Накладная на отгрузку в 1С 8.3: от шапки до печати и отправки

Накладную в 1С 8.3 выписывают документом «Реализация». В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь такой: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Реализация → Товары (накладная, УПД). Заполняете покупателя, склад и товары, проводите, а печатная форма ТОРГ-12 или УПД формируется из того же документа по кнопке Печать.

Типичная ситуация: менеджер звонит из склада — машина клиента уже у ворот, нужна накладная в двух экземплярах. Если справочники заполнены, выписать накладную в 1С можно за две-три минуты. Если нет — придётся по ходу заводить договор, номенклатуру и цены. Ниже порядок, при котором документ сразу печатается правильно и даёт верные проводки.

Какую накладную выбрать и что настроить заранее

Сначала решите, какой бумагой вы оформляете отгрузку. От этого зависит, какую печатную форму выберете в конце и нужен ли отдельный счёт-фактура.

Форма ТОРГ-12 с 2013 года не обязательна: первичный документ может быть в любой форме с реквизитами из статьи 9 закона № 402-ФЗ. Поэтому многие компании перешли на УПД — один документ вместо двух.

Что проверить перед первой накладной

• 🏢 Карточка организации (Главное → Организации): ИНН, КПП, адрес, банковский счёт. В разделе «Логотип и печать» можно загрузить факсимиле, если вы печатаете с подписью.
• ✍️ Ответственные лица — в карточке организации есть раздел «Подписи»: руководитель, главный бухгалтер, кто отпускает груз. Без них в накладной будут пустые расшифровки подписей.
• 📦 Учёт по складам и типы цен включаются в Главное → Функциональность, вкладка «Запасы» и «Торговля». Если склад один, поле склада в документе можно не трогать.
• 🧾 Учётная политика (Главное → Учетная политика): система налогообложения. От неё зависит, будет ли в накладной НДС.

Шаг 1. Создаём документ и заполняем шапку

Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите Реализация. Появится выбор вида операции:

1. Товары (накладная, УПД) — для отгрузки только товаров.
2. Услуги (акт, УПД) — для актов выполненных работ.
3. Товары, услуги, комиссия — смешанная реализация, когда в одной накладной и товары, и, например, доставка.

Для обычной товарной накладной выберите первый вариант. Дальше заполните шапку.

Поля шапки по порядку

• Дата — дата фактической отгрузки, а не дата счёта. Именно она попадёт в накладную и определит период выручки.
• Номер — 1С присвоит его при записи. Вручную номер меняют редко: например, когда накладную выписали на бумаге, а теперь вносят в базу.
• Организация — если в базе их несколько. Ошибка здесь самая неприятная: документ уйдёт не в ту отчётность.
• Контрагент — покупатель из справочника. Начните вводить название или ИНН, программа предложит варианты.
• Договор — подставится основной договор с покупателем. Если договора нет, создайте его прямо из поля с видом «С покупателем».
• Склад — откуда отпускается товар.

Грузоотправитель и грузополучатель

По умолчанию грузоотправитель — ваша организация, грузополучатель — сам покупатель. Если товар везут на склад третьего лица или отгружает обособленное подразделение, заполните эти реквизиты в документе. Иначе в ТОРГ-12 и УПД попадут адреса из карточек, и покупатель вернёт документ на исправление.

Адрес доставки берётся из карточки контрагента. Если у покупателя несколько точек, добавьте в карточку адреса доставки заранее — тогда в документе их можно будет выбрать из списка.

Шаг 2. Заполняем табличную часть: товары, цены, НДС

Табличная часть — это строки будущей накладной. Добавить товары можно двумя способами.

В окне подбора видны остатки по складу. Укажите количество, нажмите Перенести в документ — и строки появятся в накладной.

Что проверить в каждой строке

• 🔢 Количество и единица измерения. Единица берётся из карточки номенклатуры. Продаёте коробками, а учитываете штуками — сначала разберитесь с единицами, иначе количество в накладной разойдётся с фактом.
• 💰 Цена. Подставляется по типу цен из договора или из настроек документа. Если цена пустая, значит, для товара не зарегистрирована цена по этому типу — введите её вручную или установите цены документом «Установка цен номенклатуры».
• 🧮 % НДС. Берётся из карточки товара. Для организации на УСН без НДС будет «Без НДС».
• 📒 Счета учёта — колонка видна, если включить её отображение. Для товаров обычно 41.01, для готовой продукции — 43. Счета подставляются автоматически по правилам из справочника «Счета учёта номенклатуры».

Над табличной частью есть ссылка с настройками цен: тип цен и признак, включён ли НДС в сумму. Проверьте флаг «НДС в сумме» до заполнения строк. Если поменять его после, программа пересчитает суммы, и итог по накладной изменится на величину налога.

