Отпускные в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от документа «Отпуск» до ведомости

Чтобы выплатить отпускные в 1С, создайте документ «Отпуск» (в ЗУП 3.1 — Зарплата → Отпуска, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск), проверьте средний заработок и выплатите сумму ведомостью в межрасчётный период. Деньги должны дойти до сотрудника не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Проблемы обычно в деталях: средний занижен из-за не введённых данных прошлых периодов, отпускные «уехали» в зарплатную ведомость в конце месяца, НДФЛ ушёл не в ту дату. Всё это решается проверкой до проведения и правильным способом выплаты в документе.

1. Что проверить в 1С до начисления отпускных

Отпускные считаются из данных за 12 месяцев. Если в этих данных дыра, программа честно посчитает неправильную сумму. Перед созданием документа пройдите по списку.

📌 Остаток отпуска. В ЗУП 3.1 откройте Кадры → Отчеты по кадрам → Остатки отпусков. Отчёт покажет, сколько дней сотрудник заработал и сколько уже использовал. Отрицательный остаток — это отпуск авансом. Он законен, но при увольнении сумму придётся удерживать.

📌 Закрытые месяцы. Начисление зарплаты за все месяцы расчётного периода должно быть проведено. Незакрытый месяц не попадёт в базу среднего.

📌 Данные до начала учёта в 1С. Если базу начали вести недавно, заработок за прошлые месяцы нужно внести отдельно. В ЗУП 3.1 для этого есть документ ввода данных для расчёта среднего заработка, его проще всего найти поиском по слову «среднего» в разделе Зарплата.

📌 График работы. Он нужен, чтобы программа поняла, какие дни отработаны полностью. Неправильный график искажает число дней в неполных месяцах.

📌 Производственный календарь . Праздники внутри отпуска не оплачиваются и продлевают его (ст. 120 ТК РФ). Если календарь на текущий год не заполнен, 1С не увидит праздник и оплатит лишний день. Проверьте его в справочнике производственных календарей: на 14-дневном отпуске в мае расхождение заметно сразу.

2. Как оформить отпуск в 1С документом «Отпуск»

Документ один, но выглядит по-разному в двух программах. В ЗУП он полноценный, с расшифровкой среднего и выбором способа выплаты. В Бухгалтерии 3.0 — упрощённый.

В ЗУП 3.1

1. Нажмите «Создать», выберите организацию и сотрудника.
2. Укажите «Месяц начисления». Обычно это месяц, в котором выдаются деньги, а не месяц начала отпуска.
3. Заполните даты отпуска. ЗУП сам проверит праздники и посчитает число дней.
4. На вкладке с начислениями нажмите «Рассчитать», если суммы не появились автоматически.
5. В поле «Выплата» выберите «В межрасчетный период». Вариант «С зарплатой» подходит, только если зарплата выплачивается раньше, чем за три дня до отпуска.
6. Укажите планируемую дату выплаты и проведите документ.

В Бухгалтерии 3.0

Сначала включите возможность: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, раздел расчёта зарплаты — флажок использования больничных, отпусков и исполнительных документов. Эта функция предназначена для небольших организаций (до 60 сотрудников); при большем штате 1С предложит перейти на ЗУП.

Дальше всё похоже: сотрудник, даты, вид отпуска, расчёт, проведение. Средний заработок БП считает по начислениям, которые есть в её базе.

3. Как 1С считает средний заработок для отпускных

Формула закреплена в ст. 139 ТК РФ и правительственном положении о порядке исчисления средней зарплаты:

Средний дневной = Заработок за 12 месяцев / (12 × 29,3)
Отпускные = Средний дневной × Число календарных дней отпуска

Если месяц отработан не полностью, он берётся не за 29,3 дня, а пропорционально:

Дни месяца = 29,3 / Календарные дни месяца × Отработанные календарные дни

Пример. Сотрудник заработал за 12 месяцев 720 000 ₽, все месяцы отработаны полностью. Отпуск — 14 дней.

Если в марте сотрудник 10 дней болел, а 21 день работал, для марта 1С возьмёт 29,3 / 31 × 21 = 19,85 дня, а больничные выпадут из заработка.

