Доверенность на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерии: от реквизитов до печати М-2

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 3.0 выписывают документом Покупки → Доверенности → Создать: указываете сотрудника, поставщика, документ-основание и список товаров, проводите и печатаете форму М-2 или М-2а из меню «Печать». Быстрее всего создать её из счёта поставщика — тогда контрагент, договор и товары подставятся сами.

Документ не делает проводок. Это учётный бланк: он нумерует выданные доверенности, хранит, кому и на что они выданы, и печатает готовую форму. Порядок работы одинаков в редакции 3.0 и в старой 2.0 на платформе 8.2, различаются только меню.

Что заполнить в карточках до того, как выписывать доверенность

Печатная форма собирается из справочников. Пустое поле в карточке даёт пустую строку на бланке, и её приходится дописывать ручкой. Проверьте пять мест.

• 🏢 Организация. Полное наименование, юридический адрес, ИНН. Это «потребитель» и «плательщик» в шапке М-2.
• 🏦 Банковский счёт организации. Номер счёта и банк печатаются в строке плательщика. Основной счёт выбирается в карточке организации.
• ✍️ Подписи. Руководитель и главный бухгалтер — в карточке организации, раздел «Подписи» (в ранних релизах 3.0 — «Ответственные лица»). Без них внизу бланка пустые расшифровки.
• 👤 Физическое лицо, которому выдаёте доверенность. Справочник «Физические лица»; новую запись можно создать прямо из поля выбора в доверенности. В карточке заполните документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, кем и когда выдан. Именно отсюда бланк берёт паспортные данные.
• 🤝 Контрагент-поставщик и договор с ним. Название поставщика уходит в строку «На получение от».

Как выписать доверенность в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)

Есть два пути: создать документ с нуля или ввести на основании счёта поставщика. Второй короче и даёт меньше опечаток.

Способ 1. Новый документ из журнала

1. Откройте Покупки → Доверенности и нажмите Создать.
2. Номер и дату программа ставит сама. Номер сквозной в пределах организации и года.
3. В поле «Действительна по» укажите последний день срока. Обычно ставят 10–15 дней от даты выдачи.
4. Выберите организацию, если в базе их несколько.
5. В поле физического лица выберите того, кому выдаёте доверенность.
6. Укажите контрагента — поставщика, у которого будут получать ценности, и при необходимости договор.
7. Заполните основание: наименование, номер и дату документа, по которому получают груз. Чаще всего это счёт на оплату или договор поставки.
8. На вкладке с товарами добавьте строки: номенклатура, единица измерения, количество.
9. Нажмите Провести, затем Печать и выберите форму.

Способ 2. На основании счёта от поставщика

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков и найдите нужный счёт.
2. В командной панели нажмите Создать на основании → Доверенность.
3. Программа перенесёт организацию, поставщика, договор, реквизиты счёта как основание и всю табличную часть.
4. Останется выбрать физическое лицо и проверить срок действия.

Если счёта в базе нет, а поставщик прислал его по почте, проще сначала занести счёт. Он пригодится потом и для оплаты, и для поступления.

Пример заполнения

Кладовщик Петров едет 14 марта на склад ООО «Стройснаб» за материалами по счёту № 145 от 12.03. В счёте 40 мешков цемента М500 и 12 листов гипсокартона.

Если Петров не успеет до 23.03, выписывают новую доверенность. Продлевать старую исправлением даты нельзя: исправления на бланке поставщик не примет.

Как заполнять перечень ценностей

Список товаров в доверенности не обязан совпадать со справочником номенклатуры буква в букву. Если поставщик называет товар иначе или позиция ещё не заведена, укажите наименование так, как оно написано в счёте, чтобы кладовщик поставщика узнал товар.

Когда ценности получают разово под много позиций, можно указать одну строку вида «Товарно-материальные ценности по счёту № 145 от 12.03» без перечня. Такой бланк примут не все поставщики: крупные склады часто требуют список.

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 8.2 (редакция 2.0)

Редакция 2.0 работает на платформе 8.2 и давно не развивается, но в ряде организаций её ещё держат. Логика документа та же, отличается интерфейс.

1. В главном меню откройте Покупка → Доверенности.
2. В журнале нажмите кнопку добавления и заполните шапку: организацию, физическое лицо, контрагента, срок действия, основание.
3. На закладке с товарами перечислите ценности.
4. Нажмите ОК для записи и проведения, затем Печать и выберите М-2 или М-2а.

