Выгрузка реализации из 1С в СБИС: подготовка, отправка УПД и контроль статусов

Выгрузить реализацию из 1С в СБИС можно тремя путями: через модуль интеграции от «Тензора» (документ уходит из базы в кабинет одной кнопкой), через файл XML, который затем загружается в веб-версию СБИС, или через встроенный в 1С сервис ЭДО, если покупатель работает в СБИС, а вы — у другого оператора. Для регулярной отправки удобнее модуль: он сам формирует УПД по документу «Реализация (акт, накладная, УПД)» и возвращает статус обратно в 1С.

Файловый способ подходит, когда документов мало или модуль поставить нельзя. Он медленнее: каждый файл приходится загружать вручную, а статусы подписания покупателем в 1С не возвращаются.

1. Что подготовить до первой выгрузки

Обмен ломается чаще всего не на самой выгрузке, а на подготовке. Проверьте четыре вещи до того, как устанавливать что-либо.

Сертификат электронной подписи

Исходящий УПД подписывается квалифицированной электронной подписью. Подпись должна быть выдана на руководителя или на сотрудника с машиночитаемой доверенностью (МЧД), зарегистрированной в СБИС.

• 🔑 Проверьте срок действия сертификата — истекает обычно через 12–15 месяцев после выпуска.
• 🧩 Установите криптопровайдер (КриптоПро CSP или ViPNet CSP — тот, под который выпущена подпись).
• 🔌 Поставьте плагин СБИС для браузера и компьютера: без него кабинет не увидит токен с подписью.
• 👤 Сертификат должен быть добавлен в карточку сотрудника в СБИС и привязан к организации.

Тариф и права в СБИС

Входящие документы в СБИС принимаются бесплатно, а исходящие оплачиваются по тарифу: пакетом документов или за каждый отправленный. Работа с интеграцией 1С может входить в тариф ЭДО или подключаться отдельно — уточните у своего менеджера «Тензора» до установки модуля.

Пользователю в СБИС нужны права на отправку документов от имени организации. Если отправляет бухгалтер, а подписывает директор, роли в кабинете надо разделить заранее.

Права и версия в 1С

Модуль интеграции работает с типовыми конфигурациями на управляемых формах: 1С:Бухгалтерия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, УНФ, ERP. Для старых конфигураций на обычных формах у «Тензора» есть отдельные версии модуля.

Пользователю 1С понадобится право открывать внешние обработки. В БП 3.0 оно включается через профиль групп доступа в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Готовность покупателя

Отправить документ можно только тому, кто подключён к ЭДО. Если покупатель в СБИС, всё проще всего. Если у него другой оператор (Диадок, Такском, Калуга Астрал и т. п.), нужен настроенный роуминг между операторами. Если ЭДО у покупателя нет совсем, СБИС предложит отправить ему приглашение.

2. Как установить и настроить модуль выгрузки в СБИС

Модуль скачивается из личного кабинета СБИС в разделе с интеграциями и программами для учётных систем. В зависимости от версии он поставляется как внешняя обработка (.epf) или как расширение конфигурации (.cfe).

Подключение внешней обработки

1. Сделайте резервную копию базы , если модуль ставится как расширение: оно меняет состав конфигурации.
2. Откройте 1С и выберите Файл → Открыть, укажите скачанный файл.
3. Для постоянной работы добавьте обработку в справочник Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки — так её не придётся открывать с диска каждый раз.
4. При первом запуске введите логин и пароль от СБИС или войдите по сертификату.
5. Выберите организацию, от имени которой будут уходить документы. Если в базе несколько юрлиц, настройка делается для каждого отдельно.

Первичные параметры

После входа модуль попросит задать базовые настройки. От них зависит, какие документы попадут в выгрузку и в каком виде.

3. Сопоставление контрагентов и номенклатуры с СБИС

СБИС находит получателя по ИНН и КПП. Если в карточке контрагента 1С эти реквизиты пусты или с ошибкой, документ не уйдёт или уйдёт не тому подразделению.

Что проверить в карточке контрагента

• 🏢 ИНН и КПП совпадают с выпиской ЕГРЮЛ. У обособленного подразделения свой КПП.
• 📍 Юридический адрес заполнен полностью — он попадает в реквизиты покупателя в УПД.
• 🏷 Наименование совпадает с официальным, без «ООО Ромашка (склад)».
• 📄 Договор указан в реализации и относится к этому контрагенту.

Модуль показывает статус контрагента в ЭДО: подключён к СБИС, работает через роуминг или не найден. Для «не найденных» отправьте приглашение прямо из модуля или из веб-версии СБИС. Документ уйдёт только после того, как покупатель примет приглашение.

