Отгрузка товара покупателю в 1С 8: от документа реализации до печати ТОРГ-12 и УПД

Накладную в 1С 8.3 отдельным документом не выписывают: её печатают из документа реализации. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), кнопка Реализация → вид Товары (накладная, УПД). Заполняете покупателя, договор, склад и товары, проводите и через кнопку Печать получаете ТОРГ-12 или УПД.

Выбор формы простой. ТОРГ-12 печатают, когда покупатель просит именно её, а счёт-фактуру оформляют отдельно. УПД заменяет пару «накладная + счёт-фактура» одним листом и сейчас встречается чаще. Сам документ реализации в обоих случаях один и тот же.

Где в 1С 8 создать документ и какой вид операции выбрать

Путь к документу зависит от конфигурации. Логика везде одинаковая: накладная — печатная форма документа реализации.

В БП 3.0 кнопка Реализация раскрывает список видов операции. Для накладной нужны:

• 📦 Товары (накладная, УПД) — обычная продажа товаров и продукции;
• 🧾 Товары, услуги, комиссия — смешанная отгрузка: товары и услуги в одном документе, плюс товары комитента;
• 🛠 Оборудование (накладная, УПД) — продажа оборудования, учтённого на счёте 07;
• 🚚 Отгрузка без перехода права собственности — товар уехал, а право собственности перейдёт позже, например после оплаты.

Вид операции влияет на колонки табличной части и на проводки. Ошиблись с видом — проще создать документ заново, чем править.

Шапка документа

Заполните поля сверху вниз:

1. Дата — дата отгрузки. От неё зависит период выручки и НДС.
2. Организация — если в базе их несколько.
3. Склад — откуда списывается товар.
4. Контрагент — покупатель из справочника.
5. Договор — подставится сам, если у контрагента один договор с видом «С покупателем». Если договоров несколько, выберите нужный: по нему ведутся взаиморасчёты и зачёт аванса.

Ссылка Цены и валюта над табличной частью задаёт тип цен и способ расчёта НДС: «в сумме» или «сверху». Если цены в справочнике указаны с НДС, а в документе стоит «сверху», сумма к оплате вырастет на 20% и не совпадёт со счётом.

Табличная часть: номенклатура, количество, цены

Товары добавляют двумя способами:

• Добавить — по одной строке, удобно для 2–3 позиций;
• Подбор — открывает справочник с остатками на складе. Отмечаете позиции, указываете количество и переносите в документ разом.

В каждой строке проверьте:

1. Номенклатура — из справочника, а не похожий дубль. Дубли вида «Бумага А4» и «Бумага А4 » с пробелом — частая причина отрицательных остатков.
2. Количество — в единице измерения из карточки номенклатуры.
3. Цена — подставится из выбранного типа цен. Если пусто, цена не установлена: заведите её документом «Установка цен номенклатуры» или впишите вручную.
4. % НДС — берётся из карточки номенклатуры. Для льготных товаров проверьте, что стоит 10% или «Без НДС».
5. Счета учёта — 41.01 для товаров, 43 для готовой продукции, 10 для материалов. Счета подставляются по правилам из регистра «Счета учета номенклатуры».

Пример расчёта. 50 пачек бумаги по 360 ₽ с НДС 20% «в сумме»: сумма 18 000 ₽, в том числе НДС 18 000 × 20 / 120 = 3 000 ₽. Если поставить «НДС сверху», к сумме 18 000 ₽ добавится 3 600 ₽, итого 21 600 ₽.

Склады и ордерная схема при выписке накладной

Бухгалтерия 3.0

В БП 3.0 ордерной схемы нет. Склад в шапке просто определяет, с какого места хранения спишется товар. Если поле Склад в документе не появляется, учёт по складам выключен. Флаг «Учет по складам» находится в настройке плана счетов: ссылка на неё есть в Администрирование → Параметры учета.

Если товара на складе меньше, чем в накладной, документ не проведётся при включённом контроле остатков. Сообщение покажет позицию и нехватку. Проверьте остатки по счёту 41 в оборотно-сальдовой ведомости с отбором по складу: часто товар просто оприходован на другой склад.

Управление торговлей 11 и ERP

В УТ 11, КА и ERP у склада есть ордерная схема при отгрузке. Её включают в карточке склада в справочнике Склады и магазины, с указанием даты начала. С ней отгрузка идёт в два документа:

1. Менеджер оформляет Реализацию товаров и услуг — это продажа и основание для накладной.
2. Кладовщик в разделе Склад и доставка оформляет Расходный ордер на товары — фактическую отгрузку со склада.

