Суточные командированному в 1С: от аванса до НДФЛ со сверхнормы

Суточные в 1С выплачивают авансом через расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта с видом операции «Выдача подотчётному лицу», а после возвращения работника закрывают авансовым отчётом: сумма суточных идёт на вкладку «Прочее» с проводкой Дт 26 (44, 20) Кт 71.01. Если суточные выше 700 ₽ в день по России или 2 500 ₽ за границей, со сверхнормы нужно отдельно начислить НДФЛ и страховые взносы.

Типичная ситуация: менеджер едет на выставку на 5 дней, в приказе суточные 1 000 ₽. Аванс выдали, авансовый отчёт провели, а через квартал 6-НДФЛ не сходится с банковскими выписками. Причина почти всегда одна: оформить и выплатить суточные в 1С успели, а сверхнормативную часть как доход не показали. Чтобы такого не было, сверхнорму оформляют в том же месяце, что и авансовый отчёт.

Сколько суточных выплачивают без НДФЛ и взносов

Размер суточных работодатель задаёт сам — в положении о командировках или коллективном договоре (ст. 168 ТК РФ). Закон не ограничивает сумму сверху, ограничены только налоговые льготы.

Ключевые правила Положения № 749, которые влияют на расчёт в 1С:

• 📅 суточные платят за каждый день командировки, включая выходные, праздники и дни в пути;
• ✈️ день выезда за границу оплачивают по зарубежной норме, день въезда в Россию — по российской;
• 🔁 если работник ездил за границу и вернулся в тот же день, суточные выплачивают в размере 50% от нормы для загранкомандировок;
• 🧾 подтверждать суточные чеками не нужно — достаточно приказа и дат поездки.

Для налога на прибыль суточные учитываются в расходах в полном размере по нормам вашего локального акта (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Ограничения 700 и 2 500 ₽ касаются только НДФЛ и взносов. На УСН «доходы минус расходы» суточные тоже входят в командировочные расходы.

Что настроить в программе до первой командировки

Перед тем как оформлять суточные, проверьте три вещи. Это делается один раз.

Подотчётные лица и счета

1. Работник должен быть в справочнике Справочники → Физические лица (в БП 3.0) или в Кадры → Сотрудники (в ЗУП 3.1).
2. В плане счетов БП 3.0 для расчётов с подотчётными в рублях используется субсчёт 71.01, в валюте — 71.21.
3. Решите, на какой счёт затрат относить суточные: 26 — для управленческого персонала, 44 — в торговле, 20 — для производственных подразделений.

Начисление «Суточные сверх норм»

Если в положении о командировках суточные выше 700 ₽, заведите отдельное начисление. Без него сверхнорма не попадёт в регистры НДФЛ и взносов.

ФНС для сверхнормативных суточных применяет код 4800 «Иные доходы». Его и ставьте в карточке начисления, чтобы суммы попали в 6-НДФЛ без ручных правок.

Нормы в положении о командировках

1С не хранит размер суточных в карточке сотрудника. Сумму вы считаете сами по приказу. Поэтому держите под рукой действующее положение: для разных должностей и стран там могут быть разные ставки.

Как оформить и выплатить суточные в 1С: порядок действий

Разберём на примере: командировка по России на 5 дней, суточные по положению — 1 000 ₽ в день. Итого к выдаче 5 000 ₽.

Шаг 1. Приказ и средний заработок (ЗУП 3.1)

Если зарплату ведёте в ЗУП, оформите документ Зарплата → Командировки. Он сохраняет за работником средний заработок за дни поездки. Суточные этот документ не рассчитывает — это расход подотчётного лица, а не начисление зарплаты.

В БП 3.0 без кадрового модуля дни командировки отражают в табеле, а оплату — в начислении зарплаты по среднему заработку.

Шаг 2. Выдача аванса

Деньги выдают до отъезда. Два варианта:

1. Из кассы. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выдача подотчётному лицу». Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.
2. На карту. Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Перечисление подотчётному лицу». Проводка: Дт 71.01 Кт 51.

В поле назначения укажите «Суточные по приказу № … от …». Это пригодится при проверке.

Шаг 3. Авансовый отчёт

После возвращения работник сдаёт авансовый отчёт. Создайте его в Банк и касса → Авансовые отчёты:

1. В шапке выберите физлицо и дату утверждения отчёта.
2. На вкладке «Авансы» укажите документ выдачи из шага 2.
3. На вкладке «Прочее» добавьте строку: наименование «Суточные», сумма 5 000 ₽, счёт затрат 26 (или ваш), статья затрат — командировочные расходы.
4. Билеты и гостиницу внесите отдельными строками на ту же вкладку «Прочее» — с НДС, если он выделен в документах.
5. Проведите документ и откройте кнопку Дт/Кт.

