Как выписать путевой лист и провести расход топлива в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) нет отдельного документа «Путевой лист». Сам лист выписывают по бланку с реквизитами из приказа Минтранса № 390, а в 1С отражают его результат: поступление топлива на счёт 10.03, выдачу водителю через Склад → Перемещения товаров и списание по требованию-накладной в дебет 20, 26 или 44.

Типичная ситуация: в конце месяца водитель приносит пачку путевых листов и чеки с АЗС, а бухгалтеру нужно выписать недостающие листы, посчитать расход ГСМ и закрыть остаток в баке. Ниже — порядок, при котором остатки топлива в 1С сходятся с одометром и баком.

1. Что подготовить в 1С перед первым путевым листом

Путевой лист опирается на четыре справочника. Если они заполнены один раз, ежемесячная работа сводится к трём документам.

Главный приём практика — отдельный склад на каждый автомобиль: «Бак А123ВС 77». Тогда остаток на этом складе в 1С равен остатку в баке по последнему путевому листу. Сверка превращается в одну строку оборотно-сальдовой ведомости.

Ещё два пункта настройки:

• 📌 Способ оценки МПЗ (по средней или ФИФО) — в Главное → Учётная политика. От него зависит цена литра при списании.
• 📌 Статьи затрат для ГСМ: обычно одна «ГСМ» и, если бывает перерасход, отдельная для сверхнормативной части (о ней ниже).

Нормы расхода в типовой БП не хранятся. Их утверждают приказом руководителя на каждую модель, опираясь на методические рекомендации Минтранса АМ-23-р, а базовую норму и надбавки держат в Excel или в комментарии к карточке ОС.

2. Как выписать путевой лист: бланк, номер и данные водителя

Унифицированные формы Госкомстата (№ 3, 4-С, 4-П) с 2013 года не обязательны. Организация вправе сделать свой бланк, но в нём должны быть все реквизиты из приказа Минтранса № 390.

Обязательные блоки путевого листа:

1. Наименование и номер листа, срок его действия.
2. Сведения о собственнике (владельце) транспорта: наименование, ИНН, адрес.
3. Транспортное средство: тип, модель, госномер, показания одометра при выезде и возвращении.
4. Водитель: ФИО, данные водительского удостоверения.
5. Отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотре и о предрейсовом контроле технического состояния — с датой, временем и подписью.
6. Вид перевозки или сообщения.

Номер ведите сквозной по организации в течение года. Удобно вести журнал выдачи листов — подойдёт таблица с колонками «номер — дата — машина — водитель».

Как выпускают бланк из 1С

Типовой печатной формы путевого листа в БП 3.0 нет. Варианты:

• 🖨 подключить внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки;
• 📝 печатать бланк из Excel или Word, а в 1С вести только учёт топлива;
• 🧩 заказать доработку расширением конфигурации, если нужно хранить листы в базе.

3. Маршрут, задания водителю и пробег

Маршрут в путевом листе — это пункты отправления и назначения, время выезда и возвращения. Для расчёта топлива важнее другое: показания одометра.

Пробег считают так:

Пробег = Одометр при возвращении − Одометр при выезде

Начальное показание каждого нового листа обязано совпадать с конечным показанием предыдущего по той же машине. Разрыв хотя бы в 10 км налоговая трактует как неучтённую поездку.

Что фиксировать в маршруте, чтобы расход ГСМ был обоснован:

• 🚚 цель поездки: доставка товара покупателю, поездка в банк, к поставщику;
• 🏙 условия: город или трасса, работа с частыми остановками — от них зависят надбавки к норме;
• ❄️ период: зимняя надбавка действует в сроки, утверждённые для вашего региона.

Если один лист выписан на несколько дней, пробег и маршрут всё равно расписывают по дням. Так проще объяснить, почему 300 км пришлись на одну дату.

Задание водителю

В бланке оставьте таблицу задания: «в чьё распоряжение», «адрес подачи», «время прибытия и убытия», «отметка заказчика». Для курьерских маршрутов достаточно перечислить точки по порядку. Для доставки товара укажите номер реализации или УПД — так путевой лист связывается с выручкой и расход легче обосновать.

Время выезда и возвращения проставляет диспетчер или ответственный за выпуск машины, а не сам водитель задним числом.

