Товарно-транспортная накладная в 1С 8.3: от реализации до печати

Выписать ТТН в 1С отдельным документом не нужно: накладная печатается из документа отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — Продажи → Документы продажи. Откройте проведённую реализацию, нажмите Печать и выберите транспортную накладную или форму 1-Т.

Частое заблуждение — считать, что «ТТН» и «транспортная накладная » одно и то же и годится любая из них. Для автомобильной перевозки обязательна транспортная накладная по форме Правил перевозок грузов. Товарно-транспортная накладная 1-Т — унифицированная форма, которую многие компании по привычке оформляют дополнительно. В 1С есть обе печатные формы, и правильный выбор зависит от того, что требуют перевозчик и покупатель.

Какую накладную печатать: ТН, 1-Т или электронная ЭТрН

Под словом «ТТН» в торговле обычно имеют в виду один из трёх документов. Они отличаются назначением и обязательностью.

Что важно для выбора:

• 🚚 Возите сами своим транспортом — договора перевозки нет, но покупатель часто просит 1-Т или ТН для подтверждения доставки.
• 📦 Отгружаете через транспортную компанию — ТН нужна обязательно, её часто оформляет сам перевозчик.
• 🏷️ Покупатель забирает товар сам — транспортный документ оформляет он как заказчик перевозки, от вас достаточно накладной или УПД.

Подготовка справочников перед оформлением ТТН в 1С

Большинство пустых граф в напечатанной накладной появляются не из-за ошибки печати, а из-за незаполненных справочников. Проверьте их один раз, до первой отгрузки.

Организация

В карточке организации (Главное → Организации в БП, НСИ и администрирование → Организации в УТ) должны быть:

1. Полное наименование, ИНН, КПП.
2. Юридический и фактический адрес — фактический попадает в графу пункта погрузки, если склад не задан отдельно.
3. Телефон — в транспортной накладной есть графа контактов грузоотправителя.
4. Ответственные лица: руководитель и кладовщик (отпуск груза). В БП их задают в карточке организации по ссылке на ответственных лиц.

Контрагенты

В карточке покупателя заполните ИНН, КПП, юридический адрес и адрес доставки. Если товар едет не на юридический адрес, а на склад покупателя, этот адрес должен быть в карточке. Иначе в накладной окажется офис компании, а не точка выгрузки.

Перевозчика заведите как отдельного контрагента — с ИНН и адресом. Его реквизиты пойдут в раздел о перевозчике.

Номенклатура

Для транспортного документа нужны масса и количество мест.

• ⚖️ В УТ 11 в карточке номенклатуры можно задать вес и объём единицы хранения, если в настройках номенклатуры включено использование весовых и объёмных характеристик. Тогда масса груза в накладной считается автоматически.
• ✍️ В БП 3.0 весовых характеристик в карточке номенклатуры нет. Массу брутто указывают в печатной форме вручную, по данным склада.
• 📏 Единицы измерения проверьте по классификатору ОКЕИ: «шт», «кг», «упак». Ошибка в единице переходит в каждую строку накладной.

Отгрузка товара: документ реализации как основа накладной

ТТН в 1С всегда строится на документе продажи. Сначала оформляют реализацию, затем печатают из неё транспортную форму.

Порядок в БП 3.0:

1. Нажмите Реализация и выберите вид операции с товарами.
2. Укажите организацию, склад и контрагента. Договор подставится, если он у покупателя один.
3. Заполните табличную часть Товары: номенклатура, количество, цена, ставка НДС.
4. Найдите в форме поля грузоотправителя и грузополучателя. По умолчанию грузоотправитель — ваша организация, грузополучатель — покупатель. Если груз уходит со склада другой организации или на адрес третьего лица, выберите их из справочника контрагентов.
5. Проведите документ.

В УТ 11 после выбора клиента и склада откройте вкладку Доставка. Там задают способ доставки, адрес и перевозчика. Вкладка работает, если в разделе НСИ и администрирование → Склад и доставка включено управление доставкой.

Товарный и транспортный разделы: что заполнить

Товарно-транспортная накладная 1-Т состоит из двух разделов. Транспортная накладная по Правилам 2020 года устроена иначе — это одна форма из пронумерованных пунктов. Но по смыслу данные те же.

