Реестр на зачисление зарплаты из 1С:Бухгалтерии 3.0: от карточки проекта до ответа банка

Чтобы выгрузить ведомость в банк из 1С 8.3 Бухгалтерия по зарплатному проекту, создайте документ Зарплата и кадры → Ведомости в банк, выберите в нём зарплатный проект, заполните, проведите и выгрузите файл реестра командой выгрузки в форме документа. Этот XML-файл загружают в интернет-банк как реестр на зачисление, а деньги переводят одной платёжкой на итоговую сумму.

Файл не формируется, если в программе не настроен сам зарплатный проект или у сотрудников нет лицевых счетов. Поэтому порядок такой: проект → счета сотрудников → ведомость → файл → платёжка → ответ банка. Ниже каждый шаг с проверками, на которых обычно спотыкаются.

Подготовка: включаем зарплатные проекты и заводим карточку банка

В типовой Бухгалтерии 3.0 зарплатные проекты по умолчанию выключены. Пока опция не включена, в ведомости нет поля «Зарплатный проект», а выгружать нечего.

Включение функции

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. В разделе о выплате зарплаты установите флажок использования зарплатных проектов.
3. Закройте настройки кнопкой «Записать и закрыть».

После этого в разделе Зарплата и кадры появится справочник «Зарплатные проекты».

Карточка зарплатного проекта

Создайте элемент справочника и заполните поля по договору с банком:

• 🏦 Банк — выбирается из классификатора по БИК;
• 📄 Номер и дата договора — из договора на обслуживание зарплатного проекта;
• 🧾 Организация — если в базе несколько юрлиц, проект привязывают к каждому отдельно;
• 🔤 Формат файла и кодировка — версию формата обмена и кодировку называет банк;
• 🔢 Реквизиты отделения и филиала — если банк требует их в реестре;
• 🔐 Обмен через ДиректБанк — флажок ставят, только если банк поддерживает прямой обмен и договор на него заключён.

Лицевые счета сотрудников

Ведомость по зарплатному проекту заполняется только теми сотрудниками, у которых в программе есть лицевой счёт в этом проекте. Есть два пути.

Проверить, у кого счёта нет, просто: создайте пробную ведомость и нажмите «Заполнить». Кого нет в списке — у того нет лицевого счёта в этом проекте или дата начала действия счёта позже даты ведомости.

Документ «Ведомость в банк»: создание и заполнение

Когда начисления за месяц проведены, переходим к выплате.

Пошагово

1. Откройте Зарплата и кадры → Ведомости в банк и нажмите «Создать».
2. Укажите месяц выплаты и организацию.
3. В поле «Выплата» выберите, что платите: аванс, зарплату за месяц или другую выплату из предложенного списка.
4. Выберите зарплатный проект. Если проект в организации один, программа подставит его сама.
5. Нажмите «Заполнить». В табличную часть попадут сотрудники с лицевыми счетами и суммы к выплате.
6. Проверьте колонку с суммами и строку НДФЛ: программа показывает налог, удержанный с этой выплаты.
7. Нажмите «Провести».

Что проверить перед выгрузкой

• ✅ Число строк совпадает с количеством сотрудников на картах.
• ✅ Нет нулевых сумм: такие строки банк может отклонить целиком.
• ✅ Сумма ведомости сходится с остатком задолженности по счёту 70 за вычетом аванса и удержаний.
• ✅ Дата ведомости не раньше даты, с которой действуют лицевые счета.

Если суммы нужно поправить вручную, правьте их в табличной части до проведения. Правка после выгрузки файла создаёт расхождение между реестром в банке и учётом.

Выгрузка файла реестра для Клиент-Банка

Здесь два варианта: файлом через интернет -банк или напрямую через 1С:ДиректБанк.

Вариант 1. Файл XML вручную

1. Откройте проведённую ведомость.
2. В командной панели формы нажмите команду выгрузки файла (кнопка с надписью «Выгрузить файл» или аналогичная в меню «Ещё» — зависит от релиза).
3. Укажите папку для сохранения. Программа сформирует XML-файл реестра.
4. Зайдите в интернет-банк, найдите раздел зарплатного проекта и пункт импорта реестра (у банков он называется по-разному: «Зарплатная ведомость», «Реестр на зачисление», «Импорт списка»).
5. Загрузите файл, проверьте итог и количество строк на экране банка, подпишите.

Вариант 2. Через 1С:ДиректБанк

Если в карточке проекта включён прямой обмен, вместо команды выгрузки в форме ведомости появится отправка в банк. Реестр уходит с электронной подписью прямо из 1С, а ответ банка приходит туда же без загрузки файлов вручную.

Для этого нужны действующая электронная подпись руководителя, настроенный ДиректБанк и поддержка зарплатного обмена у конкретного банка. Уточнить последнее можно у банка.

Сравнение вариантов

Перечисление денег и закрытие задолженности по зарплате

Реестр — это только список «кому и сколько». Деньги на транзитный счёт банка уходят отдельной платёжкой.

