Аванс в 1С: как оформить, провести и выставить счёт-фактуру

Выписать аванс в 1С — это не просто занести поступление денег в программу. Ключевое действие бухгалтера другое: отразить предоплату на счёте 62.02, начислить НДС по расчётной ставке и вовремя выставить счёт-фактуру на аванс. Деньги на расчётный счёт заносит и оператор, а вот налог с аванса забывают начислить чаще всего.

Разберём на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, что и в какой последовательности делать, когда ваша организация получила предоплату от покупателя. Отдельно покажем, чем отличается работа с авансами в 1С:УНФ, как считать НДС в валютных сделках и какие отчёты сверить, чтобы аванс не «завис» в учёте.

Полученный и выданный аванс: какой документ выбрать

Прежде чем что-то проводить, определите сторону сделки. От этого зависят и счета, и документ.

• 💰 Аванс получен от покупателя (предоплата за ваши товары или услуги). Отражается на счёте 62.02. Если вы плательщик НДС — с него начисляется налог и выставляется счёт-фактура на аванс. Это самый частый случай и основной смысл запроса «выписать аванс».
• 📤 Аванс выдан поставщику (вы перечислили деньги вперёд). Отражается на счёте 60.02. Счёт-фактуру на аванс выставляет поставщик, а вы можете принять НДС к вычету на основании его документа.

В обоих случаях «первичным» действием в 1С будет документ оплаты — банковская выписка или кассовый ордер. А вот счёт-фактуру на аванс при полученной предоплате вы формируете сами.

Дальше идём по сценарию «получен аванс от покупателя» — именно он требует проводок и счёта-фактуры.

Как провести полученный аванс в 1С:Бухгалтерии 8.3

Поступление предоплаты отражается банковской выпиской. Путь: Банк и касса → Банковские выписки.

1. Создайте документ Поступление на расчётный счёт (кнопка Поступление).
2. Вид операции — Оплата от покупателя.
3. Заполните плательщика, сумму, договор.
4. Проверьте поля Счёт расчётов — 62.01 и Счёт авансов — 62.02. Это заполняется по умолчанию, но если контрагент новый, значения стоит сверить.
5. Поле Погашение задолженности оставьте Автоматически — программа сама решит, что считать авансом, а что — оплатой уже отгруженного.
6. Проведите документ.

Логика поля Автоматически простая: если за покупателем числится долг по счёту 62.01, деньги сначала закроют его, а остаток уйдёт в аванс на 62.02. Если долга нет — вся сумма станет авансом.

Если в выписке вручную поставить счёт 62.01 вместо 62.02, программа не определит аванс и не предложит выставить счёт-фактуру. Это ошибка №1 по авансам, к ней ещё вернёмся.

После проведения выписки деньги уже на счёте 62.02, но НДС пока не начислен — для этого нужен отдельный документ.

Счёт-фактура на аванс: как выставить и настроить автовыписку

НДС с полученного аванса начисляется счётом-фактурой на аванс. Создать её можно двумя способами.

Вручную из выписки. Откройте проведённое Поступление на расчётный счёт и нажмите Создать на основании → Счёт-фактура выданный. Программа подставит сумму и рассчитает налог по расчётной ставке.

Пакетно за период. Путь: Банк и касса → Счета-фактуры на аванс. Обработка найдёт все незакрытые авансы за выбранный период и выпишет счета-фактуры одной кнопкой Выполнить. Удобно в конце квартала, когда авансов много.

Срок на выписку — 5 календарных дней с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). За этот порядок в 1С отвечает настройка. Путь: Главное → Налоги и отчёты → НДС → Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Варианты:

Какая ставка НДС на аванс

С аванса налог считается по расчётной ставке, а не по прямой. Для товаров со ставкой 20% это 20/120, для ставки 10% — 10/110. То есть из суммы с налогом выделяется сам налог.

Прикиньте сумму НДС с вашего аванса:

Проводки по авансам: разбор на примерах

Возьмём сквозной пример. Покупатель перечислил аванс 120 000 ₽ под поставку товара со ставкой НДС 20%. Через две недели отгрузили товар ровно на эту сумму.

НДС с аванса: 120 000 × 20/120 = 20 000 ₽.

Обратите внимание на две записи по счёту 76.АВ. Сначала НДС с аванса туда начисляется (Дт 76.АВ), а при отгрузке — принимается к вычету (Кт 76.АВ). В итоге по этой сделке счёт 76.АВ закрывается в ноль. Если он не закрылся — отгрузку забыли «связать» с авансом.