Ввод на основании счёта поставщика в 2.0 тоже есть, если в вашем релизе ведутся счета поставщиков: кнопка На основании в форме счёта.

Главное отличие для бухгалтера при переходе на 3.0 — паспортные данные. В 2.0 их часто держали в старых сведениях о физлице, а после переноса в 3.0 строка паспорта на бланке нередко оказывается пустой. Проверьте документ, удостоверяющий личность, в карточке физлица после конвертации.

М-2 или М-2а: какую форму доверенности выбрать

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата России № 71а. С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны, но М-2 и М-2а по привычке остаются стандартом: их узнаёт любой склад.

Разница чисто организационная. Права у получателя по обеим формам одинаковые.

Выбранную форму закрепите в учётной политике или приказе о формах первичных документов. Тогда при проверке не будет вопросов, почему у одного поставщика М-2, а у другого М-2а.

Печать доверенности и правка печатной формы

После проведения нажмите Печать в форме документа или в журнале. Откроется предварительный просмотр.

Что можно сделать в окне печати

• 🖨️ Указать число копий и сразу отправить на принтер.
• 💾 Сохранить бланк в PDF или Excel — кнопка сохранения в панели окна печати.
• ✏️ Поправить текст прямо на бланке. Окно печати редактируемое: дописали строку, распечатали. В документ правка не сохраняется.
• 📄 Распечатать сразу несколько доверенностей: выделите их в журнале и нажмите Печать.

Постоянная правка макета

Если бланк нужно изменить для всех доверенностей — сдвинуть поля, добавить строку, поменять шрифт, — правьте макет:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите в списке макет доверенности (удобно через поиск по слову «доверен»).
3. Откройте его, внесите изменения и сохраните.

Программа будет печатать изменённый макет вместо типового. Вернуть исходный вид можно командой использования стандартного макета в том же списке.

Править макет через конфигуратор не нужно: это снимает конфигурацию с поддержки и усложняет обновления.

Журнал выданных доверенностей: как вести учёт в 1С

Список Покупки → Доверенности — это и есть электронный журнал. В нём видны номер, дата, срок, физлицо и поставщик.

Чтобы получить бумажный журнал для М-2а:

1. Откройте список доверенностей и отберите период, например квартал.
2. Нажмите Ещё → Вывести список, оставьте нужные колонки.
3. Распечатайте результат или сохраните в Excel, чтобы дописать графы «Отметка об исполнении» и подписи.

Что делать с неиспользованной доверенностью

Если сотрудник не съездил за товаром, бланк он сдаёт в бухгалтерию. Документ в 1С не удаляйте — иначе появится дыра в нумерации. Допишите в комментарий «Не использована, возвращена» и дату, бумажный бланк перечеркните и подшейте к корешкам.

Если доверенность создана по ошибке и ещё не распечатана, снимите проведение и пометьте документ на удаление. Тогда номер можно переиспользовать вручную в следующем документе.

Сверка с поступлениями

Отдельной связи «доверенность → поступление» в типовой 1С:Бухгалтерии нет. Сверку делают так: берут доверенности за месяц и проверяют, что по каждому поставщику есть «Поступление (акты, накладные)» на те же ценности. Доверенность без поступления — повод выяснить, где груз или почему он не оприходован.

Срок действия и подписи: что требует закон

Порядок выдачи доверенности от организации задаёт Гражданский кодекс.

• 📅 Срок. Если в доверенности срок не указан, она действует год со дня выдачи (ст. 186 ГК РФ). Доверенность без даты совершения ничтожна. Для разовой закупки на практике ставят 10–15 дней — так было в старой инструкции Минфина СССР, и многие организации сохранили этот срок.
• ✍️ Подпись. Доверенность от имени организации подписывает руководитель или другое лицо, уполномоченное уставом или доверенностью (ст. 185.1 ГК РФ). Подпись главного бухгалтера предусмотрена формой М-2, законом она не требуется.
• 🔵 Печать. Обязательной печать для таких доверенностей не является. Если организация печатью пользуется и это записано в её документах, ставят по привычке.
• 🖊️ Образец подписи получателя. Графа на бланке для подписи сотрудника, который получает ценности. Её заполняют до выдачи доверенности.

Не отдавайте сотруднику доверенность с пустой графой образца подписи. Поставщик сверит подпись в накладной с этим образцом, и при расхождении откажет в отгрузке.

Типичные ошибки при оформлении доверенности в 1С

Частые вопросы