Блокировка доступа и удаление уволенного сотрудника в 1С

Первое действие после увольнения — снять у человека вход в программу: откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, найдите учётную запись и уберите флажок «Вход в программу разрешён». С этого момента войти в базу он не сможет, а все его документы, кадровые данные и история действий останутся на месте.

Дальше — нюансы. Активный сеанс так сразу не оборвётся, физлицо и начисления трогать нельзя, а полное удаление учётной записи стирает след в журнале регистрации. Ниже — порядок, при котором доступ закрывается мгновенно, а отчётность и база не страдают.

Разберём на примере типовых конфигураций на платформе 8.3 (интерфейс «Такси»): 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. В обеих управление пользователями устроено одинаково.

Сначала закрываем вход в программу

Учётная запись (пользователь информационной базы) и элемент справочника «Пользователи» — это две разные сущности. Флажок «Вход в программу разрешён» в карточке пользователя управляет именно учётной записью: пока он снят, логина и пароля у человека фактически нет.

Что сделать:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Двойным щелчком откройте карточку уволенного.
3. Снимите флажок «Вход в программу разрешён» и запишите карточку.

Есть и второй мягкий вариант — флажок «Недействителен» в той же карточке. Он убирает пользователя из списков выбора (например, при назначении ответственного), но саму запись и ссылки на неё сохраняет. Удобно, когда нужно спрятать уволенного из выпадающих списков, но не ломать историю.

Снятие входа не обрывает уже открытый сеанс. Если человек прямо сейчас сидит в базе, он продолжит работать до выхода. Как выставить его принудительно — в следующем разделе.

Как завершить активный сеанс уволенного

Пока у уволенного открыта программа, он видит данные и может что-то поменять. Способ завершить сеанс зависит от того, как развёрнута база.

Файловая база (один каталог на сетевой папке). Принудительно «выкинуть» конкретного пользователя из файловой базы штатно нельзя — список активных пользователей (Главное меню → Все функции → Стандартные → Активные пользователи или Сервис → Активные пользователи) показывает, кто в базе, но кнопки «завершить» там нет. Варианты: попросить человека выйти, либо воспользоваться режимом блокировки (ниже), после чего сеанс закроется сам.

Клиент-серверная база (есть сервер 1С:Предприятия). Здесь сеанс завершает администратор кластера через консоль администрирования серверов или утилиту rac. В консоли: раскройте кластер → Сеансы, найдите строку пользователя и удалите сеанс. Через командную строку список сеансов покажет rac session list, а конкретные параметры удаления смотрите в rac help — наугад ключи подставлять не нужно.

Универсальный приём для обеих баз — блокировка работы пользователей: Администрирование → Обслуживание → Блокировка работы пользователей. Включаете блокировку, задаёте время начала, и к этому моменту платформа сама завершит сеансы тех, у кого нет права работать при блокировке. Приём жёсткий (он вытесняет всех обычных пользователей), поэтому применяйте его в нерабочее время или когда в базе один «лишний» человек.

Порядок при срочном увольнении (например, человека отстранили прямо сегодня) выглядит так:

1. Снимаете вход в карточке — чтобы он не зашёл заново после выхода.
2. Завершаете текущий сеанс (консоль кластера или блокировка).
3. Проверяете по журналу регистрации, что сеанс действительно закрыт.

Если спешки нет, достаточно первого шага: человек доработает смену, выйдет сам, а обратно уже не войдёт.

Удалять учётную запись или оставить заблокированной

Соблазн после увольнения — удалить пользователя подчистую. Делать это сразу не стоит. Разберём, что выбрать.

Рекомендация простая: для большинства случаев достаточно снять вход и, при желании, пометить «Недействителен». Полное удаление оставьте на потом.

Если всё же решили удалить:

1. В списке пользователей выделите запись → правой кнопкой → «Пометить на удаление».
2. Запустите Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.
3. Контроль ссылок покажет, где пользователь ещё используется (автор документа, ответственный, настройки). Пока такие ссылки есть, запись не удалится.

Когда полное удаление действительно оправдано: учётку завели по ошибке, человек ни одного документа не создал, и в журнале регистрации по нему нет значимых событий. В такой ситуации ссылок не будет, и запись удалится чисто. Во всех остальных случаях заблокированная учётная запись — безопаснее и обратимее удаления.

Что делать со справочником физлиц и кадровыми данными

Здесь главная ошибка новичка — попытаться «почистить» базу от уволенного, удалив его физлицо и начисления. Кадровые и зарплатные данные уволенного удалять нельзя.