Должна появиться проводка Дт 26 Кт 71.01 на 5 000 ₽. Счёт 71.01 по работнику закрывается в ноль.

Шаг 4. НДФЛ и взносы со сверхнормы

В примере сверхнорма — (1 000 − 700) × 5 = 1 500 ₽.

• НДФЛ 13%: 1 500 × 13% = 195 ₽;
• страховые взносы по базовому тарифу 30%: 1 500 × 30% = 450 ₽ (для МСП тариф с суммы выше МРОТ ниже — программа применит его сама, если он указан в учётной политике).

Датой получения дохода для сверхнормативных суточных считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Поэтому начисление вводите в том же месяце:

• в БП 3.0 — строкой в документе «Начисление зарплаты» с видом «Суточные сверх норм»;
• в ЗУП 3.1 — документом Зарплата → Разовые начисления или строкой в «Начислении зарплаты и взносов».

Суточные уже попали в расходы через авансовый отчёт. Начисление сверхнормы нужно только как база для НДФЛ и взносов — проверьте, что расходы на счёте 26 не задвоились. После проведения сформируйте ОСВ по счёту затрат за месяц и сравните с суммой авансового отчёта.

НДФЛ 195 ₽ удерживается из ближайшей зарплаты: Дт 70 Кт 68.01. Взносы: Дт 26 Кт 69 (единый тариф).

Загранкомандировки, совместители и поездки на один день

Командировка за границу

Пример: 3 дня в Казахстане, суточные по положению — эквивалент 4 000 ₽ в день. Итого 12 000 ₽.

• норма без налогов: 2 500 × 3 = 7 500 ₽;
• сверхнорма: 12 000 − 7 500 = 4 500 ₽;
• НДФЛ: 4 500 × 13% = 585 ₽.

Если аванс выдаёте в валюте, используйте валютную кассу или валютный счёт и субсчёт 71.21. В авансовом отчёте сумма пересчитается в рубли по курсу на дату утверждения отчёта. По этому же курсу считайте сверхнорму для НДФЛ.

Внешний или внутренний совместитель

Если работник едет одновременно по основной работе и по совместительству, расходы, включая суточные, распределяют между работодателями (или между должностями) по соглашению. В 1С это два отдельных авансовых отчёта или две строки на вкладке «Прочее» с разными подразделениями и статьями затрат.

Однодневная командировка

По России за однодневную поездку суточные не положены. Но положение о командировках может предусмотреть компенсацию. В 1С её оформляют так же — через вкладку «Прочее» авансового отчёта, назвав строку «Компенсация за однодневную командировку».

Минфин в письмах допускает не облагать такую выплату НДФЛ в пределах 700 ₽. Если сумма выше, сверхнорму начисляют тем же видом «Суточные сверх норм».

Проводки по суточным: сводная таблица

Если работник потратил меньше аванса и не вернул остаток, по счёту 71.01 останется дебетовое сальдо. Его видно в ОСВ — это первый сигнал, что командировку не закрыли.

Как суточные попадают в 6-НДФЛ, РСВ и декларацию по прибыли

6-НДФЛ

Сверхнормативная часть показывается как доход с кодом 4800 в периоде, на который приходится последний день месяца утверждения авансового отчёта. Удержанный НДФЛ — по дате фактического удержания из зарплаты.

Нормативная часть в 6-НДФЛ не попадает: это не облагаемый доход из ст. 217 НК РФ, и он не отражается в отчёте.

РСВ

Суточные в пределах 700 и 2 500 ₽ относятся к необлагаемым суммам по ст. 422 НК РФ. Сверхнорма входит в базу для взносов и попадает в РСВ автоматически, если начислена видом с признаком «облагается целиком».

Налог на прибыль

Суточные по нормам положения о командировках учитываются в прочих расходах полностью. В БП 3.0 это обеспечивает статья затрат с видом «Командировочные расходы» — по ней сумма попадёт в соответствующую строку приложения к листу 02 декларации.

Отчёты для проверки и ускорение рутины

Раз в месяц, перед закрытием, полезно сверить суточные по трём срезам.

• 📊 ОСВ по счёту 71 (Отчёты → Стандартные отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — нет ли «висящих» авансов.
• 📑 Карточка счёта 71.01 по сотруднику — когда выдали и когда закрыли.
• 🧮 Анализ НДФЛ по месяцам в ЗУП 3.1 или регистр налогового учёта по НДФЛ в БП 3.0 — попал ли код 4800 и в каком месяце.

Чтобы не пересчитывать сверхнорму вручную, многие бухгалтеры держат в положении о командировках ставку ровно 700 ₽ для внутренних поездок. Тогда начисление сверхнормы не нужно вообще, а суточные проходят одной строкой авансового отчёта.

Где чаще всего ошибаются

Частые вопросы