Выписываем документы в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от счёта до акта

Документы на продажу в 1С:Бухгалтерии 8.3 живут в разделе Продажи. Счёт покупателю оформляется в журнале Счета покупателям, отгрузка товара и услуги — в документе Реализация (акты, накладные, УПД), а счёт-фактура выписывается прямо из него по кнопке внизу формы. Это один общий механизм для всех типов операций — различается только вид документа и его печатная форма.

Ниже разберём, как выписать каждый вид документа руками, как связать их между собой, что делать при ошибке в уже проведённом документе и как потом свериться по отчётам. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»; где порядок в Управлении торговлей 11 отличается, это отмечено отдельно.

Что настроить до первого документа

Пустая база не даст выписать корректный документ, пока не заполнены три справочника и учётная политика.

• 🏢 Реквизиты организации — Главное → Организации. Без ИНН, КПП и системы налогообложения счёт-фактура не сформируется, а в накладной будут пустые поля.
• 💳 Банковский счёт организации — там же, в карточке организации. Он подставляется в счёт на оплату.
• 👥 Контрагенты и договоры — Справочники → Контрагенты. У договора должен быть вид «С покупателем», иначе документ реализации его не предложит.
• 📦 Номенклатура с заполненной ставкой НДС и, для товаров, единицей измерения — Справочники → Номенклатура.

Система налогообложения из учётной политики (Главное → Налоги и отчёты) определяет, появится ли в документах НДС. У неплательщика НДС кнопки «Выписать счёт-фактуру» не будет — и это правильно.

Счёт на оплату покупателю

Счёт — это предложение оплатить, он не отражается в бухучёте и не формирует проводок. Нужен, чтобы покупатель провёл платёж.

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите «Создать».
2. Выберите контрагента и договор. Банковский счёт и ставка НДС подставятся автоматически.
3. На вкладке «Товары и услуги» добавьте строки из номенклатуры, укажите количество и цену.
4. При необходимости заполните «Срок оплаты» и комментарий для покупателя.
5. Проведите документ и распечатайте по кнопке «Печать → Счёт на оплату».

Отправить счёт покупателю можно сразу из формы — кнопка почты формирует PDF и прикладывает его к письму. Счёт не создаёт задолженности в учёте: пока нет отгрузки или оплаты, по счёту 62 ничего не двигается.

В УТ 11 счёт живёт в разделе Продажи → Счета на оплату клиентам и может участвовать в схеме «заказ — счёт — отгрузка», то есть влиять на резервы и статусы заказа. В бухгалтерии такой зависимости нет.

Накладная ТОРГ-12 и счёт-фактура на отгрузку

Отгрузку товара оформляет документ реализации — он сразу делает и проводки, и печатные формы.

1. Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → «Создать» → «Товары (накладная, УПД)».
2. Подставьте контрагента, договор и склад. Если выписывали счёт — удобнее создать реализацию на его основании (кнопка «Создать на основании» в счёте): строки перенесутся.
3. Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Проверьте счета учёта — обычно 90.01.1 (выручка) и 90.02.1 (себестоимость).
4. Проведите документ. Сформируются проводки по реализации.
5. Для бумажной накладной нажмите «Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12)».

Счёт-фактуру не создают отдельным документом — её выписывают из этой же реализации: внизу формы ссылка «Выписать счёт-фактуру». После нажатия появится строка со счётом-фактурой и датой. Печать — «Печать → Счёт-фактура».

УПД вместо двух документов. Если не хотите выписывать отдельно накладную и счёт-фактуру, оформите универсальный передаточный документ. В реализации откройте настройку печати и выберите форму «УПД» со статусом 1 — она объединяет отгрузочный документ и счёт-фактуру. УПД рекомендован письмом ФНС и принимается наравне с ТОРГ-12 плюс счёт-фактура.

Счёт-фактура на аванс. Если покупатель заплатил вперёд, плательщик НДС обязан выписать авансовый счёт-фактуру в течение пяти дней с даты поступления денег. В 1С это удобнее делать не вручную по каждому платежу, а пакетом: Банк и касса → Счета-фактуры на аванс. Обработка найдёт все незакрытые авансы за период и сформирует счета-фактуры одной кнопкой — с проводкой Дт 76.АВ Кт 68.02. При последующей отгрузке 1С сам восстановит НДС с аванса обратной записью.

Нумерация счетов и счетов-фактур в 1С сквозная и автоматическая — вручную номер не меняйте: при проведении «задним числом» программа может перенумеровать документы и сбить порядок в книге продаж.

Акт выполненных работ и оказанных услуг

Услуги и работы отгрузки не требуют, поэтому у них свой вид документа.

1. Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → «Создать» → «Услуги (акт)».
2. Укажите контрагента, договор и номенклатуру с типом «Услуга».
3. В строке заполните содержание услуги, количество и сумму. Для услуг счета учёта по умолчанию — 90.01.1 и 90.03 (НДС).
4. Проведите и распечатайте «Печать → Акт об оказании услуг».
5. Если вы плательщик НДС — так же выпишите счёт-фактуру ссылкой внизу документа, либо оформите УПД.

Когда в одной отгрузке есть и товары, и услуги, выбирайте вид «Товары, услуги, комиссия» — в нём несколько вкладок, и акт с накладной формируются из одного документа.

Корректировка и исправление уже выписанного документа

Проведённую реализацию не редактируют «поверх», если период закрыт или документ уже у покупателя. Для изменений есть два разных документа — и путать их нельзя.

1. Откройте Продажи → Корректировки реализации → «Создать».
2. В поле «Основание» выберите исходную реализацию — строки подтянутся.
3. Выберите вид операции: «Корректировка по согласованию сторон» или «Исправление собственной ошибки».
4. Во второй строке каждой позиции («после изменения») поставьте новые значения. Разницу 1С рассчитает сама.
5. Проведите документ, затем выпишите корректировочный или исправленный счёт-фактуру ссылкой внизу.

Корректировочный и исправительный счета-фактуры — это разные формы (Постановление Правительства № 1137), и 1С сам подставит нужную в зависимости от вида операции. При исправлении ошибки прошлого периода проверьте, не закрыт ли уже НДС: может потребоваться уточнённая декларация.

Отправка документов через ЭДО и автоматизация

Бумагу можно заменить электронным документооборотом — тогда накладная, счёт-фактура или УПД уходят покупателю прямо из 1С с квалифицированной электронной подписью.

Что настроить один раз:

• Подключить оператора ЭДО — Администрирование → Обмен электронными документами. В 1С встроен сервис 1С-ЭДО.
• Установить КЭП организации и отправить приглашение контрагенту к обмену. Пока он не примет приглашение, документы не уйдут.

Как отправить документ:

1. Проведите реализацию или УПД.
2. В форме документа нажмите «ЭДО → Отправить электронный документ» (или отправьте пакетом из рабочего места).
3. Следите за статусом в рабочем месте Текущие дела ЭДО — там видно, доставлен документ, подписан ли покупателем, нужна ли ваша реакция.

Автоматизировать рутину помогает ввод на основании: из счёта — реализация, из реализации — счёт-фактура и документ оплаты. Если покупателей много и отгрузки однотипные, настройте шаблоны договоров и типовые наборы номенклатуры, чтобы не заполнять строки каждый раз заново.

Для бумажного документооборота не печатайте формы по одной: в документе реализации есть «Печать → Комплект документов» — она соберёт накладную, счёт-фактуру и при необходимости счёт в один пакет, с выбором числа экземпляров. Это экономит время, когда отгрузок за день десятки.

Ошибки, из-за которых документ не проводится

Разберём то, что реально останавливает выписку, — без повторения шагов выше.

• 🚫 «Не заполнена ставка НДС» — у номенклатуры в карточке пустое поле НДС. Проставьте ставку в справочнике, документ подтянет её заново.
• 🚫 «Сумма документа не соответствует…» при вводе на основании — в исходном счёте и реализации разошлись цены или количество. Сверьте табличные части.
• 🚫 Счёт-фактура не выписывается — организация стоит на режиме без НДС, либо в документе выбран договор не того вида. Проверьте учётную политику и вид договора.
• 🚫 «Period закрыт» — дата документа попадает в период под запретом редактирования (Администрирование → Даты запрета изменения). Снимите запрет или смените дату.
• 🚫 Нет склада или счетов учёта — для товаров 1С требует склад и счета 90-й группы. Заполните их в документе или в настройках счетов учёта номенклатуры.

Отдельная частая ситуация — выписка документа «задним числом». Технически дату сменить можно, но после этого перепроведите все последующие документы по этому контрагенту: иначе остатки и взаиморасчёты разъедутся. Делайте это только в открытом периоде.

Отчёты для контроля выписанных документов

Чтобы увидеть, что и кому выписано, не нужно открывать каждый документ.

• 📑 Продажи → Реестр документов — список всех реализаций за период с суммами и статусом проведения. Быстрый способ найти пропущенную отгрузку.
• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — задолженность покупателей в разрезе контрагентов и договоров. Красное сальдо по дебету 62 — покупатель должен.
• 📈 Продажи → Отчёты по продажам → Валовая прибыль — выручка и прибыль по номенклатуре и покупателям.
• 📬 Текущие дела ЭДО — какие электронные документы ещё не подписаны контрагентами.

Если счёт-фактуры и реализации расходятся с декларацией по НДС, сверьте их через отчёт Отчёты → Анализ учёта по НДС — он показывает, по каким документам налог не попал в книгу продаж .