Пример расчёта строки

Товар продаётся по 1 200 ₽ за штуку с НДС 20 %, «НДС в сумме» включён, отгружаем 15 штук.

• Сумма: 15 × 1 200 = 18 000 ₽.
• НДС в том числе: 18 000 × 20 / 120 = 3 000 ₽.
• Без НДС: 18 000 − 3 000 = 15 000 ₽.

Если флаг выключен, те же 1 200 ₽ станут ценой без налога: всего будет 18 000 + 3 600 = 21 600 ₽. Разница в 3 600 ₽ — частая причина претензий покупателя.

Шаг 3. Дополнительные условия: скидки, тара, маркировка

Не каждая накладная — это «товар, количество, цена». Вот что встречается чаще всего.

• 🏷️ Скидка. В БП 3.0 отдельной колонки скидки нет: цену со скидкой ставят сразу в строку. Если скидки дают систематически, заведите отдельный тип цен для этого покупателя и укажите его в договоре.
• 📦 Возвратная тара. Если она учитывается, в документе появляется отдельная вкладка «Возвратная тара». Тара в сумму реализации не входит.
• 🔖 Маркированный товар. Строки с кодами маркировки требуют сканирования или загрузки кодов и отправки УПД через ЭДО. Бумажная ТОРГ-12 для передачи маркированного товара покупателю-организации не подходит.
• 💱 Валюта. Если договор в у.е. или валюте, сумма в накладной пересчитается по курсу на дату отгрузки. Валюту и курс задаёт договор, а не документ.
• 🚚 Доставка в той же накладной. Выберите вид операции Товары, услуги, комиссия — услуга доставки ляжет отдельной строкой на своей вкладке.

Шаг 4. Проведение накладной и проводки в 1С

Нажмите Провести и закрыть или просто Провести. Программа проверит остатки на складе, заполненность счетов и договор. Если всё в порядке, документ получит зелёную галочку в списке.

Посмотреть, что сформировалось, можно кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок «ДтКт» в командной панели). Для продажи товара плательщиком НДС набор такой:

Если покупатель заплатил аванс, добавится зачёт: Дт 62.02 Кт 62.01, а позже — восстановление НДС с аванса при выписке счёта-фактуры. Себестоимость считается по способу из учётной политики (средняя или ФИФО), поэтому сумма в строке 90.02.1 может отличаться от последней закупочной цены.

Счёт-фактура к накладной

Внизу формы реализации есть ссылка Выписать счет-фактуру. Нажмите её — счёт-фактура создастся и проведётся, а ссылка сменится на номер и дату созданного документа.

Если печатаете УПД со статусом 1, счёт-фактуру в программе всё равно регистрируют. Она нужна для книги продаж. В самом счёте-фактуре при этом указывают, что он составлен как УПД. Счёт-фактуру выставляют не позже пяти календарных дней с даты отгрузки — это требование п. 3 ст. 168 НК РФ.

Шаг 5. Печать, отправка по почте и через ЭДО

Кнопка Печать в документе открывает список форм. Для накладной обычно нужны:

1. Универсальный передаточный документ (УПД).
2. Товарная накладная (ТОРГ-12).
3. Счет-фактура — если печатаете ТОРГ-12.
4. Транспортная накладная — если груз везёт перевозчик.

Можно отметить несколько форм сразу, указать число копий и распечатать комплект одним нажатием. В окне печати есть флаг «Подпись и печать» — он работает, если в карточке организации загружено факсимиле.

Как отправить накладную покупателю

• 📧 По электронной почте — кнопка с конвертом в окне печатной формы. Предварительно настройте учётную запись почты в Администрирование → Органайзер. Документ уйдёт вложением в PDF.
• 💾 Сохранить файлом — кнопка с дискетой: PDF, Excel, Word.
• 🔐 Через ЭДО — команда ЭДО в форме документа. Нужен подключённый оператор и сертификат электронной подписи . Счёт-фактура и УПД со статусом 1 подписываются только квалифицированной подписью.

Как выписывать накладные в 1С:Управление торговлей

В УТ 11 логика та же, но меню и набор полей другие.

В УТ накладную обычно создают на основании заказа клиента. На отгрузку может влиять ордерная схема склада: тогда товар физически отпускается расходным ордером, а реализация отражает переход права собственности.

Частые ошибки при выписке накладной и как их исправить

Если ошибку нашли после закрытия периода или сдачи декларации, сам документ не правьте. Оформите корректировку реализации (кнопка Создать на основании → «Корректировка реализации»): она отражает исправление в текущем периоде и не ломает сданную отчётность.

Частые вопросы