Формируем справку о доходах физлица в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Справку для выдачи работнику ищите в разделе Зарплата и кадры (в Бухгалтерии) или Отчётность, справки (в ЗУП) — пункт с названием 2-НДФЛ для сотрудников. Привычное название осталось, а вот формы под него две: одну отдают физлицу на руки, вторую в налоговую отдельно уже не сдают.

Это главная путаница по теме. Самостоятельный отчёт 2-НДФЛ в ФНС отменён начиная с отчётности за 2021 год — сведения о доходах каждого физлица теперь входят в годовой расчёт 6-НДФЛ (Приложение № 1). А вот справка о доходах, которую сотрудник просит для кредита, визы или нового работодателя, никуда не делась: это та же форма, и в обиходе её по-прежнему зовут 2-НДФЛ.

Ниже — как сформировать такую справку в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, где программа берёт коды доходов и вычетов и что делать, если суммы не сходятся.

Что проверить в базе перед формированием

Справка строится из уже проведённых документов начисления и из регистров учёта НДФЛ. Если за месяц зарплата не начислена или налог не удержан, в справку попадут нули или неполные суммы. Поэтому сначала — проверка исходных данных.

Пройдитесь по короткому списку, прежде чем жать «Сформировать»:

Отдельно проверьте статус физлица. Для нерезидента ставка и порядок расчёта другие, и справка это учитывает только если статус указан в карточке на нужную дату. Статус задаётся в карточке сотрудника либо физлица — поле со значением «Резидент / Нерезидент / Высококвалифицированный специалист» и т. д.

Как сформировать справку в 1С:ЗУП 3.1

В Зарплате и управлении персоналом справка для работника живёт отдельно от отчётности в ФНС.

1. Откройте раздел Отчётность, справки.
2. Выберите 2-НДФЛ для сотрудников (справка о доходах для выдачи на руки).
3. Нажмите «Создать», укажите организацию, год и сотрудника.
4. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет доходы, вычеты, исчисленный, удержанный и перечисленный налог.
5. Проверьте суммы, при необходимости — «Печать» или сохранение в файл.

Если сотруднику нужна справка за несколько лет, создайте отдельный документ на каждый год: форма годовая, объединить периоды в одном бланке нельзя.

Документ в ЗУП, который называется 2-НДФЛ (для передачи в ИФНС), в части отдельной отправки больше не актуален — его роль выполняет годовой 6-НДФЛ. Для выдачи работнику используйте именно «для сотрудников».

Справки сразу нескольким сотрудникам

Когда справки нужны пачкой (например, перед отпускным сезоном или по запросу отдела кадров), не создавайте по одному документу на каждого.

В документе «2-НДФЛ для сотрудников» можно добавить несколько физлиц табличной частью: указываете организацию и год, затем подбираете список сотрудников. После заполнения доступна печать всех справок разом и сохранение в один файл.

Для отправки по электронной почте сохраните справку из формы печати в PDF: в командной панели печатной формы есть сохранение в файл, формат выбирается из списка (PDF, Excel и др.). Так работнику уходит готовый документ, а не скан.

Как выписать справку в 1С:Бухгалтерии 3.0

Если зарплата считается прямо в Бухгалтерии предприятия (без отдельной ЗУП), справка собирается там же.

1. Раздел Зарплата и кадры.
2. В блоке, посвящённом НДФЛ, — пункт 2-НДФЛ для сотрудников.
3. «Создать» → организация, год, физлицо → «Заполнить».
4. Проверьте и распечатайте либо выгрузите в файл.

Логика та же, что в ЗУП: справка берёт данные из проведённых документов «Начисление зарплаты» и ведомостей. Разница только в путях меню и в том, что в Бухгалтерии нет части кадровых и расчётных возможностей полноценной ЗУП.

Коды доходов и вычетов: откуда они берутся

Каждая строка справки — это код дохода и, если есть, код вычета. 1С подставляет их автоматически из настройки вида начисления, а не вручную по каждому сотруднику.

Самые частые коды доходов, которые видно в справке:

• 💰 2000 — зарплата, оплата по окладу и часам;
• 🏖 2012 — отпускные;
• 🤒 2300 — пособие по больничному (облагаемая НДФЛ часть);
• 🎁 2720 — стоимость подарков;
• 📄 2010 — выплаты по договорам ГПХ;
• 💵 2002 — производственные премии.