Зачёт аванса (Дт 62.02 Кт 62.01) и вычет НДС (Дт 68.02 Кт 76.АВ) 1С формирует автоматически при проведении документа реализации — вручную эти проводки делать не нужно. Главное — чтобы в реализации был указан тот же договор, что и в авансе.

💡 Если аванс закрывается не полностью (отгрузили на меньшую сумму), к вычету принимается НДС только с зачтённой части. Остаток так и висит на 62.02 и 76.АВ до следующей отгрузки.

Авансы в 1С:УНФ: чем отличается от Бухгалтерии

1С:УНФ (Управление нашей фирмой) ведёт прежде всего оперативный учёт движения денег, а не развёрнутый бухгалтерский. Поэтому работа с авансами здесь выглядит иначе.

• Поступление денег оформляется документом Приход денег (банк или касса) с видом операции «Оплата от покупателя».
• Аванс привязывается к Заказу покупателя. Именно заказ связывает предоплату и будущую отгрузку, а не счёт 62 напрямую.
• Зачёт аванса происходит при проведении отгрузки по тому же заказу — деньги автоматически «подтягиваются» к реализации.

Ключевое отличие по НДС: большинство пользователей УНФ работают на УСН, где НДС с авансов не начисляется и счёт-фактура не нужна. Если же организация на УНФ применяет ОСНО, регламентированный учёт и счета-фактуры на аванс формируются в соответствующем блоке — но набор реквизитов и путей там заметно беднее, чем в Бухгалтерии 8.3.

Проводки, показанные выше, относятся к Бухгалтерии 8.3. В УНФ при упрощёнке их попросту нет: доход признаётся «по оплате», и аванс сразу влияет на книгу учёта доходов.

Авансы в валюте и по экспортным сделкам

Здесь чаще всего ошибаются с переоценкой и ставкой НДС.

Валютные авансы не переоцениваются. По ПБУ 3/2006 полученные и выданные авансы фиксируются по курсу на дату поступления (перечисления) денег и дальше не пересчитываются. Курсовая разница по самому авансу не возникает. Выручка в части, покрытой авансом, тоже признаётся по курсу на дату аванса, а не на дату отгрузки.

На практике это значит: если покупатель-нерезидент прислал предоплату в валюте, в 1С она ляжет на 62.22 (валютные авансы) по курсу дня поступления и при переоценке на конец месяца затронута не будет. Переоценивается только непогашенная задолженность, но не аванс.

НДС по экспорту. По авансам под товары, облагаемые по ставке 0% (экспорт), НДС не начисляется — такие суммы не включаются в налоговую базу (п. 1 ст. 154 НК РФ). То есть счёт-фактуру на аванс по экспортной поставке выписывать не нужно.

Аванс, выданный поставщику: вычет НДС

Зеркальная ситуация — вы сами перечислили предоплату. Здесь счёт-фактуру на аванс выставляет поставщик, а ваша задача — принять НДС к вычету, если условие о предоплате есть в договоре.

Платёж оформляется выпиской Списание с расчётного счёта, вид операции Оплата поставщику, счёт авансов — 60.02. Когда поставщик пришлёт счёт-фактуру на аванс, зарегистрируйте её и при проведении программа сформирует вычет.

Проверка и типичные ошибки по авансам

Авансы «теряются» в учёте тихо: ошибка всплывает только при сдаче декларации по НДС. Поэтому раз в квартал стоит свериться.

Что сверить:

• 🔎 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62.02 — список незачтённых авансов. Старые «висяки» разберите: либо отгрузка, либо возврат.
• 🔎 ОСВ по счёту 76.АВ — начисленный, но не принятый к вычету НДС с авансов. Остаток должен соответствовать незакрытым авансам на 62.02.
• 🔎 Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка — блок по НДС подсветит авансы без счетов-фактур и расхождения с книгой продаж.

Частые ошибки:

1. Деньги занесли на 62.01 вместо 62.02. Аванс не определился, счёт-фактура не выписана. Проверьте вид операции и поле погашения задолженности в выписке.
2. Не настроен порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Авансы не попали в книгу продаж . Проверьте настройку в Главное → Налоги и отчёты → НДС.
3. Забыли принять НДС к вычету при отгрузке. На 76.АВ копится остаток. Обычно причина — разные договоры в авансе и в реализации, из-за чего зачёт не сработал.
4. Выписали счёт-фактуру на аванс, отгруженный в тот же день. Формально не ошибка, но лишняя работа — для этого и есть настройки «зачтённые в течение 5 дней».

Частые вопросы