Отправка реализаций, УПД и актов из базы 1С в ящик Диадока

Выгружать документы из 1С 8.3 в Диадок удобнее всего через Модуль Диадок от «Контура»: он встраивается в типовую конфигурацию , и реализация уходит контрагенту прямо из формы документа, с подписью КЭП. Если модуля нет, документ можно сохранить из 1С в файл (XML формата ФНС или PDF) и загрузить в веб-версию Диадока вручную.

Типичная ситуация: покупатель пишет «мы перешли на Диадок, бумагу больше не принимаем», а у вас в базе 40 реализаций за месяц. Отправлять их по одной не придётся: и модуль, и встроенный ЭДО умеют работать пакетом. Главное — до отправки привести в порядок сертификат и реквизиты, а после неё убедиться, что покупатель подписал каждый документ.

Подготовка базы 1С к выгрузке в Диадок

Отправка ломается чаще всего не на кнопке «Отправить», а раньше: на сертификате, реквизитах или контрагенте. Проверьте пять вещей до первой выгрузки.

1. 🔐 Сертификат КЭП. Действующий сертификат руководителя (или сотрудника с МЧД) установлен на компьютере, где работает 1С. Сам сертификат и закрытый ключ видны в КриптоПро CSP, лицензия КриптоПро не истекла.
2. 🏢 Реквизиты организации. В карточке организации заполнены ИНН, КПП, юридический адрес. Без адреса и КПП УПД в формате ФНС не сформируется.
3. 👥 Реквизиты контрагента. Те же ИНН и КПП, что у контрагента в Диадоке. Если у покупателя несколько КПП (обособленные подразделения), укажите тот, на который он ждёт документы.
4. 📦 Ящик в Диадоке. У вашей организации есть ящик, и у пользователя есть права на отправку. Это проверяется входом в веб-версию Диадока.
5. 🤝 Связь с контрагентом. Контрагент принял приглашение к обмену, или его оператор подключён к вам через роуминг.

Какой документ ждёт покупатель

Договоритесь с контрагентом заранее, в каком виде он принимает реализацию. Вариантов три:

• 📄 УПД со статусом «1» — счёт-фактура и накладная в одном документе. Самый частый выбор для товаров с НДС.
• 📄 УПД со статусом «2» — только первичка. Подходит для организаций без НДС или когда счёт-фактура не нужна.
• 📄 Отдельные накладная и счёт-фактура — если учётная политика покупателя требует раздельных документов.

Если для одного покупателя нужен УПД, а для другого — пара документов, это настраивается по контрагенту, а не для всей базы. В модуле такие настройки хранятся в параметрах обмена с конкретным контрагентом.

Если у контрагента другой оператор

Диадок обменивается с другими операторами ЭДО через роуминг. Его настраивают не в 1С, а на стороне операторов: заявку на роуминг отправляете вы или контрагент через поддержку Диадока. Пока роуминг не настроен, контрагент будет «не найден», сколько ни перепроверяй реквизиты.

Какой способ отправки выбрать

Сначала определите, как ваша база связана с ЭДО. От этого зависит весь дальнейший порядок.

Счёт-фактура в PDF или скане не считается электронным счётом-фактурой. Для вычета НДС покупателю нужен документ в формате, утверждённом ФНС (обычно УПД со статусом «1»), подписанный КЭП. PDF годится для писем, договоров и актов сверки.

Отправка через Модуль Диадок

Модуль — это расширение от «Контура» для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:УНФ. Установочный файл и инструкция лежат в личном кабинете Диадока.

Установка и первый вход

1. Сделайте резервную копию базы (Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление или выгрузка .dt в Конфигураторе).
2. Установите модуль по инструкции «Контура» для вашей конфигурации. Пользователю, который ставит модуль, нужны административные права в базе.
3. Перезапустите 1С. Откройте окно модуля и войдите под учётной записью Диадока: по логину и паролю или по сертификату.
4. Сопоставьте организацию из 1С с ящиком в Диадоке. Если ящиков несколько (например, головная организация и филиал), выберите нужный для каждой организации базы.

Отправка одного документа

1. Откройте проведённый документ: реализацию, акт оказания услуг, счёт-фактуру выданный.
2. В командной панели формы найдите кнопку модуля Диадок и выберите отправку.
3. Модуль покажет, каким документом уйдёт реализация: УПД, ТОРГ-12 или акт. Проверьте вид и функцию УПД («СЧФДОП» — счёт-фактура и первичка, «ДОП» — только первичка).
4. Подпишите сертификатом и отправьте.

