Пробиваем кассовый чек ККТ в 1С:Розница и Управлении торговлей

Чтобы выписать кассовый чек, кассир работает в РМК — рабочем месте кассира. В 1С:Розница его открывают из раздела Продажи → РМК (управляемый режим), в 1С:Управление торговлей — из раздела Продажи → Рабочее место кассира. Дальше одинаково: открыть смену, подобрать товар, выбрать способ оплаты и нажать кнопку приёма оплаты — чек уйдёт на ККТ и в ОФД.

Отличие двух конфигураций только в пути к РМК и в настройке касс. Сам сценарий пробития чека, возврата и закрытия смены у них общий. Ниже — порядок действий от включения оборудования до снятия итогового отчёта, с разбором оплат картой, смешанной оплаты, возвратов и частых сбоев.

С чего начать: касса ККТ и подключаемое оборудование

Прежде чем кассир нажмёт первую кнопку, фискальный регистратор должен быть подключён к базе. Настройка разовая, её выполняет администратор.

Онлайн-касса подключается в разделе Администрирование → Подключаемое оборудование. Здесь добавляют устройство типа «ККТ с передачей данных», выбирают драйвер производителя (АТОЛ, ШТРИХ-М и другие) и выполняют тест подключения. Если тест проходит — касса видит регистратор по USB или по сети.

Параллельно заводят кассу ККМ в справочнике касс: указывают регистрационный номер ККТ, заводской номер фискального накопителя, систему налогообложения и привязку к складу и организации. Эти данные попадают в каждый чек, поэтому ошибка в системе налогообложения потом вылезет расхождением с ОФД.

Перед сменой имеет смысл пройтись по короткому списку — он экономит время при первом же покупателе:

Открытие смены и пробитие первого чека

Кассовая смена не может длиться больше 24 часов — это требование 54-ФЗ. Поэтому каждый рабочий день начинается с открытия смены, а заканчивается её закрытием, даже если продаж не было.

Войдите в РМК и нажмите Открытие смены. Программа отправит команду на ККТ, регистратор напечатает отчёт об открытии смены, а в 1С появится открытая кассовая смена с номером и временем начала.

Дальше — сам чек:

1. Подберите товары. Сканируйте штрихкод сканером либо нажмите Подбор и выберите позицию из списка номенклатуры. Количество правят кнопкой Количество или прямо в строке.
2. При необходимости примените скидку — вручную по кнопке скидки или автоматически, если настроены маркетинговые акции.
3. Нажмите Оплата (в типовой настройке это крупная кнопка внизу экрана). Откроется окно выбора способа расчёта.
4. Выберите способ оплаты, введите полученную сумму и подтвердите приём оплаты.
5. 1С отправит данные на ККТ, регистратор напечатает фискальный чек, а электронная копия уйдёт оператору фискальных данных.

После печати чек считается пробитым. В списке чеков ККМ появится новая строка со статусом «Пробит».

Продажа маркированного товара

Если в чеке есть маркированный товар — табак, обувь, духи, молочная продукция, упакованная вода и прочие категории, — обычного сканирования штрихкода мало. После него РМК попросит считать код маркировки DataMatrix с упаковки.

Кассир наводит сканер на квадратный код DataMatrix, 1С проверяет его в системе «Честный знак» и, если код в обороте и не продан ранее, разрешает добавить позицию в чек. При закрытии чека сведения о выбытии кода уходят в ГИС МТ через ОФД.

Оплата наличными, картой и смешанным способом

Способ оплаты кассир выбирает в окне Оплата. Набор кнопок настраивается, но базовые варианты есть всегда.

Наличные. Введите сумму, полученную от покупателя. 1С сама посчитает сдачу и покажет её на экране. Чек пробивается с признаком оплаты наличными.

Банковская карта. Выберите оплату платёжной картой. Если терминал эквайринга интегрирован с 1С, программа сама отправит сумму на терминал, дождётся ответа банка и только после одобрения напечатает чек. Отдельно «пробивать» сумму на терминале не нужно — иначе спишете деньги дважды.

Смешанная оплата. Покупатель гасит часть наличными, часть картой. В окне оплаты укажите сумму по каждому способу — их сумма должна сойтись с итогом чека. 1С не даст закрыть чек , пока суммы не совпадут.

Оплата подарочным сертификатом или бонусами. Если в конфигурации настроены сертификаты и программа лояльности, они добавляются отдельными строками оплаты так же, как наличные и карта.

