Аванс сотрудникам за первую половину месяца: от настройки до списания с расчётного счёта

Чтобы выплатить аванс в 1С, отдельное начисление не нужно: создайте ведомость (Зарплата и кадры → Ведомости в банк в Бухгалтерии 3.0 или Выплаты → Ведомости в банк в ЗУП 3.1), в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и нажмите Заполнить. Затем на основании ведомости оформите списание с расчётного счёта или расходный кассовый ордер . Проводка одна — Дт 70 Кт 51 (или Кт 50), НДФЛ с аванса, выплаченного до конца месяца, не удерживается.

Типичная ситуация: 25-е число, директор просит «скинуть аванс до обеда», а в базе ещё ни одного документа за месяц. Это нормально. Аванс в 1С — это выплата в счёт будущей зарплаты, а не начисление. Всё, что нужно заранее, — правильно настроенный способ расчёта аванса у каждого сотрудника.

Подготовка: дни выплаты и способ расчёта аванса

Перед первой выплатой проверьте три вещи. Без них ведомость заполнится нулями или не теми суммами.

Дни выплаты в карточке организации

Статья 136 ТК РФ требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода. Отсюда типичная пара дат: аванс за первую половину — 25–30 числа, зарплата за месяц — 10–15 числа следующего.

• 📅 В ЗУП 3.1 даты задают в карточке организации, в настройках учётной политики и выплаты зарплаты.
• 📅 В Бухгалтерии 3.0 дату выплаты зарплаты указывают в настройках зарплаты (Зарплата и кадры → Настройки зарплаты).

Если дата выпадает на выходной, по ТК РФ выплату делают накануне. Программа сама дату не сдвигает — проставьте её вручную в ведомости.

Способ расчёта аванса у сотрудника

В ЗУП 3.1 аванс задаётся в документе Прием на работу, а позже меняется документом Кадровый перевод или отдельным документом «Изменение аванса» (удобен для массовой замены по списку). Вариантов три:

💡 Третий вариант точнее всего. Аванс зависит от реально отработанного времени, и не бывает ситуации, когда сотрудник на больничном с 3-го числа получил полный аванс, а в конце месяца ушёл в минус.

Способ выплаты: банк, карта или касса

Для каждого сотрудника (или подразделения) указывают, куда идут деньги: зарплатный проект, перечисление на личный счёт или касса. От этого зависит, в какую ведомость сотрудник попадёт при заполнении. Если человек «пропал» из ведомости в банк, первым делом проверьте именно это поле в карточке сотрудника.

Сотрудник, у которого аванс не назначен

Если сотрудника приняли без указания аванса, при заполнении ведомости он не попадёт в список или получит ноль. Исправлять это вручную в каждой ведомости неудобно — назначьте аванс кадровым документом один раз.

Расчёт аванса за первую половину месяца в ЗУП

При способах «фиксированной суммой» и «процентом от тарифа» никаких документов до ведомости не нужно. Сумма берётся из кадровых данных.

При способе «расчётом за первую половину месяца» порядок другой:

1. Откройте Зарплата → Начисления за первую половину месяца.
2. Создайте документ, укажите месяц и организацию.
3. Нажмите Заполнить. Программа рассчитает оклад за дни с 1-го по 15-е по графику работы и учтёт зарегистрированные отсутствия.
4. Проверьте сотрудников, у которых были больничные или отпуск, и проведите документ.

Документ не формирует проводок и в Бухгалтерию 3.0 не передаётся. Он только определяет сумму к выплате. Окончательное начисление делается в конце месяца документом Начисление зарплаты и взносов.

⚠️ Если больничный или отпуск введут после проведения документа, сумма аванса не пересчитается сама. Перезаполните документ до создания ведомости.

Пример расчёта

Оклад 60 000 ₽. В октябре 23 рабочих дня, с 1 по 15 число — 11 рабочих дней. Сотрудник болел 2 дня.

• Отработано: 11 − 2 = 9 дней.
• Аванс: 60 000 ÷ 23 × 9 = 23 478,26 ₽.

При фиксированном авансе 24 000 ₽ он получил бы больше, чем заработал за первую половину месяца. Разница не критична, но при длинном больничном набегает переплата, которую потом не из чего удержать.

Ведомость на выплату аванса: заполнение и проверка

Ведомость — главный документ выплаты. В обеих программах она называется одинаково и выглядит похоже.

Какую ведомость выбрать

Порядок заполнения

1. Создайте ведомость нужного вида.
2. В поле «Выплачивать» выберите «Аванс».
3. Укажите месяц, за который платится аванс. Ошибка в месяце — частая причина путаницы при окончательном расчёте.
4. Для ведомости в банк выберите зарплатный проект, для ведомости на счета — банк или оставьте общий список.
5. Нажмите Заполнить. Суммы подтянутся по способу расчёта аванса каждого сотрудника.
6. Проверьте итог, при необходимости поправьте сумму у отдельного человека вручную.
7. Проведите документ и распечатайте ведомость или выгрузите реестр.

💡 Если аванс нужно выплатить не всем, удалите лишних из табличной части. На их зарплату за месяц это не повлияет: программа просто учтёт, что аванс они не получали.