Документ уходит в формате ФНС, данные берутся из полей 1С. Если в документе пустое поле, которое обязательно для XML (например, единица измерения без кода ОКЕИ), модуль выдаст ошибку проверки ещё до подписи.

Связь документа 1С и документа в Диадоке

Модуль запоминает, какой документ базы был отправлен. Повторная отправка той же реализации не создаёт дубль молча: модуль показывает, что документ уже уходил, и его статус. Это главная причина ставить модуль, а не грузить файлы вручную: в базе видно, какие реализации подписаны покупателем, а какие нет.

Ручная выгрузка файлов из 1С в веб-Диадок

Способ без установки чего-либо в базу. Подходит, если отправок мало или базу трогать нельзя.

Выгрузка в PDF

1. Откройте документ и нажмите Печать, выберите нужную форму.
2. В окне печатной формы нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
3. Выберите формат Adobe PDF (.pdf), отметьте нужные формы и укажите папку.

Такой файл в Диадок загружают как неформализованный документ. Контрагент подписывает его своей КЭП, и юридически это электронный документ, но разбирать его автоматически в свою 1С он не сможет.

Выгрузка в XML формата ФНС

Если в базе включён встроенный электронный документооборот (Администрирование → Обмен электронными документами), в форме документа появляется подменю ЭДО. В нём есть команда выгрузки электронного документа в файл: 1С формирует XML по формату ФНС, не отправляя его оператору. Точное название команды в разных релизах отличается, ищите в подменю ЭДО слово «файл».

Полученный XML загружается в Диадок как формализованный документ:

1. Войдите в веб-версию Диадока, выберите ящик организации.
2. Начните создание исходящего документа и загрузите файл с компьютера.
3. Диадок сам распознает тип (УПД, акт, накладная) и покажет его в виде печатной формы.
4. Укажите контрагента, если он не подставился из XML, подпишите и отправьте.

Пакетная отправка и архив документов

Отправлять по одному документу в конце месяца — долго. Пакетно это делается двумя способами.

Пакет через окно модуля

В окне Модуля Диадок есть список документов базы за период с отбором по организации и контрагенту. Отметьте нужные реализации галочками, проверьте сформированные документы и подпишите их разом. Сертификат и PIN-код запрашиваются один раз на пакет.

Пакет во встроенном ЭДО

Во встроенном ЭДО 1С работает рабочее место «Текущие дела ЭДО»: в нём собраны документы, которые ждут отправки, подписи или обработки. Выделите несколько строк через Ctrl или Shift и отправьте их одной командой. Документы для контрагентов в Диадоке уйдут по роумингу.

Что с архивом

Для налоговой проверки нужен полный комплект: XML, ваша подпись, подпись контрагента. PDF-копия без файлов подписей доказательством не является. Скачивайте ZIP из Диадока, а не печатную форму, если отдаёте документы аудитору или в инспекцию.

Ошибки при выгрузке документов из 1С в Диадок

Сначала смотрите текст сообщения: 1С и Диадок пишут довольно конкретно, на каком шаге сорвалось.

Отказ контрагента после отправки

Покупатель может отказать в подписи или запросить уточнение. В этом случае исправьте документ в 1С и отправьте новый: исправленный УПД (при ошибке в счёте-фактуре) или корректировочный (при изменении количества или цены). Удалять из базы отправленную реализацию и создавать её заново нельзя: связь с электронным документом потеряется, а в архиве Диадока останется первый вариант.

Проверка доставки и подписи

Отправить мало. Документооборот считается законченным, когда у вас есть подпись контрагента и все служебные извещения.

Что проверить после отправки:

• ✅ В 1С. Статус электронного документа в форме реализации или в окне модуля. Он подтягивается из Диадока при обновлении списка.
• ✅ В Диадоке. Карточка документа: есть подпись покупателя и отметка о завершении документооборота.
• ✅ Сверка количества. Отфильтруйте реализации за период и сравните с исходящими в Диадоке. Расхождение в один-два документа обычно означает, что кто-то отправил их вручную мимо модуля.
• ✅ Счёт-фактура. Для УПД со статусом «1» у продавца остаются извещения о получении от оператора. Они нужны, чтобы подтвердить дату выставления.

Частые вопросы