Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии 8.3: от создания до отправки

Счёт на оплату в 1С:Бухгалтерии 8.3 создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям → Создать. Выбираете контрагента и договор, добавляете номенклатуру с ценой и ставкой НДС, записываете документ и печатаете. Весь путь от пустой формы до готового PDF — пара минут, если реквизиты организации заполнены заранее.

Главное, что стоит держать в голове с самого начала: счёт на оплату — это не счёт-фактура и не реализация. Он не делает бухгалтерских проводок, не отражается в книге продаж и ни на что не влияет в учёте до тех пор, пока по нему не пройдёт оплата или отгрузка. По сути это предложение заплатить — оферта, которую вы отправляете покупателю. Поэтому и «провести» его в привычном смысле нельзя: кнопка записи есть, а движений по счетам нет, и это нормально.

Что заполнить в организации перед первым счётом

Если реквизиты организации заполнены частично, счёт напечатается с пустыми полями или без печати. Поэтому один раз пройдитесь по карточке организации — дальше всё подставится автоматически.

Откройте Главное → Организации и выберите свою компанию. Проверьте:

• 🏦 Банковский счёт. На закладке с банковскими счетами должен быть хотя бы один, отмеченный как основной. Именно его реквизиты попадут в счёт. Если счетов несколько, в документе можно выбрать нужный вручную.
• 🖊️ Факсимиле подписи и печать. На закладке Логотип и печать загружаются картинки факсимильной подписи руководителя, главного бухгалтера и оттиска печати. Без них счёт печатается с пустыми местами под подпись.
• 🖼️ Логотип. Тоже загружается на закладке Логотип и печать — выводится в шапке печатной формы.
• 📝 Дополнительные условия. Здесь же задаётся текст, который печатается внизу счёта: срок действия, порядок оплаты, условия отгрузки. Это необязательно, но удобно — текст будет одинаковым во всех счетах.

Контрагенты и договоры тоже лучше завести заранее — в разделе Продажи → Контрагенты. Если контрагент новый, его можно создать прямо из формы счёта, но тогда придётся отвлечься на заполнение ИНН, КПП и банковских реквизитов.

Как выписать счёт покупателю: пошаговый порядок

1. Зайдите в Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать. Откроется пустая форма.
2. В поле Контрагент выберите покупателя. Договор подставится сам, если он у контрагента один; при нескольких договорах выберите нужный.
3. Проверьте Организацию и Банковский счёт в шапке — по умолчанию подставляются основные.
4. В табличной части нажмите Добавить и выберите номенклатуру — товар или услугу. Укажите количество и цену. Если в карточке номенклатуры задана цена, она подтянется автоматически.
5. Проверьте колонку % НДС по каждой строке. От неё зависит, как в счёте будет показана сумма налога (подробнее — ниже).
6. При необходимости заполните поле Срок оплаты — до какой даты счёт действителен.
7. Нажмите Записать. Счёт сохранён и готов к печати.

После записи документ появится в списке счетов. Его номер и дата проставляются автоматически; менять их вручную без необходимости не стоит — собьётся сквозная нумерация.

НДС в счёте: ОСНО, УСН и «Без НДС»

Ставка НДС в счёте зависит от системы налогообложения вашей организации и от того, что настроено в учётной политике.

Организация на ОСНО. В колонке % НДС ставьте фактическую ставку по товару или услуге — 20%, 10% или 0%. В печатной форме сумма налога выделяется отдельной строкой «В том числе НДС». Покупатель видит, сколько налога заложено в цену. Это соответствует требованию предъявлять сумму НДС покупателю (ст. 168 НК РФ).

Организация на УСН. Упрощенцы, не обязанные платить НДС, выставляют счёт со ставкой Без НДС. В печатной форме появляется строка «Без налога (НДС)». Если по ошибке оставить ставку 20%, вы фактически выставите налог к уплате — придётся платить его в бюджет и сдавать декларацию.

Если организация совмещает режимы или только недавно сменила налогообложение, значение ставки по умолчанию берётся из карточки номенклатуры. Проверьте там поле % НДС — именно оно подставляется в новые документы.

Отдельный случай — счёт на аванс (предоплату). Выставляется он так же, через тот же документ: номенклатура и суммы указываются полностью, а не только размер аванса. Покупатель оплачивает по счёту частично или целиком, а счёт-фактура на аванс формируется уже из поступившей оплаты, а не из самого счёта на оплату.