4. Расход ГСМ по путевому листу: норма, факт и стоимость

Нормативный расход для легкового автомобиля по методике АМ-23-р:

Норма, л = 0,01 × Базовая норма (л/100 км) × Пробег (км) × (1 + 0,01 × Надбавка, %)

Фактический расход берут из путевого листа:

Факт, л = Остаток в баке при выезде + Заправлено − Остаток при возвращении

Пример расчёта за месяц

Машина с базовой нормой 13,0 л/100 км, пробег за месяц 1 240 км, зимняя надбавка 10%.

• Норма: 0,01 × 13,0 × 1 240 × 1,10 = 177,32 л.
• Остаток на начало — 20 л, заправлено 180 л, остаток на конец — 25 л.
• Факт: 20 + 180 − 25 = 175 л.

Факт меньше нормы, поэтому списывают 175 л. При средней цене 58,40 руб./л без НДС стоимость составит 175 × 58,40 = 10 220 руб.

Если бы факт был 190 л, то 177,32 л пошли бы по обычной статье затрат, а 12,68 л — по статье для сверхнормативного расхода.

Как оформить в 1С

1. Откройте Производство → Требования-накладные и создайте документ.
2. Склад — «Бак» нужной машины.
3. На вкладке материалов — марка топлива и количество литров по факту.
4. Счёт затрат: 26 для управленческого транспорта, 44 для доставки товаров в торговле, 20 для производства. Укажите подразделение и статью затрат «ГСМ».
5. В комментарии перечислите номера путевых листов: «ПЛ № 101–122 за октябрь».

Сверхнормативную часть удобно провести второй строкой со своей статьёй затрат, у которой в карточке не установлен признак принятия расходов к налоговому учёту.

5. Проводки по топливу и отражение в бухгалтерии

Проводки зависят от того, как организация покупает топливо.

Документы в 1С:

• поступление — Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД);
• отчёт водителя — Банк и касса → Авансовые отчеты;
• выдача в бак — Склад → Перемещения товаров;
• списание — требование-накладная из раздела 4.

Если покупали сразу на склад «Бак» в поступлении, перемещение не нужно. Так обычно делают с топливными картами, закреплёнными за машиной.

Входящий НДС по талонам к вычету не принимают: в чеке АЗС за наличные и в стоимости талонов НДС, как правило, не выделен отдельным счётом-фактурой. Вычет возможен при наличии счёта-фактуры от продавца.

Несколько водителей, аренда и разные марки топлива

Жизнь сложнее схемы «одна машина — один водитель». Вот как вести учёт в типовых отклонениях.

• 👥 Два водителя на одной машине. Склад «Бак» оставляйте один на автомобиль, а не на водителя. Водитель указывается в путевом листе, а топливо физически находится в баке.
• 🔑 Машина взята в аренду у сотрудника без экипажа. Учёт такой же, как по собственной: путевые листы, склад «Бак», списание по требованию-накладной. Арендную плату отражают отдельно, а расход ГСМ подтверждают листами.
• 🚗 Компенсация за использование личного автомобиля. Это другой механизм: сотрудник получает фиксированную сумму по соглашению, и топливо отдельно не списывают. Смешивать компенсацию и оплату ГСМ по одной машине не стоит.
• ⛽ Машина заправляется разными марками. Заведите номенклатуру на каждую марку, а норму считайте в литрах независимо от марки. В требовании-накладной будет две строки.

6. Ошибки при учёте путевых листов и как их исправить

Не исправляйте путевой лист задним числом после того, как месяц закрыт и отчётность сдана. Ошибку оформляйте корректирующим документом текущего периода, иначе изменится себестоимость и налог на прибыль за прошлый период.

7. Печать, хранение и сверка путевых листов

Подписанный бланк — первичный документ. По ст. 29 закона № 402-ФЗ его хранят не менее пяти лет после отчётного года.

Чтобы бумага и база не расходились:

1. Отсканируйте пачку путевых листов за месяц одним PDF.
2. Прикрепите файл к требованию-накладной через кнопку со скрепкой («Присоединённые файлы») в форме документа.
3. Подшейте оригиналы в папку по машине и месяцу, на корешке — диапазон номеров.

Сверка в конце месяца

Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 10.03, группировка по складам и номенклатуре. По каждому «Баку» конечный остаток должен совпасть с остатком в последнем путевом листе месяца.

Частые вопросы