Накладная в 1С: от создания документа до печати и отправки по ЭДО

Накладная при продаже товара оформляется в 1С:Бухгалтерии 3.0 документом Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Там вы выбираете покупателя и склад, заносите товары с ценами, проводите документ и печатаете товарную накладную ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД). Проводки по выручке, себестоимости и НДС программа формирует сама при проведении.

Ниже — весь путь от проверки справочников до отправки накладной контрагенту по электронному документообороту. Пути меню даны для интерфейса «Такси» в актуальных релизах БП 3.0; в УТ 11 документ лежит в разделе Продажи, логика заполнения та же.

Что подготовить перед оформлением накладной

Половина ошибок при проведении — это незаполненные справочники, а не сам документ. Прежде чем создавать накладную, проверьте четыре вещи.

🔹 Контрагент и договор. Покупатель должен быть в справочнике Справочники → Контрагенты с корректным ИНН. В карточке контрагента нужен договор с видом С покупателем — именно он подставляет счёт расчётов 62.01 и счёт авансов 62.02.

🔹 Номенклатура. Товар должен лежать в справочнике Справочники → Номенклатура с видом номенклатуры Товары. От вида зависит счёт учёта: для товаров это 41.01.

🔹 Склад. Если учёт ведётся по нескольким складам, склад отгрузки должен быть заведён в Справочники → Склады. При одном складе программа подставит его автоматически.

🔹 Счета учёта. Регистр Счета учёта номенклатуры (кнопка в списке номенклатуры) задаёт, с какого счёта списывать товар и на какой счёт относить выручку. По умолчанию для товаров настроены 41.01 (учёт), 90.01.1 (выручка), 90.02.1 (себестоимость), 90.03 (НДС).

Создание документа реализации товаров

Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД). Это и есть накладная на отгрузку товара.

В шапке документа заполните:

1. Дата и номер. Номер 1С присваивает автоматически при записи. Дата — день фактической отгрузки.
2. Контрагент. Выберите покупателя. Договор подставится, если он единственный; при нескольких — укажите нужный.
3. Склад. Склад, с которого уходит товар.
4. Организация. Если в базе ведётся несколько фирм, выберите продавца. При одной организации поле скрыто.

Ссылка Расчёты под шапкой открывает настройку счетов расчётов (62.01 / 62.02) и способа зачёта аванса. Трогать её нужно редко — значения берутся из договора.

Если отгрузка идёт в иностранной валюте, валюта подтянется из договора, а суммы в табличной части будут считаться в ней же. Рублёвый эквивалент для проводок программа пересчитает по курсу на дату документа — отдельно его вводить не нужно.

Заполнение табличной части и контроль остатков

Товары добавляют кнопкой Добавить построчно либо Подбор — через форму выбора с показом остатков и цен. Подбор удобнее: видно, сколько товара на складе, и можно сразу задать количество.

В каждой строке заполняются:

• Номенклатура — товар из справочника;
• Количество — сколько отгружаем;
• Цена — цена продажи без привязки к типу цен или подставленная из прайса;
• % НДС — ставка (20%, 10%, Без НДС);
• Счета учёта — подставляются из настроек, обычно их не меняют.

Колонка Сумма считается как количество × цена. Колонки НДС и Всего программа заполняет сама в зависимости от того, включён НДС в цену или начисляется сверху — это задаётся ссылкой НДС сверху / НДС в сумме над таблицей.

Цены из прайса. Если в базе заведены типы цен (документ Склад → Цены → Установка цен номенклатуры), выберите нужный тип в поле Цены над таблицей — и стоимость подставится в строки автоматически. Это удобно, когда у покупателей разные условия: оптовая цена, розничная, цена по акции. Для разовой продажи цену проще вбить руками прямо в строке.

Контроль остатков. Включается в Администрирование → Проведение документов → Контроль остатков при проведении. Когда флажок стоит, 1С не проведёт накладную, если товара на складе меньше, чем вы отгружаете, и покажет, по какой позиции не хватает. Это защита от продажи «в минус».

