Оформление акта выполненных работ и услуг в 1С

Отдельного документа с названием «Акт» в 1С:Бухгалтерии нет. Акт на услуги или выполненные работы — это печатная форма документа Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги (акт, УПД)». Заполняете документ, проводите, нажимаете «Печать» и выбираете «Акт об оказании услуг».

Это сбивает с толку новичков: ищут кнопку «Создать акт», не находят и решают, что функции нет. На деле всё собрано в одном документе реализации — он и делает проводки, и печатает акт, и уходит контрагенту по ЭДО.

Ниже — как выбрать правильный документ под ваш случай, заполнить его без ошибок в суммах и НДС, настроить печать с факсимиле, отправить акт электронно и что делать, если в проведённом акте нашлась ошибка. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»); в УТ 11 и ERP логика та же, названия разделов отличаются.

Каким документом выписать акт на услуги

Выбор зависит от того, что именно вы продаёте и скольким контрагентам сразу.

• 📄 Разовая услуга одному клиенту — Реализация (акты, накладные, УПД), вид операции «Услуги (акт, УПД)». Это основной сценарий.
• 📦 Услуга вместе с товаром в одной отгрузке — та же «Реализация», вид «Товары, услуги, комиссия»: на закладке «Товары» — номенклатура, на закладке «Услуги» — работы.
• 🔁 Одинаковая услуга многим клиентам (аренда, абонентская плата, обслуживание) — документ Продажи → Оказание услуг. Он выставляет акты сразу списку контрагентов из одного окна.
• 🏭 Производственные услуги со списанием затрат — Производство → Оказание производственных услуг: кроме выручки он спишет плановую себестоимость по счёту 20.

Акт закрывает факт выполнения работ по договору подряда или возмездного оказания услуг — именно он подтверждает, что обязательство исполнено и у заказчика возникли расходы.

С точки зрения 1С разницы между «актом выполненных работ» (подряд) и «актом об оказании услуг» нет — это одна и та же печатная форма документа реализации. Различие только в формулировках договора и названии работ в табличной части. Поэтому не ищите в программе отдельный «акт выполненных работ »: выписываете ту же реализацию услуг, а в наименовании номенклатуры указываете работу.

Как создать акт: пошаговый порядок

Разберём базовый случай — разовую услугу одному контрагенту.

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Реализация» → «Услуги (акт, УПД)».
2. Укажите контрагента и договор. Если договора нет — создайте его прямо из поля подбора; без договора акт провести можно, но для ЭДО и взаиморасчётов он нужен.
3. Проверьте организацию и банковский счёт — подставляются из настроек, но при нескольких организациях перепроверьте.
4. В табличной части добавьте номенклатуру услуги из справочника. Для услуги важен не «Вид номенклатуры: Товар», а «Услуга» — тогда программа не требует склад и партию.
5. Заполните количество, цену, ставку НДС. Сумма и НДС посчитаются сами. Колонку «Счета учёта» программа подставит по настройкам номенклатуры (обычно выручка на 90.01).
6. Внизу проверьте строку «НДС в сумме» или «НДС сверху» — от этого зависит итог. Если цена уже с НДС, выберите «в том числе».
7. Проведите документ кнопкой «Провести» (или «Провести и закрыть»).

Дата акта = дата подписания сторонами, то есть дата, на которую услуга считается оказанной. Для НДС и признания выручки важна именно она.

Если услуга длительная и закрывается в конце месяца, ставьте дату последним числом месяца — тогда выручка и НДС попадут в тот период, к которому относятся. Акт, датированный следующим месяцем, сдвинет выручку и может разойтись с декларацией контрагента.

Какие проводки сформирует акт

После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» (показать движения) — там видно, что ушло в учёт.

Выручка попадает на счёт 90.01.1, НДС — на 68.02. Задолженность заказчика отражается на 62.01. Если по номенклатуре настроен счёт затрат, себестоимость спишется не самим актом, а регламентной операцией «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» при закрытии месяца.

Счёт-фактуру на реализацию выставляйте по кнопке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа — отдельно её создавать не нужно.

Печать акта: логотип, факсимиле и подпись

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт об оказании услуг» (или «Универсальный передаточный документ», если работаете по УПД). Форму можно сохранить в PDF, Excel или сразу отправить на принтер.

