Начисление и выплата зарплаты в 1С ЗУП и Бухгалтерии

Цепочка одна и та же в любой конфигурации: начислить зарплату и взносы, сформировать ведомость на выплату, провести выплату через банк или кассу, перечислить НДФЛ и взносы. В 1С:ЗУП 3.1 всё это живёт в разделе Зарплата и Выплаты, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры.

Разница между конфигурациями сводится к тому, кто считает. Если у вас отдельная зарплатная база (ЗУП, ERP с модулем зарплаты), расчёт идёт там, а в бухгалтерию попадают только проводки через синхронизацию. Если штат небольшой, весь цикл закрывается прямо в Бухгалтерии 3.0 — отдельная программа не нужна. Ниже — весь путь от табеля до списания с расчётного счёта.

Что проверить до расчёта

Корректный расчёт начинается с данных, которые ввели раньше. Если на этом шаге пропуск, его придётся ловить уже в ведомости или в отчётности.

• 📅 Отработанное время. Для сотрудников с окладом табель заполнять не обязательно — программа считает по производственному календарю. Табель (документ Табель) нужен при суммированном учёте, сменах, неявках без отдельных документов.
• 📝 Отклонения месяца. Больничные, отпуска, командировки, прогулы должны быть введены отдельными документами до начисления. Иначе зарплата посчитается как за полностью отработанный месяц.
• 💰 Плановые начисления. Оклад, надбавки, премии должны стоять в карточке сотрудника или в документе Изменение оплаты труда с нужной даты.
• 🧾 Вычеты по НДФЛ. Стандартные вычеты на детей вводятся заявлением в карточке физлица. Без него налог удержат без вычета.
• 🏦 Реквизиты для выплаты. Для перечисления на карту — лицевой счёт или номер карты в рамках зарплатного проекта, либо банковские реквизиты сотрудника для прямого перевода.

Как начислить зарплату и удержания

Начисление оформляется документом Начисление зарплаты и взносов (в ЗУП 3.1) или Начисление зарплаты (в Бухгалтерии 3.0). Создаёте его последним днём месяца, указываете организацию и месяц, нажимаете Заполнить — таблица подтянет всех сотрудников с их плановыми начислениями и отклонениями.

Один документ делает сразу несколько вещей:

1. Рассчитывает начисления по каждому сотруднику (оклад, надбавки, премии, оплата по среднему).
2. Удерживает НДФЛ с учётом вычетов и начисленного ранее аванса.
3. Рассчитывает страховые взносы по единому тарифу.
4. Применяет прочие удержания — алименты, займы, профсоюзные взносы, если они настроены.

На вкладках документа видно каждую составляющую: Начисления, Удержания, НДФЛ, Взносы. Прежде чем проводить, сверьте итоговую сумму «на руки» хотя бы по нескольким сотрудникам — это колонка с суммой к выплате за минусом налога и удержаний.

Отпускные, больничные и командировочные обычно выплачивают не вместе с зарплатой, а отдельно — межрасчётными документами (Отпуск, Больничный лист), сразу с собственной ведомостью. Отпускные закон требует выдать не позднее чем за три дня до начала отпуска, поэтому они почти всегда уходят до основной зарплаты. В документе начисления за месяц эти суммы уже не дублируются — только то, что ещё не выплачено.

С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате, включая аванс. Поэтому аванс за первую половину месяца тоже уменьшается на налог, а итоговое начисление удерживает НДФЛ только со второй половины. Это нормально — не пугайтесь, что в конце месяца сумма налога меньше, чем раньше.

Как сформировать ведомость на выплату

Ведомость — это документ, по которому деньги уходят сотрудникам. Создаётся в разделе выплат. Тип ведомости выбираете по способу выдачи:

Порядок одинаковый: указываете организацию, месяц, вид выплаты (Зарплата за месяц, Аванс, Отпуск, Больничный), нажимаете Заполнить. Таблица подтянет сотрудников и суммы к выплате, рассчитанные в начислении.

Сумма в ведомости должна совпадать с суммой «к выплате» из документа начисления. Если расходятся — значит, часть начислений не проведена или выплата уже частично прошла другой ведомостью.

Для аванса есть три способа расчёта, они задаются в карточке сотрудника или в настройках организации:

• Фиксированной суммой — одинаковый аванс каждый месяц, не зависит от отработанного времени.
• Процентом от оклада — чаще всего 40–50% от тарифа.
• Расчётом за первую половину месяца — программа считает фактически отработанное с 1-го по 15-е число. Самый трудоёмкий, но самый точный способ: если сотрудник болел в первой половине, аванс уменьшится.

