Работа с документами в 1С: заполнение, запись и проведение

Главная путаница новичка: «записать» и «провести» документ в 1С — это не одно и то же. Запись сохраняет заполненную форму в базе, но проводок она ещё не делает. Движения по счетам, в регистрах НДС и на складе формируются только при проведении. Поэтому выписать документ в 1С — значит заполнить его реквизиты, записать и провести.

Документы в 1С:Бухгалтерии 3.0 разложены по разделам по смыслу операции: продажу оформляют в разделе Продажи, закупку — в Покупки, движение денег — в Банк и касса. Логика у всех документов одинаковая: открыть нужный журнал, создать документ , заполнить реквизиты , записать и провести. Освоив её на реализации, вы по той же схеме оформите поступление, платёж или кассовый ордер.

Пути в статье даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 (интерфейс «Такси»). В других конфигурациях — ЗУП, «Управление торговлей» — названия разделов отличаются, но принцип «заполнить → записать → провести» общий для всей платформы 8.3. Ниже — порядок действий для каждого типа документа, настройка доступа, разбор причин, по которым документ отказывается проводиться, приёмы массового ввода и самопроверка результата.

С чего начать: интерфейс и права доступа

Перед первым документом проверьте два момента — что у вас включены нужные разделы и что хватает прав.

Разделы в левом меню (панель разделов) настраиваются под задачи. Если не видите, например, Производство или ОС и НМА, это не ошибка программы — функциональность отключена. Включают её в Главное → Функциональность: на вкладках отмечаете галочками то, с чем работаете. Лишние разделы лучше не включать — меньше полей в документах.

Права раздаёт администратор в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Каждому пользователю назначается профиль (например, «Бухгалтер», «Только просмотр»). Если кнопка Провести у сотрудника неактивна или документ не открывается на изменение — дело в профиле, а не в документе.

Как оформить реализацию товаров и услуг

Продажа — самый частый документ. Оформляется так:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид операции: Товары (накладная), Услуги (акт) или Товары, услуги, комиссия.
3. Укажите контрагента и договор. Если контрагента нет в справочнике — заведите его прямо из поля подбора.
4. Заполните табличную часть. Для быстрого набора нажмите Подбор — откроется справочник номенклатуры с остатками и ценами, позиции добавляются двойным кликом, количество можно задавать по ходу. Счета учёта (90.01, 90.02, 90.03) подставляются из настроек автоматически — менять их вручную нужно редко.
5. Проверьте ставку и сумму НДС в правом нижнем углу табличной части.
6. Нажмите Провести (сохранить и остаться в документе) или Провести и закрыть.

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт (с иконкой проводок) — откроется результат: выручка Дт 62 Кт 90.01, списание себестоимости Дт 90.02 Кт 41, начисленный НДС Дт 90.03 Кт 68.02. Это и есть движения, ради которых документ проводят.

Печатные формы (накладная ТОРГ-12, акт, счёт-фактура, УПД) — под кнопкой Печать. Счёт-фактуру выставляют по ссылке Выписать счёт-фактуру в подвале документа; она создаётся отдельным документом, связанным с реализацией.

Если продаже предшествовал счёт на оплату (Продажи → Счета покупателям), не вводите реализацию с нуля: откройте счёт и нажмите Создать на основании → Реализация. Номенклатура, цены и контрагент перенесутся, останется проверить количество и дату. Так же из реализации одним нажатием создаётся возврат товаров от покупателя или корректировка.

Проверяйте дату документа перед проведением: по умолчанию 1С подставляет рабочую дату, а не дату операции. Ошибка в дате уводит проводки в чужой период.

Как провести поступление товаров и услуг

Приход оформляется зеркально продаже, в разделе Покупки:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид операции под документ поставщика.
3. Укажите поставщика, договор, склад.
4. В табличную часть внесите номенклатуру, количество и цену из накладной поставщика.
5. Зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика: в подвале есть поля Счёт-фактура № и от. Введите номер и дату, нажмите Зарегистрировать — создастся документ «Счёт-фактура полученный», и НДС встанет к вычету.
6. Проведите документ.

Проводки поступления: Дт 41 (10, 08…) Кт 60.01 — оприходование, Дт 19 Кт 60.01 — входной НДС. Если счёт-фактуру не зарегистрировать, НДС к вычету не примется, хотя сам товар оприходуется.

Если поставщик прислал документ через ЭДО, его не нужно набивать вручную — поступление создаётся из входящего электронного документа в разделе Покупки → Текущие дела ЭДО. Реквизиты подтянутся из файла.

Касса и банк: приход и расход денег

Денежные документы живут в разделе Банк и касса.

