Расчёт и выплата больничного листа в 1С ЗУП

Больничный в 1С ЗУП 3.1 оформляется документом Зарплата → Больничные листы: туда загружают электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) по номеру, программа сама считает средний заработок и пособие. Работодатель оплачивает и отражает в учёте только первые три дня болезни — остальное сотруднику платит напрямую Социальный фонд (СФР, бывший ФСС).

Ниже — как получить ЭЛН, какие статусы бывают у листка, как начислить пособие с учётом стажа и среднего заработка, как ответить на запрос СФР по проактивной схеме и какие проводки и НДФЛ возникают у работодателя.

С чего начать: ЭЛН и данные по сотруднику

С 2022 года бумажных больничных практически нет — врач оформляет электронный листок, а работник сообщает работодателю только его номер (12 цифр). По этому номеру и СНИЛС данные подтягиваются из СФР.

Прежде чем загружать листок, проверьте две вещи:

• 📇 В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) заполнены СНИЛС и стаж. Без стажа процент пособия посчитается неверно.
• 📅 Указаны данные о заработке за два предыдущих календарных года. Если сотрудник пришёл недавно — внесите справку о заработке с прежнего места в Кадры → ... → Справки для расчёта пособий.

Как загрузить электронный больничный в 1С по номеру

Загрузка идёт прямо из документа начисления:

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. В поле номера листка введите 12-значный номер ЭЛН и нажмите кнопку получения данных из СФР (на форме документа — запрос сведений по листку).
4. Программа обратится в фонд и заполнит период нетрудоспособности, причину и статус листка.

Чтобы запрос ушёл, в базе должна быть настроена 1С-Отчётность с подключённым обменом с СФР (электронный документооборот). Без неё поля придётся заполнять вручную по данным, которые работник получит в личном кабинете на «Госуслугах».

Статусы ЭЛН: когда можно считать пособие

Пособие начисляют только по закрытому листку. Пока листок открыт, периода ещё нет — сумма будет неполной.

Настройка и начисление пособия в документе «Больничный лист»

После загрузки данных программа рассчитывает пособие автоматически. Разберём, из чего складывается сумма, чтобы вы могли её проверить.

Средний дневной заработок. Берётся заработок за два календарных года, предшествующих году начала болезни, и делится на 730. Делитель для обычного больничного фиксированный — исключаемые периоды из него не вычитают (это правило работает только для пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком).

В заработок входят только выплаты, с которых платились взносы на социальное страхование: оклад, премии, отпускные. Не входят сами больничные, пособия и необлагаемые суммы.

Замена лет. Если в расчётных годах женщина была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, по её заявлению эти годы можно заменить на более ранние — когда пособие от этого вырастет. В ЗУП заявление вносят в документ больничного, и программа пересчитывает средний заработок по выбранным годам.

Процент по стажу (статья 7 Закона № 255-ФЗ):

Ограничения. Средний дневной заработок не может быть ниже расчёта исходя из МРОТ и выше величины, которая получается из предельной базы по взносам за соответствующие годы. 1С подставляет эти границы сама — вручную их держать в голове не нужно.

В документе есть вкладка с расшифровкой: там видно заработок по годам, учтённые суммы и итоговую дневную сумму. Если цифра расходится с ожидаемой — смотрите именно эту расшифровку, а не итог.

Три дня работодателя и часть СФР: как делится оплата

С переходом на прямые, а затем проактивные выплаты схема стала простой для бухгалтера:

• 🏢 Первые 3 дня болезни по общему заболеванию и травме оплачивает работодатель за свой счёт.
• 🏛️ С 4-го дня и весь период по «фондовым» причинам пособие назначает и перечисляет работнику напрямую СФР.

Работодатель больше не выплачивает пособие целиком и не возмещает потом деньги из фонда. Старая зачётная система с проводкой на счёт 69 по части фонда не применяется.

В документе «Больничный лист» дни и суммы по источникам выводятся отдельными строками — видно, сколько платит организация, а сколько пойдёт от фонда. Проверять эту разбивку стоит всегда: если по ошибке весь период отнесён на работодателя, вы переплатите сотруднику и исказите учёт.

