Счёт, накладная, акт и счёт-фактура в 1С 8.3: вся цепочка продажи по порядку

В 1С:Бухгалтерии 3.0 документы на продажу выписывают цепочкой: Продажи → Счета покупателям → на его основании Реализация (акт, накладная, УПД) → из реализации кнопкой — счёт-фактура. Каждый следующий документ создаётся из предыдущего, поэтому контрагент, договор, товары и цены вводятся один раз, в счёте.

Есть два способа работать. Первый — «от счёта»: так удобно, когда покупатель сначала платит, а потом получает товар или услугу. Второй — «сразу реализация»: подходит для постоянных клиентов с отсрочкой, которым счёт не нужен. Правильно выписывать документы в 1С можно обоими способами, разница только в том, нужен ли покупателю отдельный счёт на оплату.

Подготовка базы перед выпиской документов

Пустую или наполовину настроенную базу видно по первому же счёту: нет печати, не тот банковский счёт, НДС ставится не та. Поэтому один раз проверьте пять мест.

Реквизиты организации

Откройте Главное → Организации и карточку своей фирмы. Проверьте:

• 🏢 ИНН, КПП, юридический адрес — они попадают в шапку каждого документа;
• 🏦 основной банковский счёт — именно он подставится в счёт на оплату;
• ✍️ подписи руководителя и главного бухгалтера — раздел подписей в карточке;
• 🖼️ логотип, факсимиле печати и подписей — группа «Логотип и печать».

Факсимиле загружают картинкой PNG с прозрачным фоном. Без него счёт печатается с пустыми местами под подпись, и это нормально для бумажного оборота.

Учётная политика и налоги

В Главное → Настройки налогов и отчётов указан режим налогообложения. От него зависит, будет ли НДС в документах и выписываются ли счета-фактуры. На УСН без НДС счёт-фактура не нужен, и программа не предложит его создать.

Номенклатура и цены

Товары и услуги живут в Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. Для каждой позиции важны:

Контрагент и договор

Карточка покупателя — Справочники → Покупатели и поставщики → Контрагенты. Заполните ИНН кнопкой автозаполнения по ИНН, если подключена интернет-поддержка: реквизиты и адрес подтянутся из реестра.

Договор создаётся на вкладке «Договоры» с видом «С покупателем». Если договоров несколько, 1С при выборе контрагента подставит основной — проверяйте это поле в каждом документе.

Как выписать счёт на оплату покупателю

Счёт в 1С — документ «Счёт покупателю». Он не делает проводок и не влияет на учёт. Это коммерческое предложение с реквизитами для оплаты.

Пошагово

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите «Создать».
2. В поле «Контрагент» выберите покупателя. Договор подставится сам.
3. Проверьте банковский счёт организации — на него покупатель переведёт деньги.
4. В табличной части нажмите «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее: можно выбрать сразу десяток позиций с количеством.
5. Проверьте цены и ставку НДС в каждой строке. Итог с НДС показан внизу формы.
6. Нажмите «Записать», затем «Печать → Счёт на оплату».

На печатной форме уже есть кнопка отправки по электронной почте. Счёт уйдёт покупателю PDF-файлом, если в 1С настроена учётная запись почты.

Пример расчёта

Покупатель берёт 40 пачек бумаги по 360 руб. с НДС 20 %. Сумма — 14 400 руб., в том числе НДС 2 400 руб. (14 400 × 20 / 120). Именно эти цифры будут в счёте и потом без изменений перейдут в реализацию.

Оформление реализации товаров и услуг

Реализация — главный документ продажи. Именно она делает проводки по выручке, НДС и списанию товара.

Создание на основании счёта

Откройте счёт и нажмите Создать на основании → Реализация (акт, накладная, УПД). Программа предложит вид операции:

• 📦 «Товары (накладная, УПД)» — только товары;
• 🛠️ «Услуги (акт, УПД)» — только услуги;
• 🔀 «Товары, услуги, комиссия» — смешанная продажа.

Покупатель, договор, номенклатура и цены перенесутся из счёта. Проверьте дату: дата реализации — это дата отгрузки, а не дата счёта. По ней определяется период выручки и НДС.

Если реализация без счёта

Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → «Реализация» → выбор вида операции. Дальше всё так же: контрагент, склад, товары. Склад важен для товаров — с него спишется остаток.

Проведение и проводки

Кнопка «Провести и закрыть» формирует движения. Для товаров в БП 3.0 обычно получается:

Если покупатель заплатил заранее, добавится зачёт аванса: Дт 62.02 Кт 62.01. Проверить движения можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок «Дт/Кт» в командной панели).

Печатные формы

Из реализации через «Печать» доступны накладная ТОРГ-12, УПД, акт об оказании услуг, товарно-транспортная накладная . Выбирайте то, о чём договорились с покупателем. Одна реализация — один набор документов, второй документ на ту же отгрузку не создавайте.

Акт выполненных работ и оказанных услуг

Отдельного документа «Акт» в БП 3.0 нет. Акт — это печатная форма реализации с видом операции «Услуги (акт, УПД)».

