Начисление и выплата зарплаты в 1С: полный цикл

Выплата зарплаты в 1С — это цепочка из трёх шагов: начислить (Зарплата → Начисление зарплаты), сформировать ведомость на выплату и провести списание денег. Между ними программа сама считает НДФЛ и страховые взносы, формирует проводки и готовит данные для отчётности и уведомлений на ЕНС.

Полный цикл удобнее вести в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1). Если штат небольшой, расчёт держат прямо в 1С:Бухгалтерии (БП 3.0) — там есть встроенный блок зарплаты в разделе Зарплата и кадры. В УТ 11, Рознице и УНФ полноценного расчёта зарплаты нет, их связывают с ЗУП обменом. Ниже — как пройти путь от табеля до перечисления денег и налогов, не допустив типичных ошибок с НДФЛ и сроками.

Что настроить до первого начисления

Пока не заполнены справочники, расчёт либо не пойдёт, либо даст неверные суммы. Минимальный набор на старте:

• 💼 Организация — реквизиты, система налогообложения, тариф страховых взносов (общий, МСП, IT и т. п.). От тарифа зависит сумма взносов.
• 👤 Сотрудники и их приём на работу — документ Приём на работу с датой, должностью и окладом. Без проведённого приёма начисление не подхватит человека.
• 📅 Производственный календарь — проверьте, что загружен на текущий год, иначе норма времени посчитается неверно.
• 🏦 Банковские счета — расчётный счёт организации и, для безналичной выплаты, зарплатный проект с реквизитами банка.
• ⚙️ Учётная политика по зарплате — способ выплаты (через банк, кассу, на карты), даты аванса и окончательного расчёта, способ расчёта аванса.

Отдельно задайте даты выплаты. По статье 136 Трудового кодекса зарплату платят не реже чем каждые полмесяца, а конкретный день закрепляют в правилах внутреннего распорядка или трудовом договоре. В 1С эти даты указывают в карточке организации — они подставляются в ведомости и влияют на срок уплаты НДФЛ.

Начисление зарплаты: табель, документ, расчётный листок

Расчёт опирается на отработанное время. Если учёт ведётся по отклонениям (пришёл-ушёл фиксируется только при отклонении от графика), отдельный табель каждый месяц заполнять не нужно — программа берёт норму из графика. При учёте по фактической выработке создают документ Табель учёта рабочего времени.

Дальше — основной документ месяца:

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов (в БП — Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты).
2. Укажите месяц и организацию, нажмите Заполнить. Программа подтянет оклады, отработанное время, постоянные надбавки.
3. Проверьте вкладки: Начисления, НДФЛ, Взносы, Удержания. Суммы НДФЛ и взносов рассчитываются автоматически.
4. Проведите документ.

После проведения сотрудникам выдают расчётный листок — отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. В нём видно, что начислено, что удержано и сколько к выплате.

НДФЛ, страховые взносы и удержания

Программа сама исчисляет налоги, но понимать логику важно — именно здесь возникает большинство расхождений.

НДФЛ. С 2023 года налог удерживается при каждой фактической выплате дохода — и с аванса, и с окончательного расчёта. Ставка определяется по прогрессивной шкале (с 2025 года действует пять ставок — от 13% до 22% в зависимости от годового дохода). Для большинства сотрудников это 13%. 1С считает налог нарастающим итогом с начала года и учитывает стандартные вычеты, если они заведены в карточке сотрудника.

Страховые взносы. Начисляются по единому тарифу (в общем случае 30% до предельной базы и 15,1% сверх неё). Для субъектов МСП часть зарплаты выше 1,5 МРОТ облагается по пониженному тарифу. Взносы — это расход работодателя, из зарплаты сотрудника они не вычитаются. Напомню один раз: взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование с 2023 года администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС), взносы на травматизм считаются отдельно.

Удержания. Кроме НДФЛ бывают:

• 📄 алименты и другие удержания по исполнительным листам;
• 💳 погашение займа, выданного сотруднику;
• ↩️ возврат излишне выплаченных сумм.

Алименты заводят документом Исполнительный лист: указывают получателя, долю или твёрдую сумму, и программа удерживает их после НДФЛ — закон (ФЗ-229) разрешает удерживать по алиментам на несовершеннолетних до 70% дохода за вычетом налога.

Ведомости на выплату зарплаты и аванса

После начисления деньги к выдаче «разносят» документом-ведомостью. Тип выбирают по способу выплаты:

Порядок:

1. Откройте Зарплата → Ведомости в банк (или нужный тип).
2. Выберите месяц, вид выплаты (Аванс, Зарплата за месяц, Отпуск, Больничный) и нажмите Заполнить.
3. Программа подставит суммы к выплате за вычетом ранее выданного и удержанного НДФЛ.
4. Проведите ведомость. На её основании вводят списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер .

Аванс. Выплату за первую половину месяца оформляют отдельной ведомостью с видом Аванс. Способ расчёта аванса задают в настройках: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанную первую половину месяца. Поскольку с 2023 года НДФЛ удерживают и с аванса, выбирайте способ «Расчётом за первую половину месяца» — иначе возможны расхождения по налогу в конце года.

Проводки по зарплате: что формирует 1С

Чтобы сверить расчёт с бухгалтерией, держите перед глазами типовую схему проводок. Начисление и удержания делает документ начисления, выплату — ведомость со списанием.

Для проверки итогов используют оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70: конечное сальдо по кредиту показывает долг перед сотрудниками, нулевое — все рассчитались. Расхождения по НДФЛ сверяют отчётом Анализ НДФЛ по месяцам (ЗУП), по взносам — Проверка расчёта взносов.

Сроки уплаты налогов на ЕНС и отчётность

Самому сотруднику окончательный расчёт перечисляют не позже дня, закреплённого в локальных актах. А вот с налогами действует календарь единого налогового счёта (ЕНС), и ошибка в сроках — частая причина пеней.

НДФЛ платят двумя периодами в месяц:

• налог, удержанный с 1-го по 22-е число, — до 28-го числа этого же месяца;
• удержанный с 23-го по последнее число месяца — до 5-го числа следующего;
• с 23 по 31 декабря — в последний рабочий день года.

Перед каждой уплатой в налоговую подают уведомление об исчисленных суммах (по НДФЛ — дважды в месяц: до 25-го и до 3-го числа). В 1С уведомление формируется автоматически в разделе отчётности по ЕНС.

Страховые взносы за месяц перечисляют до 28-го числа следующего месяца. По ним тоже подают уведомление в месяцы, когда нет квартального РСВ.

Проводки по перечислению налогов идут через счёт учёта ЕНС (68.90): сначала начисление обязательства, затем списание единого налогового платежа.

Какую отчётность сдают по итогам периодов

Выплата — не конец цикла. По итогам периодов сдают:

• 🗓️ 6-НДФЛ — ежеквартально, с разбивкой удержанного налога по срокам перечисления.
• 🗓️ РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально.
• 🗓️ Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно, до 25-го числа.
• 🗓️ ЕФС-1 — при кадровых событиях (приём, увольнение, перевод) и по итогам периодов в части взносов на травматизм.

Все формы собираются из данных начислений и ведомостей, поэтому порядок действий в течение месяца напрямую влияет на корректность отчётов. Формируют их в разделе Отчётность → 1С-Отчётность; программа заполняет показатели и проверяет контрольные соотношения перед отправкой.

Типичные ошибки при выплате зарплаты

Перечислю то, что не следует из простого прохода по шагам, а всплывает на практике:

• ❌ Аванс фиксированной суммой без удержания НДФЛ. В декабре вылезает недоудержанный налог. Лечится переходом на расчёт аванса за фактически отработанную половину месяца.
• ❌ Ведомость заполнена до перепроведения начисления. Если после ведомости правили начисление, суммы к выплате устареют. Правило: сначала окончательное начисление, потом ведомость.
• ❌ Удержания проведены в неверном порядке. НДФЛ удерживают первым, алименты и прочие удержания считают от суммы уже за вычетом налога. 1С соблюдает порядок сама, но при ручных корректировках его легко сбить.
• ❌ Разные даты выплаты в документе и в настройках. От даты фактической выплаты зависит период удержания НДФЛ и, значит, срок уплаты. Проверяйте дату в ведомости.
• ❌ Не подано уведомление об исчисленных суммах. Деньги на ЕНС есть, но без уведомления инспекция не знает, куда их зачесть — начисляются пени.

Автоматизация: зарплатный проект и обмен с банком

Ручной ввод реквизитов на каждого сотрудника — источник ошибок. Основные способы ускорить выплату:

Зарплатный проект. В настройках заводят договор с банком. Тогда ведомость «В банк» выгружается единым реестром (файл формата банка), а не отдельными платёжками. Ввод сотрудников в проект и получение номеров лицевых счетов тоже идёт электронным обменом через 1С.

Прямой обмен с банком (DirectBank / клиент-банк). Реестр на зачисление уходит из 1С в банк без ручной выгрузки файла, а статусы зачисления возвращаются обратно. Это убирает шаг «выгрузил-загрузил вручную».

Связка с 1С:Бухгалтерией. Если расчёт ведётся в ЗУП, а учёт — в Бухгалтерии, настраивают синхронизацию: проводки по зарплате, НДФЛ и взносам переносятся в БП автоматически по заданному расписанию. Выбор — отражать сводно по месяцу или подокументно — задают в настройке синхронизации.

Частые вопросы