Отпускные в 1С:ЗУП от проверки стажа до ведомости в банк

Чтобы выплатить отпуск в 1С:ЗУП 3.1, создайте документ «Отпуск» в разделе Зарплата → Отпуска (или Кадры → Отпуска), укажите сотрудника и даты, в поле выплаты выберите «В межрасчетный период» и проведите. Потом сформируйте ведомость в разделе Выплаты с видом выплаты «Отпуск» и перечислите деньги не позже чем за три календарных дня до начала отпуска.

Типичная ситуация: в пятницу кадровик приносит заявление, отпуск начинается со следующего вторника, а деньги до сих пор не ушли. Ниже вся цепочка по порядку: начисление, средний заработок, НДФЛ, выплата отпускных, отчётность и что делать, если документ уже проведён с ошибкой.

1. Что проверить до начисления отпускных

Отпускные считаются по данным, которые уже есть в базе. Если в них дыра, документ проведётся, но сумма будет неверной. Перед созданием документа проверьте четыре вещи.

• 📅 Остаток дней. Отчёт «Остатки отпусков» в разделе Кадры → Кадровые отчеты показывает, сколько дней сотрудник заработал и сколько уже использовал. Ежегодный основной отпуск по ст. 115 ТК РФ — 28 календарных дней.
• 💰 Заработок за 12 месяцев. Если сотрудник принят недавно и пришёл из другой программы или другой организации группы, начислений за прошлые месяцы в базе может не быть. Их вводят документом «Данные для расчета среднего заработка».
• 🏥 Исключаемые периоды. Больничные, прошлые отпуска, простой по вине работодателя должны быть оформлены своими документами. Тогда программа сама исключит эти дни и суммы из расчёта.
• 🗓️ График отпусков. Если он ведётся в 1С, отпуск по графику подставляется в документ быстрее, а отклонения видно сразу.

2. Создание документа «Отпуск» в 1С:ЗУП

Заполнение вкладки «Главное»

1. Откройте Зарплата → Отпуска и нажмите Создать → Отпуск.
2. В поле «Месяц начисления» укажите месяц, в котором начинается отпуск. Если отпуск начинается 3 марта, месяц начисления — март, даже если документ вы делаете 25 февраля.
3. Выберите сотрудника.
4. Оставьте флажок «Основной отпуск» и укажите период: с какого по какое число. Количество дней программа посчитает сама. Праздничные нерабочие дни в отпуск не включаются и продлевают его (ст. 120 ТК РФ), это 1С учитывает по производственному календарю.
5. Если сотрудник берёт ещё и дополнительный отпуск (за вредность, ненормированный день), добавьте его отдельной строкой в табличной части дополнительных отпусков.
6. В поле «Выплата» выберите способ: «В межрасчетный период», «С авансом» или «С зарплатой».
7. Проверьте «Дату выплаты». От неё зависят срок перечисления НДФЛ и строки 6-НДФЛ.

Какой способ выплаты выбрать

Не выбирайте «С зарплатой», если отпуск начинается раньше чем через три дня после её выплаты. Программа не остановит, а трудовая инспекция при проверке увидит нарушение.

Печатные формы

Из документа через кнопку Печать выводятся приказ о предоставлении отпуска (Т-6), записка-расчёт (Т-60) и расчёт среднего заработка. Расчёт удобно приложить к расчётному листку, если сотрудник спросит, откуда такая сумма.

3. Расчёт среднего заработка для отпускных

1С считает средний дневной заработок по правилам Постановления Правительства № 922. Формула:

Средний дневной = Заработок за 12 месяцев / (Полные месяцы × 29,3 + Дни неполных месяцев)
Дни неполного месяца = 29,3 / Календарные дни месяца × Отработанные календарные дни
Отпускные = Средний дневной × Дни отпуска

Пример с больничным в расчётном периоде

Оклад 60 000 ₽. За 12 месяцев сотрудник 11 месяцев отработал полностью, а в марте 10 дней из 31 болел.

• Заработок за полные месяцы: 60 000 × 11 = 660 000 ₽.
• Заработок за март: 60 000 × 21 / 31 = 40 645,16 ₽.
• Дни марта: 29,3 / 31 × 21 = 19,85.
• Всего дней: 11 × 29,3 + 19,85 = 342,15.
• Средний дневной: 700 645,16 / 342,15 = 2 047,77 ₽.
• Отпуск 14 дней: 2 047,77 × 14 = 28 668,78 ₽.
• НДФЛ 13%: 3 727 ₽, к выплате 24 941,78 ₽.

Сумму больничного программа в заработок не включает. Это правило Постановления № 922, а не настройка.

Нюансы, которые меняют сумму

• 📈 Повышение оклада. Если оклад вырос в расчётном периоде или во время отпуска, ЗУП применяет коэффициент индексации. Условие: повышение оформлено кадровым документом для всей организации или подразделения.
• 🎁 Премии. Годовая премия за прошлый год учитывается целиком, квартальные и месячные — не больше одной за каждый показатель за месяц. Как именно премия попадёт в средний, задаётся в карточке вида начисления.
• 0️⃣ Нет заработка за 12 месяцев. Тогда берутся предыдущие 12 месяцев, а если и там пусто — заработок за дни, отработанные в месяце начала отпуска. Если нет и его — оклад.