Сроки. Свои 3 дня работодатель выплачивает вместе с ближайшей зарплатой или авансом — отдельный срок для них не установлен. СФР перечисляет свою часть напрямую работнику в течение 10 рабочих дней с даты, когда получил от вас сведения. Поэтому чем быстрее вы отправите ответ на запрос фонда, тем раньше человек получит деньги.

Документ больничного автоматически ставит в табеле дни нетрудоспособности и пересчитывает оклад за фактически отработанное время месяца — отдельно корректировать начисление зарплаты не нужно.

Проактивные выплаты: ответ на запрос сведений от СФР

Раньше работодатель сам формировал реестр сведений и заявление в фонд. С 2022 года действует проактивный (беззаявительный) порядок, и реестр вручную больше не собирают.

Механизм такой:

1. После закрытия ЭЛН фонд сам узнаёт о страховом случае.
2. СФР направляет работодателю запрос недостающих сведений через систему электронного документооборота (СЭДО).
3. Запрос приходит в 1С-Отчётность — в рабочее место для обмена с фондом (входящие документы СФР).
4. Вы открываете входящий запрос, формируете на его основе ответ со сведениями (стаж, средний заработок, реквизиты для перечисления, районный коэффициент) и отправляете.
5. По вашему ответу фонд назначает и перечисляет пособие работнику.

Для работодателей с небольшим числом сотрудников допустима передача сведений не через программу, а в кабинете страхователя. Но если ЗУП настроен на обмен — удобнее и надёжнее отвечать из неё.

Проводки и НДФЛ по больничному у работодателя

У работодателя в учёте остаётся только своя часть — три дня.

Начисление пособия за счёт работодателя отражается проводкой:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) — Кт 70   пособие за первые 3 дня болезни

Счёт затрат зависит от того, где работает сотрудник: производство — 20/25, управленческий персонал — 26, торговля — 44.

Проводки на счёт 69 по части фонда при проактивной схеме не формируются — эти деньги через работодателя не проходят.

НДФЛ. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ (в отличие от пособия по беременности и родам). При этом:

• с суммы за 3 дня работодателя налог исчисляет, удерживает и перечисляет сама организация;
• с части, которую платит фонд, НДФЛ удерживает СФР — в вашем учёте и отчётности 6-НДФЛ эта сумма не отражается.

Взносами на социальное страхование пособие не облагается. Датой получения дохода по пособию считается день его выплаты, поэтому в отчёт 6-НДФЛ своя часть попадёт в том периоде, когда вы фактически выплатили работнику три дня, а не когда начислили больничный.

Особые случаи: дети, совместители и нарушение режима

Несколько ситуаций, где стандартный порядок меняется — их важно отследить ещё на этапе загрузки ЭЛН.

Уход за больным ребёнком до 8 лет. Пособие считается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа работника и от того, лечили ребёнка дома или в стационаре. В ЭЛН по уходу стоит отдельная причина, и 1С применяет 100% автоматически. Для детей старше 8 лет и других родственников процент зависит от стажа и способа лечения.

Нарушение режима. Если врач отметил в листке нарушение (неявка на приём, самовольный уход из стационара), с даты нарушения пособие снижается — считается из МРОТ. В ЭЛН это закодировано, и в документе больничного есть поле для даты и причины нарушения. Не игнорируйте эту отметку: если её не внести, программа насчитает полную сумму, и возникнет переплата.

Внешние совместители. Если в расчётном периоде работник трудился у нескольких работодателей, порядок зависит от того, где он занят сейчас. Когда у вас он совместитель, уточните, по какому месту работы будет назначено пособие — предъявлять один ЭЛН сразу в двух организациях нельзя.

Болезнь после увольнения. Если бывший работник заболел в течение 30 календарных дней после увольнения и ещё не устроился на новое место, пособие платят в размере 60% независимо от стажа. Оформляется тем же документом «Больничный лист» на уволенного сотрудника.

Типичные ошибки при расчёте больничного

Ошибки почти всегда в исходных данных, а не в самом расчёте — программа считает по заложенным правилам.

Если ошиблись уже после выплаты своей части — исправьте документ «Больничный лист» и сделайте перерасчёт: программа досчитает разницу в следующем начислении. Удалять проведённый документ после сдачи отчётности не нужно, достаточно сторно и нового расчёта.

Частые вопросы