Транспортная накладная из 1С 8.3: печать, файл PDF и Excel, XML для ЭДО

Выгрузить ТТН из 1С проще всего через печать: откройте проведённую реализацию, нажмите Печать, выберите транспортную или товарно-транспортную накладную и в окне печатной формы нажмите кнопку сохранения — 1С запишет файл в PDF, Excel, Word или TXT. Для электронной транспортной накладной путь другой: документ формируется в XML по формату ФНС и уходит через оператора ЭДО.

Какой способ выбрать, зависит от задачи. Нужна бумага или скан для водителя — хватит печатной формы. Нужен файл для перевозчика — сохраните в PDF или Excel. Работаете с ЭТрН — нужна подключённая 1С-ЭДО или другой оператор. Пути меню для БП 3.0 и УТ 11 различаются только в части доставки, печать и сохранение устроены одинаково.

Что проверить в документе перед выгрузкой ТТН

Печатная форма накладной не хранит своих данных. Она собирает их из документа отгрузки и справочников. Пустая графа в файле почти всегда означает пустое поле в базе, поэтому начинать стоит с проверки исходников.

📌 Что должно быть заполнено:

• 🏢 Организация — полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Берётся из Главное → Организации.
• 🤝 Контрагент — те же реквизиты плюс фактический адрес или адрес доставки.
• 📦 Номенклатура — единицы измерения, количество, цены. Для графы о массе груза нужен вес единицы, если конфигурация его хранит.
• 🚚 Грузоотправитель и грузополучатель — если они отличаются от организации и покупателя, укажите их в документе отгрузки.
• 📅 Дата и номер — накладная получает их от документа-основания.

Документ должен быть проведён. Из непроведённого печать тоже откроется, но в учёте такая отгрузка ещё не отражена, и номер может поменяться при записи.

ТН или ТТН: какую форму выгружать

В 1С обычно доступны две печатные формы, и их часто путают.

Действующая обязательная форма для автоперевозок — транспортная накладная по Правилам № 2200. Форма 1-Т осталась в программе и используется по договорённости сторон. В разговоре обе называют «ТТН», поэтому уточните у перевозчика, какой бланк ему нужен.

Выгрузка ТТН из 1С через меню «Печать»

Это основной способ, он одинаков почти во всех типовых конфигурациях на платформе 8.3.

Шаг 1. Откройте документ отгрузки

Шаг 2. Сформируйте печатную форму

1. В открытом документе или в списке нажмите кнопку Печать.
2. В выпадающем списке выберите Транспортная накладная или Товарно-транспортная накладная (1-Т).
3. Откроется окно печатной формы с готовым бланком.

Если в списке печати нужной формы нет, проверьте два места. Первое — права пользователя: печать отдельных форм может быть отключена профилем. Второе — подключённые внешние печатные формы (о них ниже).

Шаг 3. Дозаполните бланк, если нужно

В окне печатной формы есть переключатель редактирования. Включите его — и ячейки табличного документа станут доступны для правки, как в Excel. Так дописывают госномер машины, ФИО водителя, массу брутто.

Шаг 4. Сохраните в нужный формат

Нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты) на панели печатной формы. В окне выберите один или несколько форматов:

Укажите папку и нажмите Сохранить. Если выбрано несколько форматов, 1С запишет каждый в отдельный файл. Флажок упаковки в ZIP пригодится, когда файлов много.

Отправка по почте без сохранения на диск

Рядом с кнопкой сохранения есть кнопка отправки письмом. 1С сама сохранит вложение в выбранном формате и откроет письмо. Для этого в базе должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → Почта (в старых релизах — в разделе общих настроек).

Транспортная накладная из 1С:УТ 11 и ERP через доставку

В торговых конфигурациях накладная часто печатается не из реализации, а из документа доставки. Это удобнее, когда в одной машине едет несколько отгрузок.

1. Включите учёт доставки: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка, флажок управления доставкой.
2. Создайте Задание на перевозку: Склад и доставка → Доставка → Задания на перевозку.
3. Укажите транспортное средство, водителя, перевозчика и добавьте распоряжения на доставку — реализации, которые едут этим рейсом.
4. Нажмите Печать и выберите транспортную накладную.

Данные машины и водителя заводятся один раз в справочнике транспортных средств и дальше подставляются автоматически. Это главный плюс по сравнению с ручной правкой бланка из реализации.

