Доверенность М-2 и М-2а на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерии: от справочников до печати и журнала

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 3.0 выписывают документом «Доверенность» в разделе Покупки → Доверенности: кнопка Создать, затем получатель, поставщик, срок и список ценностей, после чего Печать по форме М-2 или М-2а. Весь процесс занимает пару минут, если справочники заполнены заранее.

Обычно всё упирается как раз в справочники. Водитель стоит у склада поставщика, а в бланке пустое поле паспорта или нет подписи главного бухгалтера. Ниже порядок, при котором доверенность печатается с первого раза и потом легко находится в списке.

Подготовка справочников перед тем, как выписать доверенность

Печатная форма доверенности собирает данные из четырёх мест. Если хоть одно пустое, в бланке останется пробел, и поставщик вправе не отдать товар.

Паспорт получателя

Это самая частая дыра. В карточке физического лица откройте сведения о документе, удостоверяющем личность, и заполните вид документа, серию, номер, дату выдачи и кем выдан.

Данные хранятся с датой, на которую они действуют. Если человек менял паспорт, программа возьмёт тот документ, который действовал на дату доверенности. Поэтому новый паспорт вводите с датой его выдачи, а не «задним числом» поверх старого.

Подписи руководителя и главного бухгалтера

В карточке организации есть раздел с ответственными лицами. Укажите руководителя и главного бухгалтера с датами, с которых они действуют. Сменился директор — добавьте новую запись с датой назначения, старую не удаляйте. Тогда старые доверенности напечатаются с прежней фамилией, а новые с текущей.

Если в организации нет должности главного бухгалтера, а учёт ведёт сам руководитель, поле главного бухгалтера можно заполнить им же.

Банковский счёт

В бланке М-2 есть строка со счётом организации. Он подтягивается из основного банковского счёта в карточке организации. Если счетов несколько, проверьте, какой назначен основным, или выберите нужный прямо в документе.

Как выписать доверенность в 1С: заполнение документа

Документ создают двумя путями. Выбор зависит от того, есть ли у вас уже счёт поставщика в базе.

Способ 1. Из списка доверенностей

1. Откройте Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать.
3. Проверьте организацию и дату. Номер присвоится при записи автоматически.
4. В поле срока действия укажите дату, до которой доверенность действует.
5. Выберите физическое лицо — того, кто поедет за ценностями.
6. Укажите контрагента, у которого получают ТМЦ, и при необходимости договор.
7. В поле документа-основания впишите реквизиты счёта или договора: «счёт № 418 от 12.10».
8. Заполните табличную часть: наименование ценностей, единицу измерения и количество.
9. Нажмите Записать, затем Печать.

Способ 2. На основании счёта поставщика

Если счёт от поставщика уже внесён в базу (Покупки → Счета от поставщиков), откройте его и выберите Создать на основании → Доверенность. Программа перенесёт контрагента, договор и товары из счёта. Останется указать получателя и срок.

Этот способ быстрее и избавляет от опечаток в номенклатуре. Правда, количество в счёте и количество, которое реально заберут, иногда расходится. Проверьте табличную часть перед печатью.

Как заполнять перечень ценностей

Строки табличной части можно выбрать из справочника номенклатуры или описать словами. Второй вариант удобен, когда товар у вас ещё не заведён, а ехать нужно сегодня.

• 📦 Количество прописью вручную писать не нужно: печатная форма выведет его сама.
• 📏 Единицу измерения ставьте ту, в которой отгружает поставщик. Если он отпускает в упаковках, а у вас учёт в штуках, укажите упаковки, иначе на складе могут придраться.
• 🧾 Если везут много позиций по одному счёту, допустимо одной строкой написать «товары по счёту № 418 от 12.10». Такой вариант принимают не все поставщики, уточните заранее.

Доверенность в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 логика та же, но документ лежит в разделе Закупки. Найдите в нём список доверенностей выданных, создайте документ и заполните те же реквизиты: получателя, поставщика, срок и товары. Создание на основании заказа поставщику тоже работает и экономит время на табличной части.

Печать доверенности М-2 и М-2а и вывод на принтер

В записанном документе нажмите Печать. В меню будут две формы.

Корешок М-2 нужен для учёта: на нём записывают номер, срок, получателя и ставят его подпись. Если работаете с М-2а, роль корешка выполняет журнал.

Настройка печати

Форма открывается в окне предварительного просмотра. Здесь можно поправить текст ячейки вручную, если в базе ошибка, а исправлять её некогда. Но правка в окне печати в документ не сохранится — при следующей печати бланк сформируется заново.

