Как выписать исправленную ЭСФ в 1С для Казахстана и не потерять зачёт НДС у покупателя

Исправленный ЭСФ в 1С РК создают на основании исходного электронного счёта-фактуры: открываете ЭСФ со статусом «Доставлен» или «Не просмотрен», через «Создать на основании» выбираете исправленный, правите реквизиты, подписываете ЭЦП и отправляете в ИС ЭСФ. После приёма исправленного документа исходный получает статус «Аннулирован».

Это работает для ошибок в реквизитах. Если ошибки нет, а изменилась сама сделка (возврат, скидка, новая цена), нужен не исправленный, а дополнительный ЭСФ. Перепутать их — самая частая причина повторной работы.

Исправлять или дополнять: разбираемся с причиной

Прежде чем выписать исправленную ЭСФ, ответьте на один вопрос: документ был неверным с самого начала или верным, но сделка потом изменилась?

Ошибка в самом документе → исправленный ЭСФ:

• 🔢 неверная цена или количество, которые не соответствуют накладной;
• 📅 ошибка в дате совершения оборота;
• 🧾 неверная ставка НДС или признак «Без НДС»;
• 📝 опечатка в наименовании товара, коде ТН ВЭД, единице измерения;
• 📄 неверные реквизиты договора или условий поставки.

Сделка изменилась после выписки → дополнительный ЭСФ:

• ↩️ покупатель вернул часть товара;
• 💸 поставщик дал скидку задним числом или пересмотрел цену;
• ➕ доставили больше, чем отгрузили по первичке.

Документ вообще не должен был появиться → отзыв:

• 🚫 оборота не было, ЭСФ выписан ошибочно;
• 👥 выписали не тому получателю;
• 📑 один и тот же оборот оформлен дважды.

Статус ЭСФ в ИС ЭСФ: что проверить до исправления

От статуса исходного документа зависит, что с ним вообще можно сделать. В 1С статус виден в журнале электронных счетов-фактур и в форме самого ЭСФ. Перед правкой обновите статусы: запустите получение данных из ИС ЭСФ, иначе вы будете смотреть на устаревшую картину.

Главное правило: исправленный ЭСФ создают только к документу, который реально зарегистрирован в ИС ЭСФ и не отозван. Если документ «Ошибочный» или остался черновиком, его просто правят и отправляют повторно.

Когда ЭСФ отзывают, а не исправляют

Удалить ЭСФ из ИС ЭСФ нельзя. Есть два способа вывести его из оборота: отзыв поставщиком и аннулирование через исправленный документ.

Отзыв выбирают, когда документа не должно было быть вовсе. В 1С откройте ЭСФ и найдите в командной панели формы команду отзыва. Программа сформирует запрос, его нужно подписать ЭЦП и отправить. После обработки статус станет «Отозван».

Аннулирование происходит автоматически. Вы его не запускаете отдельно: оно наступает, когда ИС ЭСФ принимает исправленный ЭСФ.

Чем это отличается для покупателя:

• отозванный ЭСФ у покупателя пропадает из зачёта целиком;
• после исправления покупатель видит новый документ с той же датой оборота и берёт НДС в зачёт по нему.

Как выписать исправленный ЭСФ в 1С: пошагово

Порядок ниже — для 1С:Бухгалтерии для Казахстана, ред. 3.0, с настроенным обменом с ИС ЭСФ (логин, пароль, ключи ЭЦП прописаны в настройках, NCALayer запущен).

Шаг 1. Обновите статусы

Откройте журнал ЭСФ и выполните получение статусов из ИС ЭСФ. Убедитесь, что исходный документ имеет статус «Не просмотрен», «Доставлен» или «Отклонён».

Шаг 2. Создайте исправленный документ

1. Откройте исходный ЭСФ двойным щелчком.
2. Нажмите Создать на основании.
3. Выберите вариант создания исправленного ЭСФ.