Проверить остаток до отгрузки можно отчётом Склад → Отчёты → Остатки товаров или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту).

Проведение документа и какие проводки формируются

Нажмите Провести (или Провести и закрыть). После проведения 1С сформирует движения по бухгалтерским счетам. Для обычной продажи товаров со склада проводки такие:

Чтобы увидеть проводки конкретного документа, нажмите кнопку Дт/Кт (значок с красно-синими буквами) в верхней панели накладной. Там же — движения по регистрам НДС и партиям.

Себестоимость в проводке появится, только если выбран способ оценки По средней или если партия была оприходована. При методе ФИФО и отсутствии партии строка Дт 90.02.1 будет пустой — товар спишется при закрытии месяца регламентной операцией. Это нормальное поведение, а не ошибка.

Накладную в БП 3.0 удобно создавать на основании выставленного ранее счёта: откройте документ Счёт покупателю и нажмите Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД). Покупатель, договор, номенклатура, количество и цены перенесутся автоматически — останется поставить фактическую дату отгрузки и провести. Это убирает ручной повторный ввод и снижает риск разойтись с суммами счёта.

Печать товарной накладной, УПД и счёта-фактуры

Печатные формы вызываются кнопкой Печать в верхней панели проведённого документа. Для накладной доступны:

Форма ТОРГ-12 из альбома Госкомстата с 2013 года не обязательна — организация вправе применять свою форму первичного документа. Но в 1С она есть «из коробки», и большинство пользуется именно ей.

Счёт-фактура. Если печатаете ТОРГ-12 отдельно, счёт-фактуру нужно выписать кнопкой Выписать счёт-фактуру в нижней части документа. После нажатия появится ссылка на созданный счёт-фактуру и проводка Дт 90.03 Кт 68.02 закрепится в книге продаж.

Перед печатью проверьте, что в накладной заполнены грузоотправитель и грузополучатель (ссылка Грузоотправитель и грузополучатель под шапкой) — иначе соответствующие строки ТОРГ-12 останутся пустыми.

Где найти документ в разных конфигурациях

Сам документ отгрузки есть во всех торговых и учётных конфигурациях, но лежит в разных разделах, и часть терминов отличается. Пути меню в актуальных релизах такие:

В БП 3.0 проводки формируются сразу при проведении накладной — это учётная программа. В УТ 11 документ сначала отражает движение товара и взаиморасчёты по управленческому учёту, а проводки по регламентированному учёту появляются после его настройки. Поэтому в УТ порядок действий тот же, но смотреть результат нужно не только в проводках, но и в отчётах по продажам и остаткам.

Частые проблемы при выписке накладной

Если документ не проводится или печатная форма выглядит неправильно, причину почти всегда видно по тексту ошибки.

Ещё одна частая ситуация — накладная проведена, а в книге продаж её нет. Значит, не выписан счёт-фактура: записи в книгу продаж попадают именно из него, а не из самой накладной.

Отправка накладной по ЭДО и хранение

Бумажную накладную можно заменить электронной и отправить покупателю прямо из 1С, если подключён сервис электронного документооборота и настроен обмен с оператором.

Отправка идёт так:

1. В проведённой накладной нажмите ЭДО → Просмотреть электронный документ или Отправить электронный документ.
2. Программа сформирует электронный УПД в формате ФНС и подпишет его вашей квалифицированной электронной подписью (КЭП).
3. Документ уйдёт оператору ЭДО, а от него — покупателю. Статус обмена виден в списке Продажи → Электронные документы или через Текущие дела ЭДО.

Статусы электронного документа проходят путь от Создан и Ожидается подтверждение до Завершён, когда покупатель принял и подписал УПД со своей стороны. Пока статус не Завершён, документооборот по этой отгрузке не закрыт.

Хранение. Первичные документы и счета-фактуры по закону хранят не менее 5 лет. Электронные накладные хранятся в базе ЭДО и выгружаются в архив вместе с подписями — отдельно распечатывать и подшивать их не нужно. Для бумажного экземпляра сохраняется подписанный оригинал ТОРГ-12 или УПД.

Частые вопросы