Товарная накладная ТОРГ-12 в 1С: оформление и печать

ТОРГ-12 в 1С не создают отдельным документом — её печатают из документа реализации. В «1С:Бухгалтерии 8» путь такой: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Заполняете реализацию товаров, проводите, нажимаете Печать и выбираете Товарная накладная (ТОРГ-12).

Разберём весь путь: от создания реализации до бумажного бланка с подписями, печати накладной пачкой и настройки формы под свои требования. Пути и кнопки даны для «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, интерфейс «Такси». В «1С:Управление торговлей 11» логика та же, отличается только название раздела меню.

Где в 1С печатают товарную накладную

Накладная ТОРГ-12 — это печатная форма документа отгрузки, а не самостоятельный объект базы. Движения по складу и в учёте делает документ реализации, а ТОРГ-12 лишь выводит данные на унифицированный бланк.

Где именно искать документ, зависит от конфигурации. Пути в основных решениях стабильны:

В «1С:Управление торговлей 11», ERP и КА нужный вид документа — «Реализация товаров и услуг». Печать ТОРГ-12 во всех решениях вызывается одинаково: кнопкой Печать в открытом проведённом документе.

Из одного документа реализации можно получить несколько форм:

• 📄 ТОРГ-12 — товарная накладная;
• 🧾 счёт-фактуру — отдельным документом;
• 📑 УПД — универсальный передаточный документ, который объединяет накладную и счёт-фактуру в одном бланке.

Создаём документ реализации товаров

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите кнопку Реализация и выберите вид операции Товары (накладная, УПД). Для отгрузки товаров подходит именно он; «Товары, услуги, комиссия» берут, когда в одном документе идут и товары, и услуги.
3. В шапке укажите дату отгрузки и организацию-продавца (если организаций несколько).

Дата документа — это дата перехода права собственности и дата, которая попадёт в бланк ТОРГ-12. Ставьте её по факту отгрузки, а не по дате, когда вы вносите документ в программу.

Если продаёте не со своего основного склада, заранее проверьте, что в шапке выбран правильный склад — от него зависят остатки, которые спишутся.

Номер накладной 1С присваивает сама — он совпадает с номером документа реализации и идёт по порядку в пределах года. Менять его вручную не стоит: это нарушает нумерацию и может привести к дублям. Если нужен особый формат номера (с префиксом подразделения, например), его настраивают в учётной политике и настройках нумерации, а не правкой в конкретном документе.

Заполняем контрагента, договор и табличную часть

Шапка документа — это стороны сделки, табличная часть — что именно отгружаете.

Шапка:

• Контрагент — покупатель. Если его ещё нет в базе, заведите карточку: по ИНН программа подтянет реквизиты из сервиса, если подключена интернет-поддержка.
• Договор — вид договора «С покупателем». Из договора подтянутся валюта, порядок расчётов и счета учёта.
• Склад — откуда уходит товар.
• Грузополучатель — по умолчанию совпадает с покупателем. Укажите другого получателя, если товар едет на обособленное подразделение или на адрес третьего лица; тогда в бланке грузополучатель и плательщик будут разными.

Если ваша организация на УСН и не платит НДС, в строках табличной части ставьте Без НДС, а счёт-фактуру не формируйте — покупателю уходит только ТОРГ-12. На общей системе налогообложения к накладной дополнительно выписывают счёт-фактуру либо заменяют их пару на УПД.

Табличная часть (вкладка «Товары»):

Сумму и НДС 1С посчитает сама. Проверьте только, как указана цена — с НДС или без НДС: этот переключатель находится в строке «Цены включают НДС» (ссылка в шапке, рядом с типом цен). Ошибка здесь искажает и накладную, и проводки.

Колонку «Счета учёта» обычно не трогают — счёт 90.01.1 (выручка), 90.02.1 (себестоимость) и 90.03 (НДС) подставляются по регистру настроек. Лезть в них вручную стоит только при нестандартном учёте.

После заполнения нажмите Провести. Пока документ не проведён, корректного бланка ТОРГ-12 не будет — часть данных формируется при проведении.

Настраиваем подписи и печатаем бланк

Печать вызывается так: откройте проведённый документ, нажмите Печать и выберите Товарная накладная (ТОРГ-12). Откроется бланк, который можно отправить на принтер кнопкой Печать или сохранить в PDF/Excel.

ТОРГ-12 оформляют в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй передают покупателю. В окне печати задайте нужное число копий в настройках принтера — заново формировать документ не нужно. Перед печатью пролистайте бланк: 1С показывает его на экране, и опечатку в наименовании товара или в количестве проще поймать здесь, чем на уже подписанной бумаге.

