Выплата аванса в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: настройка, расчёт, проводки

Аванс сотруднику в 1С выплачивают через документ «Ведомость», где в поле «Выплачивать» выбрано значение Аванс. Но перед первой ведомостью нужно задать способ расчёта — процентом от оклада, фиксированной суммой или полноценным расчётом за первую половину месяца. С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса тоже, поэтому на руки сотрудник получает сумму уже за вычетом налога.

Ниже — как настроить аванс в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 3.0 с модулем зарплаты, как рассчитать сумму, оформить выплату и какие проводки сформируются. Отдельно разберём ошибки, из-за которых аванс считается неверно или по нему «теряется» НДФЛ.

В какие сроки и в каком размере платить первую часть зарплаты

Зарплату выдают не реже чем каждые полмесяца — это ст. 136 ТК РФ. Конкретные даты закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном или трудовом договоре. Крайний срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена выплата.

На практике это две даты: аванс за первую половину месяца и окончательный расчёт. Например, аванс — 25-го числа текущего месяца, зарплата — 10-го числа следующего.

Размер аванса закон напрямую не фиксирует, но Минтруд и Роструд требуют, чтобы он соответствовал фактически отработанному времени за первую половину месяца. Платить символические 10–15% рискованно: за занижение аванса возможен штраф по ст. 5.27 КоАП. Безопасный ориентир — от фактической выработки или не ниже ≈40% оклада.

В базу аванса включают оклад и постоянные надбавки за фактически отработанное время первой половины месяца. Районный коэффициент и северные надбавки начисляются на эту часть, поэтому в районах с коэффициентом аванс выше «голого» процента от оклада. А вот премии по итогам месяца и разовые выплаты в аванс не входят — их размер на середину месяца ещё не известен.

Как задать способ расчёта аванса в 1С:ЗУП

В ЗУП 3.1 способ расчёта аванса задаётся для каждого сотрудника и может отличаться. Доступно три варианта:

• 💰 Фиксированной суммой — одно и то же число каждый месяц, не зависит от отработанного времени.
• 📊 Процентом от тарифа — процент от оклада (обычно 40%), с учётом районного коэффициента.
• 🧮 Расчётом за первую половину месяца — полноценный расчёт по фактически отработанным дням до даты аванса, с учётом отпусков, больничных и неявок.

Способ указывают при приёме на работу в документе Приём на работу (блок с размером аванса) либо меняют отдельно. Чтобы поменять аванс действующему сотруднику, используйте документ Изменение аванса — он в разделе Зарплата.

Значение по умолчанию для новых сотрудников задаётся в настройках расчёта зарплаты раздела Настройка. Если у большинства работников аванс считается одинаково, установите общий способ там — тогда при каждом приёме не придётся заполнять поле вручную, а по отдельным сотрудникам значение можно переопределить.

Какой способ выбрать под конкретную ситуацию:

Как настроить аванс в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок включают в разделе Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Учёт расчётов по зарплате должен вестись «в этой программе», а не во внешней.

Способ выплаты аванса здесь проще, чем в ЗУП: доступны фиксированная сумма и процент от оклада. Полноценного расчёта за первую половину месяца в типовой Бухгалтерии нет — для сложного учёта рабочего времени используют ЗУП и синхронизацию.

Размер аванса сотрудника указывают в карточке сотрудника либо в кадровом документе Приём на работу. Проверить и поменять значение можно в списке Зарплата и кадры → Сотрудники, открыв карточку.

Частый гибрид — расчёт в ЗУП, а учёт и платежи в Бухгалтерии. Тогда аванс рассчитывают и выплачивают в ЗУП, а в Бухгалтерию по синхронизации приходит документ Отражение зарплаты в бухучёте с готовыми проводками. Дублировать начисление в Бухгалтерии в этом случае не нужно — иначе суммы по счёту 70 задвоятся.

Пошаговый расчёт и начисление аванса

Порядок зависит от выбранного способа. Для фиксированной суммы и процента отдельный документ начисления не нужен — сумма берётся из настроек прямо в ведомости. Для метода «расчётом за первую половину месяца» сначала создаётся документ начисления.