Что исключается из расчёта

• 🤒 Больничные и пособия.
• 🏖 Предыдущие отпуска и другие периоды с оплатой по среднему.
• 🚫 Простой по вине работодателя и дни, когда сотрудник был освобождён от работы с сохранением заработка.
• 🎁 Материальная помощь и выплаты, не связанные с оплатой труда.

Как проверить средний в документе

В ЗУП рядом с суммой среднего заработка есть значок редактирования. Он открывает расшифровку по месяцам: начисления, отработанные дни, учтённые премии. Если в каком-то месяце пусто — вернитесь к пункту про данные прошлых периодов.

Годовые и квартальные премии 1С учитывает по правилам их вида начисления. Если премия за год попала в расчёт дважды или не попала вовсе, проверьте в карточке вида начисления, как она участвует в расчёте среднего.

4. Как выплатить отпускные в 1С: сроки и ведомость

Срок — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Если отпуск начинается 16-го, деньги должны быть у сотрудника не позже 12-го. Если 12-е выпадает на выходной, платите в последний рабочий день перед ним.

Выплата в ЗУП 3.1

1. Откройте проведённый документ «Отпуск» с выплатой в межрасчётный период.
2. Нажмите «Выплатить». ЗУП создаст ведомость тем способом, который указан у сотрудника (банк, касса, раздатчик).
3. Проверьте в ведомости сумму к выплате и удержанный НДФЛ.
4. Выгрузите реестр в зарплатный проект или передайте ведомость в бухгалтерию.

Если кнопку нажимать не хочется, ведомость можно создать вручную в разделе Выплаты, выбрав «Отпуск» в поле вида выплаты.

Выплата в Бухгалтерии 3.0

1. Создайте ведомость в банк или в кассу в разделе Зарплата и кадры.
2. Заполните её по сотруднику: отпускные попадут в ведомость как отдельная выплата.
3. Оплатите ведомость документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы» или расходным кассовым ордером.

Дата фактического перечисления в списании должна совпадать с реальной выплатой: от неё зависит дата удержания НДФЛ.

Способы выплаты

5. Проводки, НДФЛ и взносы с отпускных

При отражении зарплаты в учёте 1С сформирует проводки по способу отражения, указанному у сотрудника или подразделения.

НДФЛ

Доход в виде отпускных получен в день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Налог удерживается в этот же день. Перечисляется он в составе единого налогового платежа по общим срокам: удержанный с 1-го по 22-е число уходит до 28-го числа того же месяца.

Страховые взносы

Взносы начисляются в месяце начисления отпускных — на всю сумму, даже если отпуск захватывает следующий месяц.

Налог на прибыль

В бухгалтерском учёте отпускные — расход месяца начисления или списание резерва. В налоговом учёте отпуск, приходящийся на два месяца, Минфин предлагает распределять по месяцам пропорционально дням. Как именно ваша организация это делает, закреплено в учётной политике. После закрытия месяца сверьте расходы по оплате труда в справке-расчёте налога на прибыль.

6. Отпускные для разных категорий сотрудников

Формула одна, но исходные данные меняются. В ЗУП все случаи ниже обрабатываются автоматически, если корректно введены кадровые документы.

7. Отчёты, в которые попадают отпускные

Выплаченные отпускные отражаются в нескольких формах. Если 1С заполняет их сама, проверять нужно не формы, а исходные документы.

• 📄 6-НДФЛ — доход и налог показываются в периоде выплаты. Отпускные, выданные 30 сентября за отпуск в октябре, попадут в отчёт за 9 месяцев.
• 📄 Уведомление об исчисленных суммах НДФЛ — по срокам единого налогового счёта.
• 📄 Расчёт по страховым взносам — суммы попадают в месяц начисления.
• 📄 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно, там же, по месяцу начисления.

Для внутренней сверки в ЗУП удобны отчёт «Анализ начислений и удержаний» и расчётный листок за месяц. В БП — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудников.

8. Ошибки при выплате отпускных и как их исправить

Самое неприятное — ошибку находят после выплаты. Рядовой документ в закрытом периоде в ЗУП не правят задним числом: для этого есть команды «Исправить» и «Сторнировать».

Если отпуск отозвали

Неиспользованные дни переносят, а лишние отпускные пересчитывают. Документ отзыва в ЗУП сторнирует часть начисления, и сумма к удержанию появится в следующем расчёте. Проверить сумму вручную поможет калькулятор:

Частые вопросы