Наличные. Приход оформляет Приходный кассовый ордер (ПКО), расход — Расходный кассовый ордер (РКО). Оба — в Банк и касса → Кассовые документы. Вид операции выбирается в шапке: «Оплата от покупателя», «Возврат поставщику», «Выдача подотчёт» и т. д. От вида зависят счета проводки.

Безналичные. Поступление денег — Поступление на расчётный счёт, списание — Списание с расчётного счёта, оба в Банк и касса → Банковские выписки. На практике их не вводят руками по одному: выписку загружают из клиент-банка.

Порядок загрузки выписки:

1. Выгрузите файл обмена (обычно 1c_to_kl.txt) из банк-клиента.
2. В 1С откройте Банк и касса → Банковские выписки → Загрузить.
3. Укажите файл, проверьте разнесение платежей по контрагентам и договорам.
4. Проведите загруженные строки.

Проводки банка: поступление — Дт 51 Кт 62, списание поставщику — Дт 60 Кт 51. Если платёж не привязался к контрагенту автоматически, 1С оставит его непроведённым и подсветит — разнесите вручную, указав договор.

Кассовые документы вводятся по одному, но печатная кассовая книга формируется из них автоматически — отдельный отчёт Банк и касса → Кассовая книга за выбранный период. Отдельно её «набивать» не нужно: это сводный документ, который собирает проведённые ПКО и РКО. Нумерация у ордеров сквозная внутри года и ведётся программой — вручную номер трогать не нужно, иначе собьётся порядок.

Почему документ не проводится и как это исправить

Если по кнопке Провести ничего не происходит или выскакивает сообщение — читайте текст ошибки внизу экрана. Чаще всего причина из короткого списка.

Отдельная история — нарушение последовательности. Если задним числом ввели документ раньше уже проведённых, 1С пометит последующие как требующие перепроведения. Это не ошибка, но движения по ним считаются неактуальными, пока не перепроведёте. Лечится это групповым перепроведением за период (см. ниже) — программа заново пересчитает движения в правильном хронологическом порядке, и пометки снимутся.

Ещё одна частая мелочь — документ записан, но не проведён, потому что вы случайно нажали Записать и закрыть вместо Провести и закрыть. В списке он будет выглядеть «живым», но в учёт не попадёт. Поэтому в конце рабочего дня полезно пройтись по журналам и проверить, не осталось ли непроведённых строк.

Массовый ввод и групповое проведение

Когда документов много, ручной ввод каждого — пустая трата времени. Есть несколько приёмов.

Копирование. Выделите документ в списке и нажмите F9 (или команду Создать копированием на панели). Новый документ откроется с реквизитами образца — останется поправить дату, суммы и провести.

Ввод на основании. Кнопка Создать на основании переносит данные в связанный документ: из реализации — счёт-фактуру или возврат, из поступления — платёжное поручение, из заказа — реализацию. Реквизиты не набиваются заново.

Групповое перепроведение. Если нужно перепровести пачку документов за период (после исправления задним числом или смены учётной политики), используйте обработку Операции → Групповое перепроведение документов. Задайте период и типы документов, запустите.

Отбор и групповое изменение в списке. В любом списке документов работает отбор (воронка на панели) — отфильтруйте нужные, затем через меню Ещё доступны групповые команды над выделенными строками, включая проведение и пометку на удаление.

Для регулярной однотипной загрузки (например, актов от одного поставщика услуг) удобнее один раз настроить документ-образец и копировать его, чем каждый раз заполнять с нуля.

Как проверить, что документы проведены правильно

Ввести документ — половина дела. Вторая половина — убедиться, что он лёг в учёт так, как нужно. Для самопроверки в 1С:Бухгалтерии есть готовые отчёты.

Оборотно-сальдовая ведомость. Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость, задайте период. Смотрите на развёрнутое сальдо там, где его быть не должно. Классический признак проблемы — по счёту 60 или 62 у одного контрагента одновременно и дебет, и кредит: чаще всего это неразнесённый аванс или оплата, привязанная не к тому договору.

Экспресс-проверка учёта. Отчёты → Анализ учёта → Экспресс-проверка. Обработка проходит по базе за период и выдаёт список замечаний: документы без проводок, нарушения нумерации, незакрытые авансы, расхождения НДС. По каждому пункту есть расшифровка — из неё можно сразу перейти в проблемный документ.

Карточка счёта и отчёт по проводкам. Когда нужно проверить один конкретный документ или контрагента, стройте Отчёты → Карточка счёта с отбором. Видно каждую проводку: откуда пришла сумма и каким документом сформирована.

Частые вопросы