При продаже в счёт предоплаты признак способа расчёта в чеке должен быть «аванс» или «предоплата», а не «полный расчёт». В типовых конфигурациях это проставляется автоматически при работе через документ заказа; вручную в РМК такие продажи оформляют реже.

Скидку в РМК применяют до перехода к оплате. Ручную скидку кассир вводит по кнопке скидки — процентом на позицию или на весь чек. Если настроены автоматические акции (скидка по дисконтной карте, по сумме чека, по времени), программа рассчитает их сама после подбора товаров. Итоговая сумма с учётом скидки и попадёт в фискальный чек — отдельно «дисконтировать» сумму на терминале не нужно.

Отдельно стоит помнить про частичную оплату сертификатом. Если сумма сертификата меньше чека, остаток гасят наличными или картой в том же окне оплаты. Если сертификат дороже покупки, разницу, как правило, не возвращают — это зависит от правил самого сертификата, а не от 1С.

Возврат товара и оформление чека возврата

Возврат оформляется по-разному в зависимости от того, когда покупатель вернулся.

Возврат в день продажи. Проще всего сделать его прямо в РМК. Войдите в режим возврата (кнопка возврата в командной панели РМК), подберите чек продажи — по номеру, по штрихкоду на чеке или из списка чеков за смену — и укажите возвращаемые позиции. 1С сформирует чек возврата: касса напечатает чек с признаком расчёта «возврат прихода», а деньги вернутся покупателю тем же способом, которым он платил (наличными из кассы или возвратом на карту через терминал).

Возврат после закрытия смены или в другой день. Такой возврат оформляют документом Возврат товаров от покупателя (в УТ) или Возврат от покупателя (в Рознице) из раздела Продажи. На основании документа тоже пробивается кассовый чек возврата — возврат денег без фискального чека невозможен.

Признак расчёта в чеке возврата определяется автоматически: при возврате покупки это «возврат прихода». Отдельно переключать его вручную не нужно.

Чек коррекции: когда продажа не попала в кассу

Чек коррекции — это не то же самое, что возврат. Его оформляют, когда расчёт был, а фискальный чек по нему не пробили: касса зависла, отключили свет, товар продали мимо ККТ.

Чек коррекции создают документом Чек коррекции (раздел Продажи или сервисные команды работы с ККТ). В нём заполняют:

• признак расчёта — «приход» (не пробили продажу) или «расход»;
• тип коррекции — «самостоятельно», если ошибку нашли сами, или «по предписанию», если пришло требование налоговой с номером и датой;
• сумму расчёта, который не был зафиксирован.

Касса напечатает чек коррекции, и он уйдёт в ОФД. Это закрывает разрыв между фактической выручкой и данными ОФД и снижает риск штрафа за неприменение ККТ.

Частые сбои при пробитии чека и что делать

Большинство проблем у кассы — это связь с оборудованием или с ОФД. Разберём по симптомам.

Отдельно про закрытие смены в чужой базе или смену, открытую вчера — не пытайтесь «добить» старую смену задним числом. Закройте её текущей датой и разберитесь с расхождением через чек коррекции.

Закрытие смены и итоговые отчёты

В конце рабочего дня смену закрывают — это обязательная операция, а не просто «выключить кассу».

Для проверки в течение дня можно снять X-отчёт (отчёт о текущем состоянии расчётов): он показывает выручку с начала смены без обнуления. Снимается из РМК командой снятия X-отчёта.

Чтобы закрыть смену:

1. В РМК нажмите Закрытие смены.
2. 1С сформирует отчёт о закрытии смены (в обиходе — Z-отчёт): регистратор напечатает итоги, обнулит сменные счётчики и передаст отчёт в ОФД.
3. Автоматически или следом создаётся документ Отчёт о розничных продажах — он сворачивает все чеки смены в один документ реализации и формирует проводки по выручке.
4. Деньги из кассы ККМ приходуют в основную кассу организации документом инкассации или перемещения — в зависимости от настроек.

После закрытия смены сверьте фактическую сумму в денежном ящике с итогом по чекам. Расхождение означает ошибку в сдаче, непробитый или лишний чек — его ищут по списку чеков ККМ за смену.

Полезно сверить и данные из личного кабинета ОФД с отчётом о розничных продажах в 1С: количество чеков и сумма выручки должны совпасть. Если в 1С чеков больше, чем у ОФД, часть не передалась — проверьте очередь непереданных документов. Если меньше — возможно, продажу пробили мимо 1С, прямо на кассе, и её нужно отразить вручную.

Частые вопросы