Чтобы на акте печатались логотип, подпись и печать организации без ручного дорисовывания, настройте их один раз:

1. Откройте Главное → Организации и выберите свою организацию.
2. Перейдите по ссылке «Логотип и печать».
3. Загрузите файл логотипа, изображение печати и факсимиле подписей руководителя и главного бухгалтера.
4. Там же есть ссылка-инструкция, как корректно подготовить изображение печати — программа подскажет требования к файлу.

После этого печатные формы актов, счетов и накладных будут выходить уже с реквизитами — удобно для обмена сканами и для клиентов без ЭДО.

Если нужен акт нестандартной формы (своя шапка, дополнительные реквизиты), штатную форму не трогают — делают внешнюю печатную форму или расширение конфигурации и подключают через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки.

Отправка акта контрагенту по ЭДО

Если подключён сервис 1С-ЭДО и контрагент есть в списке, акт отправляется прямо из документа.

1. В проведённой реализации нажмите «ЭДО» → «Отправить электронный документ» (или «Просмотреть электронный документ»).
2. Программа сформирует комплект (акт, при необходимости — счёт-фактуру или УПД) и предложит подписать его сертификатом.
3. После подписания документ уходит оператору ЭДО; статус отслеживается в Продажи → Текущие дела ЭДО.

Важный нюанс по подписи. Для счёта-фактуры и УПД с НДС электронная подпись должна быть квалифицированной (УКЭП). А вот сам акт как первичный документ стороны по соглашению вправе подписывать и неквалифицированной подписью — закон этого не запрещает. На практике, чтобы не плодить сертификаты, акты тоже подписывают УКЭП.

Если контрагент к ЭДО не подключён, отправьте приглашение из его карточки (ЭДО → Пригласить к обмену) — после принятия обмен пойдёт автоматически.

Электронный акт имеет ту же юридическую силу, что и бумажный с живой подписью: распечатывать и дублировать его почтой не нужно. Оригинал хранится в базе, при проверке выгружается вместе с подписями и протоколом обмена. Это и есть главный выигрыш ЭДО по актам — не теряются закрывающие документы и не приходится «догонять» контрагента за подписанным экземпляром.

Как исправить или аннулировать акт

Способ зависит от того, успели ли вы сдать отчётность за период и ушёл ли акт по ЭДО.

Период открыт, акт никуда не отправлен. Просто откройте документ, исправьте сумму или услугу и перепроведите. Старые движения перезапишутся.

Нужно изменить уже закрытый акт (сумму или объём услуг). Не правьте исходный документ — введите на его основании «Корректировку реализации»: Продажи → Корректировки реализации или из самого акта «Создать на основании → Корректировка реализации». Она отразит изменение датой соглашения и сделает корректные проводки и корректировочный счёт-фактуру.

Акт выписан ошибочно и его нужно убрать полностью. Если период не закрыт — пометьте документ на удаление (Ещё → Пометить на удаление) и удалите через Администрирование → Удаление помеченных объектов. Если период уже сдан — не удаляйте, а сторнируйте операцией сторно, чтобы не ломать закрытые регистры.

Акт ушёл по ЭДО и подписан. Односторонне удалить его нельзя. Инициируйте аннулирование через ЭДО: Текущие дела ЭДО → выбрать документ → Аннулировать. Контрагент должен согласиться. После аннулирования в ЭДО скорректируйте учёт сторнированием или корректировкой.

Массовое выставление актов и ускорение работы

Когда актов много и они однотипные, ручное создание — потеря времени. Несколько приёмов.

• 🔁 Документ «Оказание услуг». Для регулярных услуг (аренда, абонплата, обслуживание) один документ Продажи → Оказание услуг создаёт акты сразу по списку контрагентов. Указываете услугу, цену и список клиентов — программа формирует отдельный акт каждому.
• 📑 Ввод на основании. Акт можно создать из счёта покупателю или из заказа: «Создать на основании». Строки и реквизиты перенесутся, пересчитывать не придётся.
• 📋 Копирование прошлого акта (Ещё → Скопировать) — быстрее всего для клиента, которому выставляете одно и то же каждый месяц.
• ✉️ Пакетная отправка по ЭДО. В Текущие дела ЭДО можно выделить несколько документов и отправить их одним действием, а не открывать каждый.

Все выписанные акты лежат в одном журнале — Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Отфильтруйте список по контрагенту или периоду, чтобы быстро найти нужный документ, посмотреть его статус оплаты и ЭДО или выставить повторно копированием.

Перед тем как закрыть тему, пройдите короткий чек-лист — он собирает то, из-за чего акты чаще всего приходится переделывать.

Частые вопросы