Стипендия ученику по ученическому договору: от вида начисления до ведомости и 6-НДФЛ

Стипендию в 1С:ЗУП 3.1 начисляют отдельным видом начисления: создайте его в Настройка → Начисления с назначением «Прочие начисления и выплаты», укажите код дохода НДФЛ и вид дохода для взносов, а затем начисляйте стипендию ежемесячно в Начислении зарплаты и взносов (через плановое начисление) или разово документом Разовое начисление. Выплачивают её обычной ведомостью из раздела Выплаты — в банк, на карту или через кассу.

Речь идёт о стипендии работодателя по ученическому договору (ст. 198–208 ТК РФ). Академическую стипендию студенту вуза или колледжа платит образовательная организация, и учёт там строится иначе — об этом отдельный раздел ниже.

Что подготовить до первого начисления

Начните не с программы, а с документов. 1С посчитает ровно то, что вы в неё внесёте, а размер и порядок выплаты задаёт ученический договор.

Проверьте по договору:

• 📄 размер стипендии — фиксированная сумма в месяц. По ст. 204 ТК РФ она не может быть ниже МРОТ;
• 📅 срок ученичества — даты начала и окончания, от них зависит период начисления;
• 👤 статус ученика — ваш работник (обучение без отрыва или с отрывом от работы) или соискатель, с которым трудового договора ещё нет;
• 💰 условие о возврате — по ст. 207 ТК РФ ученик, который без уважительной причины не выполнил обязательства, возвращает полученную стипендию и другие расходы на обучение.

От статуса ученика зависит, где вести учёт. ЗУП считает начисления по сотрудникам: чтобы начислить что-то человеку, у него должна быть кадровая история в программе. Своему работнику стипендию оформляют прямо в ЗУП. Для соискателя без трудового договора ЗУП не подходит без кадрового оформления — такие выплаты ведут в бухгалтерской программе (см. раздел про проводки).

Шаг 1. Создаём вид начисления «Стипендия» в ЗУП

Готового начисления «Стипендия по ученическому договору» в типовой ЗУП нет — его создают сами. Это делается один раз.

1. Откройте Настройка → Начисления и нажмите Создать.
2. Наименование — «Стипендия по ученическому договору». Краткое наименование для расчётного листка — «Стипендия».
3. В поле Назначение начисления выберите «Прочие начисления и выплаты».
4. Задайте, когда выполняется начисление: для ежемесячной стипендии — ежемесячно, для единичной выплаты — отдельным документом.
5. В формуле расчёта используйте показатель с фиксированной суммой. Удобно завести свой показатель «РазмерСтипендии» (денежный, вводится для сотрудника) и формулу РазмерСтипендии.
6. Перейдите на вкладку налогов и бухучёта и заполните НДФЛ, взносы и способ отражения (подробно — в следующем шаге).
7. Нажмите Записать и закрыть.

Отдельный вид начисления нужен не для красоты. Он даёт отдельную строку в расчётном листке, свой код дохода в НДФЛ и отдельную статью в отчётах. Если провести стипендию «Премией» или «Доплатой», она смешается с зарплатой, и налоги посчитаются неверно.

Шаг 2. Налоги и удержания со стипендии

Самая важная часть настройки — вкладка налогов в карточке вида начисления. Ошибка здесь тянется во все отчёты.

НДФЛ

Стипендия работодателя по ученическому договору облагается НДФЛ. Освобождение по п. 11 ст. 217 НК РФ касается стипендий, которые платят образовательные организации (и ещё нескольких случаев, перечисленных в этой норме), — на стипендию от коммерческой компании оно не распространяется.

В карточке начисления установите «Облагается» и выберите код дохода. Для стипендии по ученическому договору обычно применяют код прочих доходов 4800 — сверьте выбор с учётной политикой и разъяснениями, которые используете.

Пример расчёта:

Стандартные налоговые вычеты на детей ЗУП применит к стипендии так же, как к зарплате, если они введены у сотрудника.

Страховые взносы

Объект обложения взносами — выплаты по трудовым и гражданско-правовым договорам (ст. 420 НК РФ). Ученический договор к ним не относится, поэтому Минфин в своих разъяснениях считал стипендию по нему не облагаемой взносами. Позиция касалась прежде всего учеников, которые не состоят с организацией в трудовых отношениях; по собственным работникам практика спорнее.

В карточке начисления это задаётся видом дохода для страховых взносов. Для необлагаемой стипендии выберите вид дохода, который не является объектом обложения. Решение о взносах зафиксируйте в учётной политике до первого начисления — менять его задним числом значит пересчитывать отчётность в СФР.

Удержания

Со стипендии удерживают не только НДФЛ:

• ⚖️ алименты и другие взыскания по исполнительным документам — стипендия входит в перечень доходов, с которых удерживают алименты. В ЗУП удержание назначается на сотрудника и применяется ко всем облагаемым начислениям, включая ваш новый вид;
• 💸 возврат стипендии при расторжении договора без уважительной причины (ст. 207 ТК РФ) — удерживают с согласия работника или взыскивают через суд. Исполнительный документ для этого не нужен: для добровольного возврата создают отдельный вид удержания в Настройка → Удержания и назначают его сотруднику.

Шаг 3. Назначаем стипендию ученику и начисляем

Ежемесячная стипендия

Для стипендии, которая платится каждый месяц весь срок обучения, используйте плановое начисление.

1. Откройте карточку сотрудника или раздел Зарплата и создайте документ Назначение планового начисления.
2. Выберите сотрудника, вид начисления «Стипендия по ученическому договору» и дату начала — первый день ученичества.
3. В показателе «РазмерСтипендии» укажите сумму из договора.
4. Проведите документ.