Коды номенклатуры покупателя

Крупные сети и маркетплейсы часто требуют в УПД свои коды товаров или GTIN. Без них документ формально доставлен, но покупатель его отклоняет.

Задача решается сопоставлением: модуль хранит таблицу «наша номенклатура → код покупателя». Заполнять её стоит один раз на каждого такого покупателя.

Для маркированных товаров в УПД передаются коды маркировки. Если реализация оформлена с кодами, модуль выгрузит их автоматически. Если коды не заполнены, документ уйдёт, но покупатель не сможет принять товар в системе маркировки.

4. Как выгрузить реализацию из 1С в СБИС: три способа

Ниже порядок действий для каждого способа. Выберите один и не смешивайте их на одном документе — иначе получите дубль в кабинете СБИС.

Способ 1. Через модуль интеграции

1. Проведите документ реализации. Непроведённые документы модуль не выгружает.
2. Убедитесь, что по реализации создана счёт-фактура (если нужен УПД со статусом 1).
3. Откройте модуль СБИС и выберите раздел исходящих документов.
4. Задайте период, при необходимости — фильтр по контрагенту.
5. Отметьте галочками нужные реализации. Модуль покажет, какие уже были отправлены.
6. Нажмите отправку. Если подпись на этом компьютере, модуль попросит PIN-код токена.
7. Дождитесь, пока статус в списке сменится на «отправлен».

Если подписант работает в другом месте, документ можно выгрузить в СБИС без подписи. Он попадёт в черновики или на согласование, и директор подпишет его в веб-версии или в мобильном приложении.

Способ 2. Через файл XML

Этот способ не требует модуля. В типовых конфигурациях на форме реализации есть подменю ЭДО с командой выгрузки электронного документа в файл.

1. Откройте проведённую реализацию.
2. В подменю ЭДО выберите выгрузку документа в файл и укажите папку на диске.
3. 1С сформирует XML в формате ФНС (имя файла начинается с ON_NSCHFDOPPR для УПД).
4. Войдите в веб-версию СБИС, откройте исходящие документы и создайте новый документ загрузкой файла.
5. Проверьте реквизиты в карточке, подпишите и отправьте.

Способ 3. Через ЭДО в самой 1С с роумингом

Если у вас подключён сервис 1С-ЭДО через другого оператора, отправляйте реализацию оттуда. Покупатель в СБИС получит её через роуминг как обычный входящий документ. В СБИС в таком случае ничего загружать не нужно.

5. Статусы документа и что делать с отказами

После отправки документ проходит несколько стадий. Модуль подтягивает статусы в 1С, а при файловом способе их видно только в кабинете СБИС.

Если покупатель отклонил документ

Причина отказа видна в карточке документа в СБИС и в модуле. Чаще всего это неверная цена, количество или реквизиты.

• ✏️ Ошибка в реквизитах без изменения сумм — правьте реализацию и отправляйте заново как новый документ.
• 🔁 Ошибка в данных уже подписанного УПД (тот же период, суммы не менялись) — оформляйте исправление реализации в 1С и выгружайте исправленный УПД.
• 📉 Изменились количество или цена после подписания — нужна корректировка реализации и УКД.

6. Пакетная выгрузка и автоматизация отправки

При больших объёмах ручной выбор документов отнимает время. У интеграции СБИС есть несколько способов это сократить.

• 📦 Пакетная отправка. Отметьте в модуле все реализации за день и отправьте одним действием. Подпись применяется ко всем отмеченным документам сразу.
• ⏱ Отправка по расписанию. У «Тензора» есть отдельное приложение-коннектор, которое выгружает документы из базы по расписанию без участия бухгалтера. Подпись в этом случае — облачная или на токене, подключённом к серверу.
• 🔄 Обратная загрузка статусов. Включите в модуле обновление статусов: в журнале реализаций будет видно, что подписано, а что нет.
• 👥 Маршруты согласования. В СБИС настраивается цепочка: бухгалтер выгрузил, менеджер проверил, директор подписал.

Для регламентной выгрузки в клиент-серверной базе нужен пользователь 1С с правами на чтение документов и запуск обработки. Пароль этого пользователя храните отдельно и не используйте учётную запись администратора.

7. Частые ошибки при выгрузке реализации в СБИС

Большинство сбоев повторяется от организации к организации. Их можно разобрать по симптому.

Ещё одна частая история — истёкшая МЧД. Подпись действует, но доверенность закончилась, и документ отклоняется на стороне оператора. Сроки доверенностей стоит отслеживать так же, как сроки сертификатов.

8. Частые вопросы