Транспортная накладная в 1С: от реализации до печати и ЭТрН

Чтобы оформить транспортную накладную в 1С 8.3, сначала проведите документ отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это «Реализация (акт, накладная, УПД)», в 1С:Управлении торговлей 11 — «Реализация товаров и услуг». Затем из него заполните данные перевозки: перевозчика, водителя, машину, адреса погрузки и выгрузки. Печатная форма строится по действующей форме из Правил перевозок грузов (Постановление № 2200).

Товарная часть подтягивается из реализации: наименование груза, количество мест, вес. Руками вводится только то, чего в учёте нет, — сведения о рейсе. Поэтому основная работа делается до печати: справочники водителей и машин, вес в номенклатуре, адреса контрагентов.

Что подготовить в базе до первой накладной

Транспортная накладная собирает данные из пяти-шести справочников сразу. Если хотя бы один пуст, в бланке останутся пустые строки, и водителя остановят на первой проверке. Пройдите список один раз — дальше накладные будут заполняться почти сами.

Кто есть кто в накладной

Путаница ролей — главный источник переделок. Разведите их до заполнения:

• 📦 Грузоотправитель — тот, кто передаёт груз перевозчику. Обычно ваша организация, но может быть и ваш склад-подрядчик.
• 🏁 Грузополучатель — тот, кто принимает груз. Не всегда покупатель: часто это его магазин или ответственное хранение .
• 🚚 Перевозчик — транспортная компания или ИП, с которыми заключён договор перевозки.
• 👤 Водитель — физическое лицо, которое везёт груз. Его данные — отдельный раздел бланка.

Как создать транспортную накладную в 1С пошагово

Порядок одинаков для обеих конфигураций: сначала отгрузка, потом документ на перевозку. Разница в том, где хранятся данные рейса.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Создайте документ с видом операции «Товары» или откройте уже проведённый.
3. Проверьте шапку: организация, контрагент, договор, склад. Если груз едет не на юридический адрес покупателя, заполните грузоотправителя и грузополучателя.
4. Проведите документ. Без проведения табличная часть не попадёт в бланк корректно.
5. Найдите в документе ссылку или команду со словом «Транспортная накладная». В актуальных релизах она расположена в нижней части формы реализации, рядом с данными о доставке.
6. В открывшейся форме выберите перевозчика, водителя и транспортное средство из справочников.
7. Укажите адрес погрузки, адрес выгрузки, дату и время подачи машины.
8. Сохраните данные и выберите Печать → Транспортная накладная.

Данные перевозки сохраняются вместе с реализацией. При повторной печати вводить их заново не придётся.

В 1С:Управлении торговлей 11

1. Откройте проведённую «Реализацию товаров и услуг».
2. Нажмите Создать на основании и выберите «Транспортная накладная».
3. Документ заполнится товарами, грузоотправителем и грузополучателем из реализации.
4. Заполните перевозчика, водителя, автомобиль и прицеп, если он есть.
5. Проверьте адреса погрузки и разгрузки.
6. Запишите документ и распечатайте его из командной панели через Печать.

Список всех транспортных накладных в УТ 11 находится в разделе Склад и доставка. Там удобно искать документ по номеру или по перевозчику.

Обязательные реквизиты транспортной накладной: что проверить

Форма из Правил перевозок состоит из нескольких разделов. Программа заполняет часть из них, но отвечает за содержание тот, кто подписывает. Ниже — разделы, в которых чаще всего остаются пробелы.

Сведения о грузе

• 📦 Наименование груза — как в реализации. Для большого ассортимента допустимо общее название («продукты питания», «строительные материалы») со ссылкой на товарную накладную .
• ⚖️ Масса брутто и количество грузовых мест. Масса считается из веса в карточках номенклатуры. Если вес не заполнен, в бланке будет ноль.
• 📐 Объём, способ упаковки, маркировка — если этого требует перевозчик или характер груза.

Нулевой вес в накладной — повод для штрафа и вопросов на весовом контроле. Проверяйте его перед каждой печатью.

Сопроводительные документы

Перечислите, что едет вместе с грузом: УПД или ТОРГ-12, сертификаты, ветеринарные документы. 1С подставляет номер и дату реализации, остальное допишите вручную.