При любом способе аванс с 2023 года облагается НДФЛ в момент выплаты, поэтому ведомость на аванс уже содержит удержанный налог.

Отдельная ведомость формируется под каждый вид выплаты. Аванс и зарплату за вторую половину месяца не смешивают в одном документе — иначе НДФЛ и сроки перечисления собьются.

Выплата через банк и зарплатный проект

Если у организации есть зарплатный проект, обмен с банком идёт файлами стандартного формата «1С:Предприятие — Зарплатный проект». Схема двусторонняя.

Выгрузка реестра в банк. На основании проведённой ведомости в банк формируете файл реестра и загружаете его в клиент-банк. Банк зачисляет суммы сотрудникам по лицевым счетам из реестра.

Загрузка подтверждения. Банк возвращает файл с результатами зачисления. Загрузив его обратно, вы получаете подтверждение: кому деньги дошли, а кому — нет (например, счёт закрыт). Непрошедшие суммы остаются невыплаченными, и по ним можно сделать повторную ведомость.

Если зарплатного проекта нет, используется Ведомость на счета — перечисление на карты сотрудников по их личным реквизитам отдельными платёжными поручениями. Это дороже по комиссии банка и трудозатратнее, но не требует договора на зарплатный проект.

Факт списания денег с расчётного счёта оформляется документом Списание с расчётного счёта с видом операции «Выплата зарплаты по ведомостям» — его создают на основании ведомости или загружают из банковской выписки. Именно он даёт проводку по кредиту счёта 51.

Что делать с неполученной зарплатой

Депонирование касается только выплаты наличными через кассу. При переводе на карту депонировать нечего — деньги либо зачислены, либо вернулись в банк.

По статье 136 ТК РФ срок выдачи наличных из кассы ограничен (как правило, до 5 рабочих дней, конкретный срок организация устанавливает сама). Если сотрудник не получил деньги в этот срок, кассир закрывает ведомость: напротив неполученных сумм ставит отметку «Депонировано», а наличные сдаёт обратно на расчётный счёт.

В программе это отражается так:

1. В ведомости в кассу отмечаете, кто деньги не получил.
2. Формируется документ депонирования неполученных сумм.
3. Депонированная зарплата числится за организацией как задолженность перед сотрудником и выплачивается позже по его обращению.

Когда сотрудник позже приходит за деньгами, депонированную сумму выдают по отдельной ведомости или расходному кассовому ордеру — проводкой Дт 76.04 Кт 50. То есть депонент сначала «переезжает» со счёта 70 на 76.04, а при выдаче закрывается уже с 76.04.

Срок исковой давности по депоненту — три года. Невостребованную за это время сумму включают в прочие доходы проводкой Дт 76.04 Кт 91.01.

Проводки по зарплате в бухучёте

В бухгалтерскую базу проводки попадают либо напрямую (если расчёт в Бухгалтерии 3.0), либо через синхронизацию из ЗУП документом отражения зарплаты в учёте. Расчёты с персоналом ведутся на счёте 70, НДФЛ — на счёте 68, страховые взносы — на счёте 69.

Затратный счёт зависит от того, где занят сотрудник: производство — 20, общехозяйственные расходы — 26, торговля — 44. Для каждого подразделения и вида начислений счёт задаётся в настройках способов отражения зарплаты. Если способ отражения не задан, проводка либо не сформируется, либо уйдёт на счёт по умолчанию — поэтому новые виды начислений и новые подразделения нужно сразу «привязывать» к счёту затрат.

Счёт 70 ведётся с аналитикой по каждому сотруднику. Это удобно для контроля: оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в разрезе работников сразу показывает, у кого осталась невыплаченная сумма, а у кого — переплата. Переплата по конкретному сотруднику (дебетовое сальдо по 70) — повод проверить, не задвоилась ли выплата или не ушла ли ведомость большей суммой, чем начислено.

НДФЛ и страховые взносы перечисляются в составе единого налогового платежа. С 2024 года НДФЛ платят дважды в месяц: с налога за период с 1-го по 22-е число — до 28-го числа этого месяца, за период с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего. По каждому сроку подаётся уведомление об исчисленных суммах. Страховые взносы (с 2023 года их администрирует СФР — объединённый фонд вместо ПФР и ФСС) перечисляют до 28-го числа следующего месяца.

Частые ошибки и как их избежать

Большинство проблем с выплатой зарплаты в 1С сводится к рассинхронизации сумм и дат. Разберём то, что ломает расчёт чаще всего.

Проверять итог удобно отчётами по зарплате: Расчётная ведомость (Т-51) показывает начисления и удержания, Анализ зарплаты по сотрудникам — суммы к выплате, а оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 должна обнуляться после полной выплаты за месяц.

Частые вопросы