Причины:

• 📄 По уволенному сдаётся отчётность и после увольнения: 6-НДФЛ за год, РСВ, персонифицированные сведения, данные для СФР. Удалите физлицо — отчёты не соберутся.
• 🗂 Персональные данные и документы по труду хранятся установленные сроки (годами). Внезапное удаление — нарушение правил хранения.
• 🔗 Физлицо связано с сотрудником, начислениями, выплатами, договорами. Ссылок столько, что помеченное на удаление всё равно не удалится.

Что действительно нужно сделать в кадрах — это корректно оформить увольнение документом, а не вычищать справочники:

1. В 1С:ЗУП 3.1: Кадры → Увольнения (или из карточки сотрудника — создать документ «Увольнение»). Указываете дату и основание, проводите.
2. В 1С:Бухгалтерии с кадровым блоком: Зарплата и кадры → Кадровые документы → Увольнение.
3. После проведения сотрудник автоматически уходит из списков действующих, в отчётах по численности он уже не учитывается как работающий.

Так человек «исчезает» из рабочих списков правильно — через кадровый документ, а данные остаются для отчётности и проверок.

Снятие прав и вывод из групп доступа

Если уволенному выдавали особые права (доступ к банку, к зарплате, к удалению документов), после блокировки входа их стоит снять — на случай, если учётку когда-нибудь реактивируют по ошибке.

Права в типовых конфигурациях раздаются через профили и группы доступа:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа (или вкладку «Права доступа » прямо в карточке пользователя).
2. Посмотрите, в какие группы входит человек.
3. Выведите его из групп, которые давали расширенный доступ, оставив при необходимости только базовую.

Для учёта «кто что мог» полезно заранее не раздавать роли поштучно, а держать несколько профилей (бухгалтер, кадровик, расчётчик). Тогда при увольнении достаточно убрать человека из группы, а не разбирать десятки отдельных ролей.

Отдельно проверьте персональные настройки, которые уволенный мог сделать «под себя»: назначение ответственным по умолчанию в документах, личные правила обмена, запланированные рассылки отчётов на его почту. Их переносят на другого сотрудника, иначе часть процессов после ухода человека встанет. Быстрее всего это видно в карточке пользователя на вкладках настроек и в списке регламентных заданий, если какие-то были привязаны к нему.

Если база опубликована в вебе или на мобильном клиенте

Частый недосмотр: доступ закрыли в «толстом» клиенте на рабочем компьютере, а база при этом опубликована как веб-клиент или доступна через мобильное приложение . Человек уходит домой и спокойно заходит из браузера.

Хорошая новость — отдельно ничего отключать не нужно. Флажок «Вход в программу разрешён» управляет учётной записью информационной базы целиком. Снятый вход закрывает человеку все каналы сразу: толстый клиент, веб-клиент и мобильный клиент. Это один и тот же логин.

Что всё же стоит проверить дополнительно:

• 🌐 Если база опубликована на сервере, убедитесь, что уволенный не сохранил пароль в браузере на рабочем или общем компьютере.
• 📱 На выданном рабочем телефоне с мобильным клиентом удалите сохранённое подключение к базе.
• 🔑 Если человек знал пароль от общей технологической учётки (например, «для обмена» или «администратор»), этот пароль нужно сменить — блокировка личной учётки его не закрывает.

Проверка по журналу регистрации

После блокировки имеет смысл убедиться, что доступ действительно закрыт и уволенный больше ничего не менял. Для этого есть журнал регистрации — встроенный аудит всех событий базы.

Открывается он в Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Что в нём проверить:

• 🔎 Отбор по пользователю. Настройте отбор по имени уволенного — увидите все его входы, выходы и изменения данных.
• 🕑 Последний вход. Событие «Сеанс. Начало» покажет, когда человек заходил в последний раз. После блокировки новых входов быть не должно.
• ✏️ Изменения перед уходом. Отбор по событиям изменения данных помогает понять, не удалил ли и не переправил ли сотрудник что-то напоследок.

Если после снятия входа в журнале появляются новые успешные сеансы этого пользователя — значит, у него есть вторая учётка или он заходит под чужой. Это повод пересмотреть, кому вы раздали пароли.

Насколько глубоко виден след, зависит от настроек журнала. По умолчанию платформа пишет основные события (входы, ошибки, предупреждения), а запись изменений данных включается отдельно в настройках журнала регистрации. Если по уволенным хочется видеть не только входы, но и правки документов, уровень протоколирования стоит поднять заранее — задним числом события не появятся.

Частые ошибки при удалении сотрудника из 1С

Собрал промахи, которые приходится разгребать чаще всего. Это не повтор шагов выше, а именно последствия неверных решений.

Частые вопросы