Перевозчик и транспортное средство

• 🏢 Наименование, ИНН и адрес перевозчика.
• 👤 ФИО водителя и реквизиты водительского удостоверения.
• 🚚 Марка, тип и регистрационный номер машины. Для автопоезда — отдельно тягач и прицеп.
• 📄 Основание владения транспортом: собственность, аренда, лизинг.

Приём и сдача груза

Здесь указывают адреса, дату и время прибытия и убытия, фактическое состояние груза и массу. При печати эти строки часто оставляют пустыми: их заполняют на месте, при погрузке и при выгрузке. Это нормально.

Стоимость перевозки

Раздел заполняет перевозчик или вы, если провозная плата известна заранее. Если расчёт идёт по отдельному договору, укажите ссылку на него.

Печать и электронная транспортная накладная

Бумажный вариант

Бумажную транспортную накладную оформляют в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Каждый экземпляр подписывают стороны.

Перед отправкой на принтер:

1. Откройте предварительный просмотр и проверьте, что ни один раздел не съехал на следующую страницу.
2. Выставьте количество копий — 3.
3. Если форма длинная, печатайте с двух сторон: так проще сшивать.
4. Сохраните печатную форму в PDF, если перевозчик просит прислать её заранее.

Электронная ТН (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная — это не скан бумажной. Это набор формализованных файлов, которые подписывают квалифицированной электронной подписью и передают через оператора, подключённого к государственной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Документ складывается из титулов, каждый подписывает своя сторона:

В 1С отправка идёт через сервис 1С-ЭДО или другого оператора, интегрированного с программой. Порядок такой:

1. Подключите электронный документооборот в Администрирование → Обмен электронными документами.
2. Убедитесь, что у перевозчика и получателя тоже подключена работа с ЭТрН. Без этого второй и третий титулы подписать некому.
3. Сформируйте накладную, как для печати, и выберите команду отправки в электронном виде.
4. Отслеживайте статус в списке электронных документов: пока перевозчик не подписал свой титул, перевозка документально не начата.

Ошибки, из-за которых накладную возвращают

Ниже то, что не видно на этапе заполнения и всплывает уже в пути или при приёмке.

Ещё одна ловушка — исправление реализации после печати. Если вы поменяли количество или состав товаров, бланк транспортной накладной сам не обновится. Сформируйте его заново и уничтожьте старые экземпляры, чтобы у водителя не оказалось двух разных документов.

Связь транспортной накладной с другими документами 1С

Транспортная накладная сама по себе проводок в бухучёте не делает. Это перевозочный документ: он подтверждает договор перевозки, а не переход права собственности. Учёт ведётся по документам вокруг неё.

Как учесть стоимость доставки

Если перевозку оплачивает продавец, услугу перевозчика оформляют поступлением услуг. Торговые организации относят доставку на расходы на продажу, производственные — на тот счёт затрат, который закреплён в учётной политике.

Если доставку оплачивает покупатель, но через вас, стоимость перевозки включают в реализацию отдельной строкой-услугой. Тогда в накладной в разделе о стоимости можно указать ту же сумму.

Когда достаточно ТТН или УПД

В 1С есть и печатная форма товарно-транспортной накладной 1-Т. Она осталась от старой унифицированной формы и сочетает товарный и транспортный разделы. Её используют, если так договорились с покупателем или перевозчиком. Если стороны требуют документ по действующим Правилам перевозок, печатайте именно транспортную накладную.

Как ускорить работу с транспортными накладными

Когда машин в день больше двух-трёх, ручное заполнение отнимает много времени. Несколько приёмов снимают большую часть рутины.

• 🔁 Копирование. Для повторяющихся рейсов к одному клиенту скопируйте прошлую накладную: перевозчик, водитель и адреса уже будут на месте, останется поменять дату и основание.
• 🗂 Справочники в порядке. Заведите всех постоянных водителей и машины один раз. Выбор из списка быстрее и без опечаток в госномере.
• 🧾 Групповая печать. В списке документов выделите несколько накладных и распечатайте их одной командой Печать.
• 📍 Адреса доставки у контрагента. Если у покупателя несколько точек, заведите их в карточке: в реализации адрес выбирается из списка.
• 🛠 Свой макет. Если перевозчик требует нестандартный бланк, добавьте внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки. Типовую форму не меняйте: правка конфигурации усложнит обновления.

Частые вопросы