Что проверить в акте

• 📅 Период оказания услуг. Если акт закрывает месяц, укажите в содержании услуги период, например «Обслуживание за сентябрь».
• 📝 Содержание. Наименование номенклатуры печатается в акте как есть. Для разовых работ удобнее заполнить колонку «Содержание услуги», не создавая новую позицию номенклатуры.
• 🧾 Счёт затрат и выручки. Для услуг себестоимость не списывается в момент продажи: затраты по счёту 20 или 26 закроются на 90-й счёт регламентной операцией «Закрытие месяца ».

Ежемесячные акты одним кругом

Абонентам с одинаковой суммой можно не набирать акт с нуля. Отфильтруйте список реализаций по контрагенту, скопируйте прошлый акт через F9, поменяйте дату и период в содержании. Для десятков клиентов это несколько минут работы.

Счёт-фактура: выписка и проверка

Плательщик НДС выставляет счёт-фактуру не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки — это требование ст. 168 НК РФ.

Из реализации одной кнопкой

Внизу формы реализации есть строка «Счёт-фактура» с командой «Выписать счёт-фактуру». После нажатия 1С создаст документ «Счёт-фактура выданный», свяжет его с реализацией и покажет ссылку. Номер и дата подставятся автоматически.

Все выданные счета-фактуры видны в Продажи → Счета-фактуры выданные. Это хорошее место для проверки: если реализация есть, а счёта-фактуры к ней нет, в журнале её не будет.

УПД вместо пары «накладная + счёт-фактура»

УПД со статусом 1 заменяет и первичный документ, и счёт-фактуру. Но в учёте 1С счёт-фактура всё равно должен быть зарегистрирован: без него реализация не попадёт в книгу продаж . В самом документе счёта-фактуры отмечается, в каком виде он составлен — отдельным документом или в составе УПД.

Авансовые счета-фактуры

На предоплату счёт-фактура выставляется тоже в пятидневный срок. В БП 3.0 их удобно регистрировать пакетом: Операции → Регламентные операции НДС → Регистрация счетов-фактур на аванс. Обработка найдёт поступления оплаты без отгрузки и создаст документы сама.

Проверка перед отчётностью

Откройте Отчёты → Книга продаж за квартал и сравните итог НДС с оборотом по кредиту 68.02. Расхождение почти всегда означает реализацию без зарегистрированного счёта-фактуры.

Возвраты и корректировки отгрузки

После отгрузки бывает три разных ситуации, и для каждой в 1С свой документ. Перепутать их — значит неправильно отразить НДС.

Возврат пошагово

1. Откройте исходную реализацию.
2. Создать на основании → Возврат товаров от покупателя.
3. Удалите строки, которые не возвращают, и поправьте количество.
4. Проведите документ и проверьте, что количество не больше отгруженного.

Корректировка пошагово

1. В реализации нажмите Создать на основании → Корректировка реализации.
2. Выберите вид операции из вариантов выше.
3. В строках табличной части есть значения «до изменения» и «после изменения». Меняйте только «после».
4. Проведите и выпишите корректировочный или исправленный счёт-фактуру кнопкой внизу формы.

Как ускорить выписку документов в 1С

Когда документов становится больше двадцати в день, ручной ввод начинает съедать время. Приёмы, которые работают в любой БП 3.0:

• ⚡ Ввод на основании. Цепочка «счёт → реализация → счёт-фактура» без повторного ввода. Это главный приём, остальные вторичны.
• 📋 Копирование F9. Для повторяющихся продаж копия прошлого документа быстрее нового.
• 🔎 Подбор. Кнопка «Подбор» в табличной части показывает остатки и цены, позиции выбираются двойным щелчком.
• ✉️ Отправка по почте из печатной формы. Не нужно сохранять PDF и прикладывать к письму вручную.
• 🔁 Обмен через ЭДО. Если покупатель на ЭДО, реализацию отправляют прямо из документа, и УПД уходит с подписью без печати и сканов. Для счёта-фактуры нужна квалифицированная электронная подпись.
• 🔐 Дата запрета изменения. Администрирование → Пользователи и права доступа → Даты запрета изменения. После сдачи отчётности закройте период, и случайное перепроведение старых документов станет невозможным.

Сравнение способов

Частые ошибки при выписке документов

Эти промахи всплывают при сверке с покупателем или при сдаче НДС. Каждый легко поймать заранее.

• ❌ Не тот договор. Документ проведён по старому договору, и расчёты «висят» на двух договорах. Лечится сменой договора и перепроведением, если период не закрыт.
• ❌ Счёт-фактура не выписан. Реализация проведена, НДС начислен, но в книге продаж строки нет. Видно по журналу счетов-фактур.
• ❌ Двойная реализация. Сделали реализацию из счёта, а потом ещё одну вручную. Выручка задвоилась. Перед созданием проверяйте в счёте ссылку на связанные документы через «Структуру подчинённости».
• ❌ Услуга заведена как товар. В печать идёт накладная вместо акта, а 1С пытается списать остаток со склада.
• ❌ Ставка НДС в документе не совпадает с договором. Часто бывает после перехода на другой режим налогообложения: у старой номенклатуры осталась прежняя ставка.

Частые вопросы