Товарный раздел

Программа заполняет его из реализации:

• наименование товара и код номенклатуры;
• количество и единица измерения;
• цена и сумма с НДС;
• реквизиты грузоотправителя, грузополучателя и плательщика;
• номер и дата документа-основания.

Вручную обычно добавляют:

• вид упаковки и количество мест;
• массу брутто, если её нет в справочнике;
• сведения о сопроводительных документах: сертификаты, ветеринарные документы, паспорта качества.

Транспортный раздел

Здесь указывают сведения о самой перевозке:

1. Пункт погрузки и пункт разгрузки — точные адреса.
2. Дата и время подачи транспорта под погрузку и выгрузку.
3. Фактическое время прибытия и убытия — эти графы заполняют от руки на месте.
4. Отметки о погрузочно-разгрузочных работах: кто грузил, каким способом.
5. Подписи водителя, кладовщика и представителя получателя.

Время прибытия и подписи в 1С не заполняются: это делают люди на складе. Ваша задача в программе — чтобы адреса, реквизиты и груз были точными.

Перевозчик, водитель и машина в накладной

Раздел о перевозке — тот, где пусто чаще всего. Данные о перевозчике программа берёт из документа, а о водителе и машине — из ваших записей или из ручного ввода.

Если возите своим транспортом, перевозчиком выступает ваша организация. Тогда водителя и машину указывают ваши, а путевой лист выписывает ваш транспортный отдел.

Печать накладной и проведение документа

Печать из реализации

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Нажмите Печать на командной панели.
3. Выберите Транспортная накладная или Товарно-транспортная накладная (1-Т).
4. Проверьте предпросмотр: реквизиты сторон, адреса, количество мест, массу.
5. Задайте число копий в поле рядом с кнопкой печати: для ТН — три, для 1-Т — по требованию сторон, обычно четыре.

Правка печатной формы

В окне печати есть переключатель редактирования. Включите его — табличный документ станет редактируемым. Впишите водителя, номер машины, массу брутто и сразу распечатайте.

Правки в печатной форме не сохраняются в базе. Если накладную нужно будет перепечатать через неделю, вписанные вручную данные пропадут. Для постоянных маршрутов и перевозчиков держите данные в справочниках.

Комплект документов на отгрузку

Обычный набор, который водитель получает на складе:

Электронная накладная

Если стороны работают с ЭТрН, документ формируется и подписывается через оператора ЭДО, подключённого к 1С. Титулы подписывают все участники: грузоотправитель, перевозчик, водитель, грузополучатель. Нужна квалифицированная электронная подпись и договорённость с перевозчиком о переходе на электронный формат.

Ошибки при оформлении ТТН и как их исправить

Контроль подписанных накладных и хранение

Отгрузка завершена, когда к вам вернулся подписанный экземпляр. Без него трудно доказать доставку при споре с покупателем или перевозчиком.

Отслеживание возврата документов

• 📎 Скан подписанной накладной прикрепите к документу реализации через присоединённые файлы (значок скрепки на командной панели документа). По скрепке в списке видно, у каких отгрузок оригинал уже вернулся.
• 📝 В поле комментария документа отмечайте дату возврата экземпляра. Список реализаций можно отобрать по тексту комментария через поиск.
• 📞 Раз в неделю выгружайте список реализаций без скана и передавайте менеджерам: каждая такая отгрузка — повод позвонить покупателю или перевозчику.

Сроки хранения

Транспортные накладные — первичные документы. По Закону № 402-ФЗ первичку хранят не меньше пяти лет после отчётного года. Для налоговых целей срок тоже не короче: документы, которые подтверждают расходы, нужны для проверки за три предыдущих года, а при убытках — на весь период их переноса.

Рекомендуемый порядок:

1. Подшивать накладные в папки по месяцам вместе с реализациями.
2. Сверять раз в месяц список реализаций без прикреплённого скана с бумагами в папке.
3. Хранить сканы в 1С как прикреплённые файлы — так документ можно найти по номеру отгрузки за секунды.

Частые вопросы