Для метода «расчётом за первую половину месяца» в ЗУП:

1. Откройте раздел Зарплата и создайте документ Начисление за первую половину месяца.
2. Укажите месяц и дату расчёта — обычно это дата выплаты аванса (например, 25-е число).
3. Нажмите Заполнить — программа подберёт сотрудников с этим способом аванса и рассчитает начисления по отработанным дням.
4. На вкладках проверьте начисления, НДФЛ и удержания за первую половину месяца.
5. Проведите документ.

Для фиксированной суммы и процента этот шаг пропускается — переходите сразу к ведомости, она сама подставит суммы.

Как оформить ведомость и выплатить деньги

Выплата оформляется документом «Ведомость». Вид ведомости выбирают по способу выдачи:

Шаги оформления (на примере Ведомость в банк в ЗУП):

1. В разделе Выплаты создайте нужный вид ведомости.
2. В поле «Выплачивать» выберите значение Аванс.
3. Укажите месяц, дату выплаты и организацию.
4. Нажмите Заполнить — попадут сотрудники, которым положен аванс, с суммами и удержанным НДФЛ.
5. Проверьте колонку к выплате: это начисленный аванс за вычетом НДФЛ.
6. Проведите документ и сформируйте реестр или расходный ордер.

В Бухгалтерии ведомость создаётся в разделе Зарплата и кадры и работает по тому же принципу: поле «Выплачивать» → Аванс, заполнение, проведение.

Проверить сумму аванса до выплаты удобно расчётным листком конкретного сотрудника: в нём видно начисление за первую половину месяца, удержанный НДФЛ и сумму к выдаче. Если цифра в листке и в ведомости расходятся, значит ведомость заполнена не по тому документу начисления или дата расчёта задана неверно.

НДФЛ с аванса и бухгалтерские проводки

С 1 января 2023 года датой получения дохода в виде оплаты труда считается день фактической выплаты (ст. 223 НК РФ). Это ключевое изменение: НДФЛ теперь удерживается и с аванса, и с окончательного расчёта, а не один раз в конце месяца, как было раньше.

Поэтому в ведомости на аванс сумма к выплате всегда меньше начисленной — на величину налога. 1С рассчитывает НДФЛ автоматически и отражает удержание на дату выплаты.

Удержанный налог попадает на единый налоговый счёт. Перечисляют его по действующим срокам ЕНП — НДФЛ с выплат за период с 1-го по 22-е число платят до 28-го числа этого же месяца, остальное — в начале следующего. Суммы включают в уведомление об исчисленных налогах, которое 1С формирует по данным ведомостей. За месяц таких уведомлений по НДФЛ будет два: отдельно по авансу и отдельно по зарплате.

Стандартные вычеты (на детей и прочие) программа применяет уже при расчёте аванса, а не откладывает до конца месяца. Поэтому НДФЛ с аванса у сотрудника с вычетами будет меньше, чем простые 13% от начисленной суммы. Повторно те же вычеты при окончательном расчёте не применяются — 1С контролирует их в пределах месяца автоматически, вручную ничего делить не нужно.

Проводки по авансу формирует документ выплаты и документ начисления (для метода «за первую половину месяца»):

Для методов «фиксированная сумма» и «процент» проводки начисления по счёту 70 формируются общим документом начисления зарплаты в конце месяца, а в момент аванса отражается только выплата и удержание НДФЛ. Итоговая сумма по счёту 70 за месяц от способа расчёта не зависит.

Частые ошибки при выплате аванса

Что чаще всего ломает расчёт и как это заметить:

Ещё одна типичная проблема — расхождение дат. Если дата выплаты в ведомости не совпадает с фактической датой перечисления в банк, НДФЛ будет удержан не тем периодом и попадёт в неверное уведомление. Ставьте в ведомости реальную дату выдачи денег.

Отдельно следите за отчётностью: аванс и удержанный с него НДФЛ попадают в раздел 1 расчёта 6-НДФЛ тем сроком перечисления, в который пришлась дата выплаты. Если даты в ведомостях «съехали», суммы в отчёте распределятся по неверным строкам, и придётся сдавать уточнёнку. Проще один раз выставить корректные даты, чем потом разбирать расхождения с уведомлениями на ЕНС.

Частые вопросы