Чтобы на бланке стояли фамилии подписантов, а не пустые строки, настройте ответственных лиц организации. В карточке организации (Главное → Организации → [ваша организация]) есть раздел с подписями ответственных лиц. Там задают:

• руководителя — строка «Отпуск груза разрешил»;
• главного бухгалтера — строка «Главный (старший) бухгалтер»;
• сотрудника, который фактически отпускает товар, — строка «Отпуск груза произвёл».

Строку «Груз получил грузополучатель» оставляют пустой — её заполняет и подписывает покупатель при приёмке.

Готовый бланк из окна печати можно не только отправить на принтер. Кнопка Сохранить выгружает ТОРГ-12 в PDF или Excel, а кнопка с конвертом (Отправить) формирует письмо с вложением прямо из 1С, если в программе настроена учётная запись электронной почты. Это удобно, когда покупателю нужна скан-копия до того, как придёт оригинал.

Если каких-то подписей на бланке нет, а в карточке организации они заданы — проверьте, что дата документа попадает в период действия записи об ответственном лице. Записи о подписантах действуют с определённой даты, и накладная «задним числом» может не увидеть нужную фамилию.

Печатаем и отправляем накладные пачкой

Когда отгрузок много, печатать по одной долго. 1С умеет выводить сразу несколько документов.

1. В списке Реализация (акты, накладные, УПД) выделите нужные документы — мышью с зажатым Ctrl или Shift.
2. Нажмите кнопку Печать над списком.
3. Выберите Товарная накладная (ТОРГ-12).

Программа соберёт все выбранные накладные в один файл — его отправляют на принтер одной командой. Так же печатают комплект документов: в меню Печать есть пункт для вывода накладной и счёта-фактуры (или УПД) вместе.

Чтобы не искать нужные отгрузки вручную, настройте список: отберите документы по покупателю, дате или организации через Ещё → Настроить список (или значок отбора над списком). После отбора выделяете всё сочетанием Ctrl + A и печатаете одной пачкой — это заметно экономит время в конце месяца, когда накладных десятки.

Если документов очень много и часть из них отправляется через ЭДО, а часть на бумаге, удобно разделить их по колонке состояния обмена. Электронные уходят через сервис, бумажные печатаются пачкой — так вы не продублируете одну и ту же отгрузку в двух каналах.

Для обмена с покупателем без бумаги используют ЭДО. Если подключён сервис электронного документооборота (Продажи → Электронные документы), из того же документа реализации формируется и отправляется электронная накладная или УПД.

Частые ошибки при выписке накладной

Ошибки в ТОРГ-12 чаще всего связаны не с самой печатью, а с данными документа реализации. Ниже — симптомы и причины.

Отдельная частая накладка — правки в проведённом документе. Если вы изменили количество или цену после проведения, обязательно перепроведите документ: иначе бланк и проводки разойдутся, а покупатель получит накладную с суммой, которой нет в учёте.

Ещё одна типовая ситуация — отрицательные остатки на складе. Если 1С разрешает списать товар, которого физически нет, накладная напечатается, но себестоимость спишется некорректно. Контроль остатков включают в настройках проведения, чтобы программа не давала отгрузить больше, чем есть.

Как доработать бланк ТОРГ-12 под свои требования

Иногда типовой бланк не устраивает: нужно добавить реквизит, строку, свой логотип в особом месте. Менять форму прямо в конфигураторе не стоит — обновление затрёт правки. Есть два безопасных способа.

Способ 1 — встроенный редактор макетов. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите в списке товарную накладную, откройте макет и внесите правки в пользовательском режиме. Этот способ подходит для косметических изменений: шрифт, дополнительный текст, перестановка полей.

Способ 2 — расширение конфигурации. Для серьёзной доработки (новая колонка, своя логика заполнения) создают расширение конфигурации. Расширения появились в платформе начиная с версии 8.3.6 и позволяют хранить изменения отдельно от типовой конфигурации — обновления их не ломают. Собственный макет печатной формы в расширении — стандартный приём, когда нужен нетиповой бланк.

Если же вам нужен вообще другой вид первички — своя форма накладной, отличная от ТОРГ-12, — это допустимо. С 2013 года унифицированные формы не обязательны (Федеральный закон № 402-ФЗ): организация вправе утвердить собственный бланк первичного документа, лишь бы в нём были все обязательные реквизиты.

Частые вопросы