Если ведомость делается в ЗУП, а платят в Бухгалтерии

При настроенной синхронизации ведомость из ЗУП 3.1 переносится в Бухгалтерию 3.0 вместе с суммами. Повторно создавать её в БП не нужно — там оформляют только саму выплату. Перед отправкой реестра в банк запустите синхронизацию и убедитесь, что ведомость появилась в бухгалтерской базе с тем же номером и суммой.

Перечисление аванса через банк и платёжные поручения

Деньги уходят из Бухгалтерии 3.0. Путь зависит от того, какая ведомость оформлена.

По зарплатному проекту

1. Откройте проведённую ведомость в банк.
2. Через Создать на основании сформируйте списание с расчётного счёта (или платёжное поручение, если работаете через банк-клиент с выгрузкой).
3. Вид операции — «Перечисление заработной платы». В табличную часть попадёт ссылка на ведомость и общая сумма.
4. Выгрузите платёжку и электронный реестр в банк (через 1С:ДиректБанк или файлом обмена).
5. После получения выписки проведите списание.

На личные счета сотрудников

По ведомости на счета создаются отдельные платёжные поручения на каждого сотрудника. Вид операции — «Перечисление заработной платы работнику».

В платёжном поручении на зарплату и аванс обязательно укажите код вида дохода «1». Он нужен банку, чтобы не списать с этих денег больше, чем разрешено при взысканиях по исполнительным документам. 1С подставляет код сама при правильном виде операции, но при ручном создании платёжки его легко потерять.

Назначение платежа

Пишите кратко и однозначно: «Аванс за первую половину октября по ведомости № 15 от 25.10». Банк и проверяющие по этой строке отличают аванс от окончательного расчёта и от выплат подотчётным лицам.

⚠️ Списание проводите только после выписки. Проведённое «впрок» списание показывает аванс выплаченным, даже если банк вернул платёж из-за неверных реквизитов карты.

Выдача аванса наличными из кассы

Наличными аванс выдают по платёжной ведомости (форма Т-53 или своя утверждённая форма). В 1С это ведомость в кассу и расходный кассовый ордер на её основании.

Порядок

1. Проведите ведомость в кассу.
2. В Бухгалтерии 3.0 создайте документ «Выдача наличных» на основании ведомости. Вид операции — «Выплата заработной платы по ведомостям».
3. Распечатайте платёжную ведомость, сотрудники расписываются в получении.
4. Если в кассе не хватает денег, заранее оформите поступление наличных с расчётного счёта.

Срок выдачи и депонирование

По Указанию Банка России № 3210-У на выдачу наличных по ведомости отводится до 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Кто не пришёл за это время — его сумму депонируют.

• 📌 В ведомости отмечают невыплаченных сотрудников.
• 📌 Невыплаченная сумма отражается проводкой Дт 70 Кт 76.04.
• 📌 Депонированные деньги сдают в банк или хранят в кассе по правилам организации, а потом выдают по отдельному ордеру.

💡 Расходный ордер оформляйте на фактически выданную сумму, а не на итог ведомости. Иначе в кассе появится расхождение с реальным остатком.

Аванс в бухгалтерском и налоговом учёте

Аванс не начисляется отдельной проводкой. Он просто уменьшает задолженность перед сотрудником, которой на момент выплаты ещё нет.

Проводки

На 15–30 число по счёту 70 будет дебетовое сальдо по сотрудникам, получившим аванс. Это не ошибка: после начисления зарплаты в последний день месяца сальдо перейдёт в кредит.

НДФЛ с аванса

По ст. 223 НК РФ датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца. Аванс, выплаченный до этой даты, ещё не доход — поэтому НДФЛ с него не удерживают. Весь налог удерживается при окончательном расчёте за месяц.

Есть исключения, о которых важно помнить:

• ⚠️ Аванс выплачен в последний день месяца или позже — НДФЛ удерживают при выплате.
• ⚠️ В «аванс» попали отпускные, больничные или разовая премия — это отдельные доходы со своей датой, с них налог удерживается сразу.
• ⚠️ Сотрудник увольняется в текущем месяце — дата дохода смещается на последний рабочий день.

В 6-НДФЛ аванс, выплаченный до конца месяца, отдельной выплатой с налогом не отражается: доход и удержанный налог попадают в отчёт по окончательному расчёту. Если в отчёте видите «аванс с налогом», проверьте, не попали ли в ведомость отпускные или премия.

Страховые взносы

Взносы с аванса не начисляют. База считается по итогам месяца в документе Начисление зарплаты и взносов, который учитывает всю зарплату, включая выплаченную авансом часть.

Ошибки при выплате аванса и как их исправить

Если ошиблись с суммой после отправки в банк

Ведомость и списание уже не отменить, но исправить можно:

1. Переплату удержите из зарплаты за этот месяц — программа сделает это сама при окончательном расчёте.
2. Недоплату доплатите отдельной ведомостью до конца месяца.
3. Если платёж вернулся из банка, оформите поступление на расчётный счёт и повторную выплату новой ведомостью. Старую ведомость не удаляйте — она нужна для истории расчётов.

Частые вопросы