Платёжное поручение на итоговую сумму

1. В списке Ведомости в банк выделите ведомость и нажмите «Оплатить ведомость».
2. Программа создаст платёжное поручение на итог ведомости с реквизитами банка из зарплатного проекта.
3. Проверьте назначение платежа: банки часто требуют номер договора и номер реестра. Требования к тексту назначения уточните в банке.
4. Выгрузите платёжку в Клиент-Банк обычным способом и отправьте.

Ведомость по зарплатному проекту в 1С 8.3 Бухгалтерия считается выплаченной только после отражения списания с расчётного счёта. Пока его нет, задолженность по счёту 70 висит, а дата фактической выплаты для НДФЛ не определена.

Что сформируется в учёте

После проведения списания с расчётного счёта с видом операции на перечисление заработной платы по ведомостям:

• Дт 70 Кт 51 — на сумму ведомости в разрезе сотрудников;
• в регистрах НДФЛ фиксируется дата выплаты, от неё зависит срок перечисления налога.

Списание создают из выписки банка: при загрузке выписки 1С сама сопоставит платёж с ведомостью, если платёжка создавалась кнопкой «Оплатить ведомость». Если сопоставления нет, откройте списание и выберите ведомость вручную в его табличной части.

НДФЛ с выплаты по ведомости

С 2023 года НДФЛ платят единым налоговым платежом, отдельная платёжка «на налог» к каждой ведомости не нужна. Срок зависит от даты выплаты по ведомости:

• 📅 налог, удержанный с 1 по 22 число месяца, — перечислить не позднее 28 числа этого же месяца;
• 📅 удержанный с 23 числа по последнее число месяца — не позднее 5 числа следующего месяца;
• 📅 в декабре действует особый срок для периода с 23 по 31 декабря — его проверяйте по статье 226 НК РФ.

Пример: зарплату за март перечислили по ведомости 5 апреля. Налог попадает в период с 1 по 22 апреля и уплачивается до 28 апреля. Поэтому дата списания с расчётного счёта в 1С должна совпадать с датой в выписке банка, а не с датой ведомости.

Форматы файлов: XML, кодировки и требования банков

Почти все банки, работающие с 1С, принимают реестр в формате стандарта обмена по зарплатным проектам. Разница между банками обычно в трёх местах.

Если банк требует собственный формат, не совпадающий со стандартом (такое бывает у небольших банков), у вас три пути:

1. Попросить у банка конвертер из стандартного XML в их формат — многие такие утилиты дают бесплатно.
2. Заказать внешнюю обработку выгрузки у программиста.
3. Перейти на ДиректБанк, если банк его поддерживает.

Ответ банка: незачисленные суммы и возвраты

После обработки реестра банк присылает подтверждение: кому деньги зачислены, а кому нет. Обычно это тоже XML-файл. Его стоит загрузить обратно в 1С, чтобы в ведомости появились отметки о зачислении.

Почему банк не зачислил сумму

• ❌ Счёт закрыт или заблокирован (сотрудник уволился и закрыл карту).
• ❌ ФИО в реестре не совпадает с данными банка: опечатка, смена фамилии, «е» вместо «ё».
• ❌ Номер счёта с ошибкой в одной цифре.
• ❌ Счёт открыт в другом зарплатном проекте или в другом банке.

Что делать с незачисленными

1. Узнайте у банка, что будет с деньгами: вернут на расчётный счёт организации или оставят на транзитном счёте до уточнения.
2. Исправьте причину в 1С: введите новый лицевой счёт с новой датой или поправьте ФИО в карточке физлица.
3. Если деньги вернулись на расчётный счёт, отразите поступление: документ Банк и касса → Банковские выписки → Поступление с видом операции «Прочее поступление» и корреспонденцией Дт 51 Кт 70 по конкретному сотруднику. Долг перед ним снова появится.
4. Создайте новую ведомость в банк только на этого сотрудника, выгрузите и оплатите её.

Печать ведомости и проверка выплат

Банку иногда нужна бумажная копия реестра с подписью руководителя и печатью, особенно при подключении проекта.

Печатные формы

• 🖨 В форме ведомости нажмите «Печать» и выберите печатную форму списка перечислений. В ней ФИО, номера лицевых счетов и суммы.
• 🖨 Для сотрудников — Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчетный листок, где выплата по ведомости видна отдельной строкой.

Как сверить, что всё выплачено

1. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 за месяц с детализацией по сотрудникам.
2. Кредитовое сальдо на конец месяца должно остаться только по тем, кому зарплату ещё не платили, например по межрасчётной выплате следующего месяца.
3. Сравните итог ведомости в 1С с суммой в выписке и с итогом реестра в интернет-банке. Все три числа должны совпадать.

Пример: начислено 412 000 руб., НДФЛ 13 % — 53 560 руб., аванс выплачен 150 000 руб. Ведомость на зарплату — 412 000 − 53 560 − 150 000 = 208 440 руб. Эта же сумма должна стоять в платёжке и в реестре.

Частые вопросы