• 🖨️ Печать на одном листе: в окне просмотра откройте параметры страницы и проверьте масштаб. Если вторая страница с оборотом уходит на отдельный лист, это нормально: у М-2 лицевая сторона и оборот с перечнем ценностей.
• 📄 Двусторонняя печать : оборот доверенности должен быть на обратной стороне того же листа. Включите дуплекс в настройках принтера или печатайте в два прохода.
• 💾 Электронная копия: в окне печати есть сохранение в файл. Формат PDF удобно отправить поставщику заранее, чтобы он сверил данные.

Образец подписи получателя

На бланке есть место для образца подписи доверенного лица. Его ставит сам получатель, своей рукой, до выезда. Подпись руководителя без подписи получателя делает бланк неполным.

Срок действия и юридическая сторона доверенности

Доверенность на получение ТМЦ — это доверенность от юридического лица в смысле Гражданского кодекса. Отсюда несколько правил.

Кто подписывает

Доверенность от имени организации подписывает руководитель или другое лицо, которому это право дано учредительными документами. Печать с 2013 года не обязательна. Если в организации печать есть и её принято ставить, поставьте: поставщики к этому привыкли.

Подпись главного бухгалтера на бланке М-2 предусмотрена формой. Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, но М-2 и М-2а используют по привычке почти все, и поле главбуха лучше заполнять.

Какой срок указать

ГК РФ не ограничивает срок доверенности сверху. Если срок не указан, она действует один год с даты выдачи.

Для разовой получки товара на практике ставят 10–15 дней. Причина простая: чем короче срок, тем меньше риск, что бланк используют после увольнения сотрудника. Если сотрудник ездит к одному поставщику постоянно, выписывают доверенность на месяц или квартал с формулировкой «по договору № …».

Дата выдачи обязательна. Доверенность без даты ничтожна — так прямо сказано в ГК. Программа дату ставит всегда, но при ручной правке бланка в окне печати её легко случайно стереть.

Когда доверенность перестаёт действовать

• ⏳ Истёк срок.
• ❌ Организация отменила доверенность. Об отмене нужно известить получателя и поставщика.
• 👋 Доверенное лицо уволилось или отказалось от полномочий.
• 🏚️ Организация ликвидирована.

Если сотрудник уволился, а доверенность у него на руках, сообщите поставщику письменно. Иначе по старому бланку ему могут отгрузить товар.

Бумажная доверенность и МЧД

Бланк М-2 нужен для получения ценностей на складе поставщика по бумажной накладной. Если накладную подписывают электронно через ЭДО, полномочия сотрудника подтверждает машиночитаемая доверенность (МЧД) по формату ФНС. Это отдельный документ, к доверенности М-2 он отношения не имеет, и одно другое не заменяет.

Учёт выданных доверенностей и хранение

Список Покупки → Доверенности и есть ваш журнал. В нём видны номер, дата, срок, получатель и поставщик.

Как вести журнал в программе

1. Откройте список доверенностей.
2. Отберите период через Ещё → Установить период или фильтр по дате.
3. Для отчёта или ревизора выведите список в таблицу: Ещё → Вывести список, затем сохраните в Excel.

Если по форме М-2а ведёте журнал регистрации на бумаге, программа его не заменит целиком. Но выведенный список закрывает основные графы: номер, дату выдачи, срок, кому выдана, у кого получать.

Отметка об использовании

После возврата сотрудника сверьте доверенность с накладной. Удобный приём — в поле комментария документа писать «использована, ТН № 233 от 15.10» или «не использована, возвращена». Тогда в списке по колонке комментария сразу видно, какие доверенности ещё «гуляют».

Сколько хранить

Неиспользованные доверенности сотрудник возвращает в бухгалтерию. Их и корешки М-2 хранят вместе с первичными документами. Закон о бухучёте требует хранить первичку не менее 5 лет после отчётного года.

Частые ошибки при оформлении доверенности в 1С

Если доверенность уже распечатана с ошибкой

Не исправляйте бланк ручкой: поставщик вправе его не принять. Исправьте данные в документе, напечатайте заново под тем же номером, а испорченный бланк перечеркните и оставьте у себя. Если ошибочную доверенность уже отдали сотруднику, заберите её обратно.

Удалять документ из базы не нужно. Если доверенность не понадобилась вовсе, пометьте её на удаление и напишите в комментарии причину. Так в нумерации не будет дыры без объяснения.

Частые вопросы