Программа скопирует все данные исходного документа, поставит вид «Исправленный» и заполнит ссылку на регистрационный номер и дату исправляемого ЭСФ.

Шаг 3. Внесите правки

Исправляйте только то, что было неверно. Дата совершения оборота остаётся прежней, если ошибка была не в ней. Дата выписки — текущая.

Если ошибка в товарной части, правьте строки табличной части: количество, цену, ставку НДС, код ТН ВЭД. Суммы с НДС пересчитаются.

Шаг 4. Проверьте документ перед отправкой

Запустите встроенную проверку заполнения, если она есть в форме, или просто запишите документ: 1С подсветит незаполненные обязательные поля. Сверьте итоговую сумму и сумму НДС с исправленной реализацией.

Шаг 5. Подпишите и отправьте

1. Нажмите команду отправки в ИС ЭСФ.
2. Выберите ключ ЭЦП (GOST) и введите пароль.
3. Дождитесь ответа: исправленный ЭСФ получит регистрационный номер и статус «Не просмотрен».

Шаг 6. Проверьте результат

Снова обновите статусы. Исходный ЭСФ должен перейти в «Аннулирован», исправленный — остаться «Не просмотрен» до открытия покупателем. Сообщите покупателю, что документ заменён: его бухгалтерия должна учесть именно исправленный ЭСФ.

Возврат товара или новая цена: дополнительный ЭСФ

Когда сделка изменилась после отгрузки, исходный ЭСФ был верным. Его не аннулируют, а дополняют: дополнительный ЭСФ показывает только разницу.

Возврат от покупателя

1. Оформите в 1С документ возврата товаров от покупателя на основании исходной реализации.
2. На основании возврата выпишите счёт-фактуру с корректировкой.
3. Сформируйте по нему ЭСФ: вид «Дополнительный» со ссылкой на исходный ЭСФ.
4. Количество и суммы в дополнительном ЭСФ будут с минусом — это уменьшение оборота.

Изменение цены

Допустим, отгрузили 100 единиц по 1 000 тенге, а потом согласовали скидку 10 %. Новая цена — 900 тенге.

Если цена выросла, суммы в дополнительном ЭСФ будут положительными.

Почему не исправленный

Исправленный ЭСФ при возврате формально тоже уменьшит сумму. Но он аннулирует исходный документ и переписывает историю: будто цена была другой с самого начала. Для покупателя это означает пересмотр зачёта в периоде исходного оборота. Дополнительный ЭСФ отражает изменение в том периоде, когда оно случилось, и так учёт прозрачнее для обеих сторон.

Сроки и последствия для покупателя

ЭСФ выписывают в срок, установленный Налоговым кодексом РК, от даты совершения оборота. Исправленный документ сохраняет дату оборота исходного, поэтому замена ошибочного ЭСФ на исправленный не считается новой выпиской с нарушением срока.

Что видит покупатель:

• 📥 исправленный ЭСФ приходит ему во входящие с пометкой о виде документа;
• 🔄 исходный у него тоже становится «Аннулирован»;
• 🧮 НДС в зачёт он берёт по исправленному документу.

Если покупатель уже сдал декларацию по НДС с суммой из ошибочного ЭСФ, а исправление поменяло сумму налога, ему может понадобиться дополнительная декларация. Предупредите контрагента заранее: это снимает претензии и вопросы при сверке.

Отдельный случай — товары, которые учитываются в модуле «Виртуальный склад». Для них исправление и дополнительный ЭСФ должны сходиться с остатками на виртуальном складе. Если остатков не хватает, ИС ЭСФ не примет документ, и сначала придётся разобраться с остатками в модуле.

Ошибки при исправлении ЭСФ и как их снять

Ещё одна неочевидная ловушка — права пользователя в ИС ЭСФ. Если бухгалтер, который отправляет исправление, не имеет в ИС ЭСФ полномочий на выписку от имени организации, документ не уйдёт. Права раздаёт руководитель или администратор организации в самой ИС ЭСФ, а не в 1С.

Частые вопросы