времени и выберите нужный вариант — например, сохранённый ранее «Табель по цеху № 2».
4. Укажите формат вложения: .xlsx или PDF.
5. Задайте получателей — сотрудников или адреса почты.
6. На вкладке расписания поставьте, например, «ежемесячно, 1-го числа, в 9:00».
7. Включите рассылку и запишите.

Можно сделать одну рассылку с разными отборами для разных получателей: начальник склада получит свой отдел, начальник цеха — свой.

Условия, без которых рассылка молчит

• ✉️ настроена учётная запись электронной почты в Администрирование → Органайзер;
• ⚙️ регламентные задания в базе включены: в клиент-серверном варианте их выполняет кластер, в файловом — нужен открытый сеанс или настроенный запуск по расписанию;
• 🔐 у пользователя, от имени которого идёт рассылка, есть права на отчёт.

Ставьте рассылку на день после закрытия табеля. Если 1-го числа отпуска ещё не внесены, руководитель получит неполный файл и начнёт задавать вопросы.

Почему табель не выгружается или выгружается не так

Сбоев при экспорте немного, и почти все объясняются данными, а не программой.

Если ничего не помогло

Когда цифры в табеле не совпадают с ожидаемыми, а все документы на месте, сравните табель с расчётом. Откройте расчётный листок сотрудника за тот же месяц: дни и часы там берутся из тех же данных. Если в листке правильные цифры, а в табеле нет — скорее всего, документ «Табель» заполнен до проведения отклонений, и его достаточно перезаполнить.

Если расходятся и листок, и табель — ошибка в графике или в кадровой истории. Её ищут через карточку сотрудника: какой график и с какой даты назначен.

Частые вопросы