Если сумма кажется странной, нажмите в документе на ссылку с суммой среднего заработка. Откроется форма с разбивкой по месяцам: видно, какой месяц выпал или какая премия не попала.

4. Начисление отпускных: удержания и проводки

Что делает документ при проведении

На вкладке «Начислено (подробно)» видно сумму по видам отпуска и по месяцам. Если отпуск переходит на следующий месяц, часть дней попадёт в него. Но начисление, НДФЛ и взносы относятся к месяцу начисления документа.

• 🧾 НДФЛ исчисляется при проведении и удерживается в день выплаты. Дата получения дохода для отпускных — день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
• 🏦 Страховые взносы начисляются в месяце начисления отпускных по единому тарифу.
• 📉 Алименты и исполнительные листы, если они введены в базу, удерживаются из отпускных при выплате в межрасчетный период.

Проводки в бухучёте

В самой ЗУП проводок нет. Они формируются в 1С:Бухгалтерии документом «Отражение зарплаты в бухучете», который приходит из ЗУП при синхронизации. Типовые записи:

Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного у сотрудника, подразделения или вида начисления. Резерв отпусков в бухучёте обязателен для организаций, которые не вправе применять упрощённые способы учёта (ПБУ 8/2010).

5. Выплата отпускных и сроки перечисления

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если отпуск с понедельника 16-го, последний день — пятница 13-е. Выходные срок не переносят, поэтому платите заранее.

Ведомость в ЗУП 3.1

1. Откройте раздел Выплаты и выберите ведомость по способу выплаты: в банк (зарплатный проект), перечислением на счета или в кассу.
2. Нажмите «Создать», в поле «Выплата» выберите «Отпуск».
3. Укажите сотрудника или нажмите «Заполнить»: программа подтянет всех, у кого в документах «Отпуск» стоит выплата в межрасчетный период и есть невыплаченная сумма.
4. Проверьте сумму к выплате и НДФЛ к перечислению, проведите.
5. Выгрузите файл для банка или передайте ведомость в Бухгалтерию.

Из проведённого документа «Отпуск» ведомость можно создать сразу: через «Создать на основании» или кнопку выплаты на форме документа, если она есть в вашем релизе.

Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии 3.0

Документ «Отпуск» в Бухгалтерии доступен, если в настройках зарплаты учёт ведётся в этой программе, а не во внешней.

6. Отчётность по отпускным: налоговая и СФР

Отдельного отчёта по отпускам нет, но выплата попадает в несколько форм. Если в 1С правильно указана дата выплаты, они заполнятся сами.

• 📄 Уведомление об исчисленных суммах налогов . НДФЛ с отпускных попадает в уведомление за период, в котором его удержали. Уведомление подаётся до 25-го числа.
• 📊 6-НДФЛ. Доход и налог отражаются в том квартале, где отпускные выплачены. Отпуск, выплаченный 28 марта, — в 6-НДФЛ за первый квартал, даже если сам отпуск в апреле.
• 🧮 РСВ и персонифицированные сведения. Отпускные входят в базу по взносам в месяце начисления.
• 🗂️ ЕФС-1 (сведения о стаже). Ежегодный оплачиваемый отпуск входит в страховой стаж, отдельного кода не требует. Отпуск без сохранения зарплаты отражается со своим кодом.

Взносы по единому тарифу и РСВ администрирует налоговая, а ЕФС-1 сдают в СФР. С 2023 года ФСС и ПФР объединены в Социальный фонд, поэтому прежние отчёты в ФСС больше не подают.

7. Как ускорить работу с отпускными

• ⚡ График отпусков в 1С. Документ «График отпусков» в разделе Кадры позволяет создавать документы «Отпуск» на его основании. Даты и вид отпуска уже заполнены.
• 👥 Групповое оформление. Документ «Отпуска сотрудников» оформляет отпуска нескольким работникам одним приказом. Он кадровый и отпускные не считает: начисление делается отдельными документами.
• 📨 Заявки через кабинет сотрудника . Если подключён сервис «1С:Кабинет сотрудника», работник сам подаёт заявку, а кадровик получает её в базу.
• 🔔 Текущие дела. На начальной странице ЗУП есть список текущих дел. Там видно отпуска, которые скоро начинаются, но ещё не оформлены.
• 🔁 Перерасчёт без ручной работы. Если после проведения отпуска изменились данные за прошлые месяцы, ЗУП регистрирует перерасчёт и предлагает исправить документ .

8. Ошибки при выплате отпуска и их исправление

Исправление проведённого документа в закрытом месяце

Если месяц уже закрыт расчётом зарплаты, документ не нужно отменять. Откройте его и нажмите «Исправить»: ЗУП создаст документ-исправление, который сторнирует старые суммы и начислит новые в текущем периоде. Старый документ останется в истории.

Частые вопросы