В Бухгалтерии 3.0 документа «Задание на перевозку» нет. Там накладную печатают из реализации, а данные транспорта дописывают в бланк или берут из документа ЭТрН, если подключён электронный документооборот.

Электронная транспортная накладная: выгрузка в XML

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это не печатная форма, а набор XML-файлов по формату ФНС. Её подписывают квалифицированной электронной подписью участники перевозки по очереди: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Обмен идёт через оператора ЭДО, а сведения попадают в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Что нужно для ЭТрН в 1С

• 🔐 подключённая 1С-ЭДО или другой оператор, который работает с ЭТрН;
• ✍️ КЭП ответственного лица у грузоотправителя;
• 🚛 перевозчик и грузополучатель, тоже подключённые к ЭДО через оператора, поддерживающего ЭТрН;
• 🔄 актуальный релиз конфигурации: поддержку ЭТрН добавляли постепенно, в старых релизах её нет.

Порядок работы

1. Откройте реализацию и создайте на её основании транспортную накладную (кнопка Создать на основании). В новых релизах БП 3.0 и УТ 11 это отдельный документ со списком транспортных накладных.
2. Заполните сведения о перевозке: перевозчик, машина, водитель, пункты погрузки и разгрузки.
3. Сформируйте и подпишите титул грузоотправителя.
4. Отправьте через ЭДО. Дальше документ проходит по цепочке подписантов.

Сам XML-файл выгружать на диск обычно не нужно — его доставляет оператор. Если файл нужен для архива или проверки контрагентом, откройте электронный документ в 1С-ЭДО и используйте команду выгрузки в файл из меню Ещё. Получится архив с XML и файлами подписей.

Внешние обработки и печатные формы для накладной

Типовая форма подходит не всем. Перевозчик может попросить свой макет, а покупатель — выгрузку в Excel с особыми колонками. Тогда подключают внешнюю обработку .

Как подключить внешнюю печатную форму

1. Проверьте, что включено использование дополнительных обработок: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки, флажок Дополнительные отчеты и обработки.
2. Перейдите по ссылке Дополнительные отчеты и обработки и нажмите Добавить из файла.
3. Выберите файл .epf и подтвердите предупреждение безопасности.
4. На вкладке размещения укажите, к каким документам привязать форму, например к реализации.
5. Запишите. Новая форма появится в меню Печать выбранного документа.

Когда нужна обработка, а когда нет

Для простого реестра отгрузок обработка не нужна. В любом списке документов есть команда Ещё → Вывести список. Она строит табличный документ из видимых колонок, а его сохраняют в Excel так же, как печатную форму.

Как выгрузить сразу несколько ТТН

Печатать по одной накладной на рейс из 20 отгрузок долго. Типовые конфигурации умеют печать по списку.

1. Откройте список реализаций.
2. Отберите нужные документы: по дате, контрагенту или складу через отбор списка.
3. Выделите их: Ctrl + клик для отдельных строк, Shift + клик для диапазона, Ctrl+A для всего списка.
4. Нажмите Печать → транспортная накладная.
5. 1С сформирует одну печатную форму, где накладные идут друг за другом с разрывом страниц.
6. Сохраните её в PDF — получится один многостраничный файл.

Если каждому покупателю нужен отдельный файл, печатайте по контрагенту: отберите список по одному покупателю, сохраните, перейдите к следующему. Разбить многостраничную форму на отдельные файлы типовыми средствами нельзя, для этого используют внешние обработки.

Автоматическая рассылка

Если накладные отправляют каждый день одним и тем же адресатам, есть смысл в регламентной обработке. Её пишут под задачу: она отбирает отгрузки за день, формирует печатные формы, сохраняет в PDF и отправляет письмом. Типового механизма именно для накладных в БП и УТ нет, поэтому это работа для программиста 1С.

Почему ТТН выгружается с ошибками и пустыми графами

Большинство проблем при выгрузке транспортной накладной видно сразу в окне печатной формы. Разберите симптом, прежде чем сохранять файл.

Если не помогло

Обновите конфигурацию до актуального релиза: печатные формы накладных в типовых решениях обновлялись вместе с изменениями правил перевозок. Если после обновления форма всё равно не та, что ждёт перевозчик, попросите у него образец и закажите внешнюю печатную форму под этот макет.

Частые вопросы