Выписка счёта в Управлении торговлей и ERP

В 1С:Бухгалтерии продажа начинается со счёта или сразу с реализации. В Управлении торговлей 11 и ERP логика другая: там основной документ — Заказ клиента , а счёт на оплату чаще оформляют и печатают на основании заказа. Раздел, где живут продажи, называется Продажи.

Порядок в УТ 11 и ERP обычно такой:

1. Создаёте заказ клиента с номенклатурой, количеством и ценами.
2. На основании заказа формируете или печатаете счёт на оплату.
3. Отгрузку и оплату отражаете документами, подчинёнными заказу.

Поэтому если вы привыкли к Бухгалтерии, а перешли на УТ, не ищите отдельный список счетов как главную точку входа — начните с заказа клиента. Печатная форма счёта и работа с НДС при этом похожи на Бухгалтерию.

Печать счёта и отправка покупателю

После записи счёта нажмите Печать в командной панели формы. 1С предложит варианты печатной формы:

• 📄 Счёт на оплату — стандартная форма с реквизитами, таблицей товаров и местами под подпись и печать.
• 🔳 Счёт на оплату с QR-кодом — в форму добавляется QR для оплаты по банковскому стандарту: покупатель наводит камеру в мобильном банке и платит без ручного ввода реквизитов.

Сформированную форму можно:

• Сохранить в PDF или другой формат — кнопка сохранения в окне печати. PDF удобно прикладывать к письму.
• Отправить по электронной почте — кнопка с конвертом в форме счёта. Если в 1С настроена учётная запись почты (Администрирование → Органайзер → Почта), счёт уйдёт покупателю прямо из программы, PDF сформируется автоматически.
• Вывести на принтер — обычная печать из окна предпросмотра.

Если факсимиле и печать загружены в карточке организации, они появятся в печатной форме. Когда нужен счёт без факсимиле (например, для подписи от руки), в окне печати снимите соответствующую галочку вывода подписи и печати.

Несколько счетов удобно печатать пачкой: выделите нужные в списке Продажи → Счета покупателям (с зажатым Ctrl или Shift) и нажмите Печать. 1С сформирует их одним комплектом — не придётся открывать каждый документ по отдельности.

Создание реализации и оплаты на основании счёта

Главная экономия времени — не перезаполнять данные руками, а создавать следующие документы на основании счёта. Нажмите Создать на основании в форме счёта и выберите, что нужно:

• Реализация (акт, накладная) — когда товар отгружен или услуга оказана. Переносятся контрагент, договор и вся табличная часть; вам остаётся проверить и провести.
• Счёт-фактура выданный — создаётся из реализации (а при авансах — из поступления денег), а не напрямую из счёта на оплату. Это разные документы: счёт на оплату — предложение заплатить, счёт-фактура — налоговый документ для вычета НДС.
• Поступление на расчётный счёт — отражает оплату по безналу. Удобно заполнять из банковской выписки, но при желании можно и на основании счёта.
• Поступление наличных (ПКО) — если покупатель платит в кассу.

Так один счёт разворачивается в цепочку документов, где каждый следующий уже заполнен. Проверить всю цепочку можно кнопкой Связанные документы (структура подчинённости) — она покажет, что создано на основании счёта и что ещё не оформлено.

Как контролировать оплату выставленных счетов

Сам по себе счёт на оплату не «знает», оплатили его или нет, — об оплате говорят документы поступления денег. Поэтому контроль строится на сверке.

Структура подчинённости. Для одного счёта откройте Связанные документы. Если под счётом есть поступление на расчётный счёт на ту же сумму — он оплачен; если нет — висит без оплаты.

Отчёты по расчётам с покупателями. В разделе Продажи → Отчёты или через Отчёты → Стандартные отчёты постройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 в разрезе контрагентов и договоров. Дебетовое сальдо — то, что покупатели должны; так видно, по кому оплата не пришла.

Задолженность покупателей. Отдельный отчёт в разделе продаж показывает долги в разрезе сроков. Удобно для контроля просроченных счетов.

Такой подход точнее, чем смотреть только список счетов: оплата может прийти частично или одним платежом сразу по нескольким счетам, и это видно именно в отчётах по 62-му счёту.

Если счёт печатается или заполняется неправильно

Ещё одна частая ситуация — счёт выставили с неверной организацией или контрагентом. Исправлять уже отправленный счёт не стоит: лучше выписать новый с корректными данными, а старый пометить на удаление, если по нему ещё нет оплаты и отгрузки. Если же на основании счёта уже созданы реализация или поступление, сначала разберитесь с этой цепочкой — удаление счёта с подчинёнными документами 1С не даст провести просто так.

Частые вопросы