После этого стипендия будет рассчитываться автоматически в документе Начисление зарплаты и взносов (Зарплата → Начисление зарплаты и взносов) каждый месяц. Когда срок ученичества закончится, введите ещё один Назначение планового начисления с действием «Прекратить» — иначе программа продолжит начислять стипендию.

Разовая стипендия

Если договор предусматривает одну выплату (или стипендию за несколько месяцев одной суммой), используйте Зарплата → Разовые начисления, кнопка Создать.

1. Выберите вид начисления «Стипендия по ученическому договору».
2. Укажите месяц начисления и дату выплаты.
3. Добавьте сотрудника и заполните сумму.
4. Проверьте рассчитанный НДФЛ на вкладке налогов и проведите документ.

В разовом начислении выбирается, когда выплачивать: вместе с зарплатой или отдельно, в межрасчётный период. От этого зависит, какую ведомость потом создавать.

Шаг 4. Выплата стипендии через банк или кассу

Стипендию выплачивают так же, как зарплату. Все ведомости — в разделе Выплаты.

Если стипендия начисляется вместе с зарплатой, она попадает в общую ведомость за месяц. Отдельно ничего делать не нужно: в ведомости строка сотрудника будет содержать и зарплату, и стипендию.

Если стипендия выплачивается отдельно:

1. Откройте Выплаты → Ведомости в банк (по зарплатному проекту), Ведомости перечислений на счета (на личный счёт) или Ведомости в кассу.
2. Создайте ведомость и в поле «Выплачивать» выберите вариант для выплаты по отдельному начислению, затем укажите ваш документ разового начисления.
3. Нажмите Заполнить — программа подставит сумму к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний.
4. Проведите ведомость. Для банка выгрузите файл реестра или передайте ведомость в бухгалтерию для платёжного поручения.

Дата выплаты важна для НДФЛ: налог удерживается при выплате и перечисляется в общем порядке единым налоговым платежом. Дату в ведомости ставьте реальную — по ней доход и удержанный налог попадут в 6-НДФЛ.

Как стипендия отражается в бухучёте

Из ЗУП в 1С:Бухгалтерию

Если ЗУП синхронизирован с БП 3.0, проводки формируются при загрузке документа Отражение зарплаты в бухучете. Счёт затрат определяет способ отражения, который вы указали в виде начисления или в настройках сотрудника.

Типичная схема для коммерческой организации:

Кредит 70 или 76 — вопрос учётной политики. При синхронизации из ЗУП начисления по сотрудникам приходят на расчёты с персоналом (70). Если ваша политика требует учитывать стипендию на 76, настройте способ отражения в БП соответственно или делайте переброску.

Для налога на прибыль стипендию ученику учитывают в расходах на подготовку кадров или в прочих расходах — порядок признания закрепите в налоговой учётной политике.

Соискатель без трудового договора

Если ученик ещё не ваш работник, начисление ведите в 1С:Бухгалтерии, без ЗУП:

1. Начисление — Операции → Операции, введенные вручную: Дт 20 (26, 44) Кт 76.10 с аналитикой по контрагенту-физлицу.
2. В той же операции добавьте регистры учёта НДФЛ, чтобы доход и налог попали в 6-НДФЛ, и проводку Дт 76.10 Кт 68.01 на сумму налога.
3. Выплату — списанием с расчётного счёта или расходным кассовым ордером с видом операции «Прочий расход» на счёт 76.10.

Это ручная работа, поэтому для учеников-соискателей заведите отдельный реестр выплат и сверяйте его с 6-НДФЛ каждый квартал.

Отчёты для проверки начислений и выплат

После первого месяца проверьте, что стипендия посчиталась и ушла туда, куда нужно.

• 📊 Расчётный листок (Зарплата → Отчеты по зарплате) — отдельная строка «Стипендия», НДФЛ, удержания, сумма к выплате.
• 📊 Анализ начислений и удержаний — в том же разделе. Сгруппируйте по виду начисления, чтобы увидеть, кому и за какие месяцы начислена стипендия.
• 📊 Отчёты по НДФЛ в разделе Налоги и взносы — регистр налогового учёта покажет доход с выбранным кодом, удержанный налог и дату получения дохода.
• 📊 6-НДФЛ (Отчетность, справки → 1С-Отчетность) — стипендия войдёт в общую сумму дохода и налога.
• 📊 Отчёты по взносам — если стипендия не облагается, она не должна попадать в базу для взносов. Сверьте базу в ЕФС и расчёте по взносам с суммой начислений без стипендии.

После окончания срока ученичества сделайте отбор по виду начисления в «Анализе начислений и удержаний» за следующий месяц: строк быть не должно.

Академическая стипендия в образовательной организации

Вузы, техникумы и колледжи платят стипендии студентам и аспирантам по нормам законодательства об образовании. Эта стипендия освобождена от НДФЛ (п. 11 ст. 217 НК РФ), а взносами не облагается, потому что выплачивается не по трудовому или гражданско-правовому договору.

Типовая ЗУП не ведёт контингент студентов: студента нельзя «принять на работу», чтобы начислить ему стипендию. Учреждения используют отраслевые решения для образования и бюджетного учёта, где есть учёт обучающихся и приказов о назначении стипендий. Если студент одновременно работает в вузе по трудовому договору, его зарплата идёт через ЗУП или ЗКГУ, а стипендия — отдельно, через систему учёта обучающихся.

Частые вопросы