Порядок «сначала ордер, потом реализация» или наоборот задаётся настройками склада и хозяйственной операции. Пока ордер не проведён, товар числится на складе как «к отгрузке», а остатки по накладной и по складу расходятся.

Печать накладной: ТОРГ-12 и УПД

После записи документа нажмите Печать. В списке форм для товарной реализации есть:

• Товарная накладная (ТОРГ-12);
• Универсальный передаточный документ (УПД);
• Счет-фактура — если оформлен;
• Транспортная накладная — при доставке грузовым транспортом;
• Комплект документов — несколько форм сразу.

Перед печатью заполните три вещи.

Подписи. Руководитель, главный бухгалтер и тот, кто отпустил груз, берутся из ответственных лиц организации. Их задают в карточке организации. Если в накладной пустые строки подписей, первым делом проверьте именно её.

Грузоотправитель и грузополучатель. По умолчанию это продавец и покупатель. Если товар везут на склад другого лица, поменяйте грузополучателя на закладке документа с данными доставки.

Счёт-фактура. Внизу документа есть ссылка Выписать счет-фактуру. Для УПД со статусом 1 счёт-фактура нужна обязательно: без неё документ не попадёт в книгу продаж .

Статус 1 или статус 2 в УПД

• Статус 1 — УПД служит и счётом-фактурой, и передаточным документом. Для плательщиков НДС.
• Статус 2 — только передаточный документ, вместо ТОРГ-12. Для организаций без НДС, ИП на упрощёнке, а также когда счёт-фактура не нужна.

1С ставит статус автоматически: если по реализации зарегистрирован счёт-фактура, печатается статус 1.

Проведение документа и отражение продажи в учёте

Нажмите Провести и закрыть или Провести. Чтобы посмотреть, что сформировалось, откройте документ и нажмите кнопку ДтКт — «Результат проведения».

Типовые проводки реализации товаров в БП 3.0:

Себестоимость считается по способу оценки запасов из учётной политики: по средней или ФИФО. Поэтому сумма в проводке Дт 90.02.1 может не совпадать с ценой последнего поступления.

Где проверить результат:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — долг покупателя по договору;
• 📊 Анализ субконто по складу и номенклатуре — остатки после отгрузки;
• 📒 Книга продаж — счёт-фактура или УПД со статусом 1 попадают туда после проведения.

Если документ не проводится

Самые частые сообщения при проведении реализации:

• Недостаточно ... на складе — остатка не хватает; проверьте склад в шапке и дату поступления. Поступление датой позже реализации программа не учтёт.
• Не заполнено поле "Договор" — у контрагента нет договора с видом «С покупателем» или выбран договор с поставщиком.
• Дата запрета изменения данных — период закрыт; поменять документ может только пользователь с правом редактировать закрытый период.

Исправление ошибок в накладной и сторно

Способ зависит от того, сдана ли уже отчётность за период и передан ли документ покупателю.

Ошибка найдена в текущем периоде

Документ ещё не уехал к покупателю, отчётность не сдана. Откройте реализацию, исправьте и проведите заново. Проводки пересоздадутся автоматически. Распечатайте новую накладную и уничтожьте старую.

Не копируйте документ и не проводите копию, чтобы «перевыписать» накладную: товар спишется дважды, выручка задвоится. Если копию уже провели, распроведите её и пометьте на удаление.

Ошибка в закрытом периоде или документ уже у покупателя

Здесь первичку не трогают. В БП 3.0 на основании реализации создают документ Корректировка реализации: Создать на основании → Корректировка реализации. Для него выбирают вид операции:

Документ корректировки делает сторнирующие или дополнительные проводки по выручке, НДС и себестоимости. Сам исходный документ при этом остаётся без изменений.

Период, в котором отразится исправление, зависит от того, существенная ли ошибка и подписана ли отчётность за год. Это регулирует ПБУ 22/2010. Для НДС правила свои: исправленный счёт-фактура меняет запись книги продаж того квартала, где была отгрузка, через дополнительный лист.

Возврат вместо исправления

Если покупатель вернул товар, исправлять реализацию не нужно. Оформите Возврат товаров от покупателя на основании реализации. Он вернёт товар на склад и сторнирует выручку и НДС.

Частые вопросы