И вычеты:

• 👶 126 / 127 / 128 — стандартные на первого, второго, третьего и последующих детей;
• 🎁 501 — необлагаемая часть стоимости подарков (до установленного лимита);
• 🩺 503 — необлагаемая материальная помощь в пределах лимита.

В справке доходы группируются по ставкам налога. По основной налоговой базе резидента применяется прогрессивная шкала (13% и повышенная ставка с суммы дохода сверх установленного порога), поэтому в справке может быть несколько разделов с разными ставками по одному человеку. Программа разносит доходы по ставкам сама — вручную ничего делить не нужно.

Коды доходов и вычетов утверждены ФНС единым перечнем; в типовых конфигурациях справочники заполнены и обновляются вместе с релизом. Если какой-то выплаты в справке нет или она идёт с неверным кодом — проверьте настройку соответствующего вида начисления: именно там задано, каким кодом дохода отражать выплату и облагается ли она НДФЛ.

Что с отправкой в ФНС: отдельная 2-НДФЛ отменена

Это ключевой момент, из-за которого тема вызывает вопросы. Отдельный файл 2-НДФЛ в налоговую больше не выгружают.

• До отчётности за 2020 год включительно — сдавали отдельную 2-НДФЛ (признак 1 и признак 2) по итогам года.
• Начиная с доходов 2021 года — сведения о доходах физлиц вошли в расчёт 6-НДФЛ как Приложение № 1. Оно заполняется один раз в год, при сдаче годового 6-НДФЛ.

В 1С это выглядит так: когда вы формируете 6-НДФЛ за год (через 1С-Отчётность), Приложение № 1 по каждому физлицу программа заполняет автоматически из тех же данных учёта. Отдельно ничего выгружать и подписывать не нужно.

Сообщение о невозможности удержать налог (бывший «признак 2») теперь тоже передаётся в составе того же годового 6-НДФЛ — отдельной формой это не отправляют.

Итого разделяйте две задачи:

• работнику на руки — справка «2-НДФЛ для сотрудников», в любой момент и за любой год;
• в налоговую — ничего отдельного, данные уходят в годовом 6-НДФЛ.

Чем проверить справку перед выдачей

Прежде чем печатать, сверьте справку с учётными данными. Два удобных способа.

Расчётные листки. Откройте расчётный листок сотрудника за год (в ЗУП — раздел Зарплата, печать расчётных листков; в Бухгалтерии — через ведомость или отчёт по зарплате). Сумма начисленного дохода и удержанного НДФЛ в листках должна совпасть со справкой.

Отчёты по НДФЛ. В ЗУП есть группа аналитических отчётов по НДФЛ — анализ налога по месяцам и контроль исчисленного, удержанного и перечисленного. Они показывают расхождения помесячно: сразу видно, в каком месяце удержанный налог отстаёт от исчисленного. Найдёте их в разделе с налогами и взносами.

Что именно сверять:

• доход по каждому коду — с данными начислений;
• исчисленный НДФЛ — расчётным путём (доход минус вычеты, умножить на ставку);
• удержанный — он не должен быть больше исчисленного за год;
• перечисленный — закрывает удержанный, если налог уплачен.

Проверьте и реквизиты: ИНН сотрудника, его Ф. И. О. и дату рождения, код ИФНС, ОКТМО и КПП организации. Ошибка в ИНН — частая причина, по которой справку не принимают во внешней инстанции.

Частые ошибки и как их избежать

Суммы в справке почти всегда «едут» по одной из нескольких причин. Разберём их отдельно от шагов выше.

Ещё одно: справку за текущий, не закрытый год выдать можно, но она покажет доход только по проведённым на дату документам. Если год не завершён, предупредите сотрудника, что суммы промежуточные.

Срок выдачи справки и в какой форме

Справку о доходах работодатель обязан выдать по письменному заявлению работника. Отказать нельзя — обязанность прямо следует из налогового и трудового законодательства.

• Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (по правилам выдачи документов, связанных с работой).
• Форма — действующий бланк справки о доходах и суммах налога физического лица (его же в быту называют 2-НДФЛ).
• Бывшим работникам справку тоже выдают — ограничений по дате увольнения нет, пока у вас есть данные учёта.

Частые вопросы