Как выплатить зарплату в 1С: ведомость, банк, касса и проводки

Чтобы выплатить зарплату в 1С 8.3, нужно три документа подряд: начисление за месяц → ведомость на выплату (в банк или в кассу) → платёжный документ, который эту ведомость оплачивает. Только после третьего шага в учёте закрывается долг на счёте 70 и фиксируется удержанный НДФЛ.

Типичная картина из практики: бухгалтер провёл начисление, отправил реестр в банк, люди деньги получили, а в оборотке по 70-му висит долг, и 6-НДФЛ не сходится. Причина почти всегда одна: ведомость создана, но не оплачена документом с правильным видом операции. Ниже — полный цикл выплаты зарплаты в 1С: Бухгалтерии 3.0 и 1С:ЗУП 3.1, от подготовки до сверки.

Что проверить до формирования ведомостей

Ведомость заполняется из остатков взаиморасчётов с сотрудниками. Если начисление неполное или настройки сбиты, ошибка просто «переедет» в ведомость и в банк.

Перед выплатой пройдитесь по списку:

• 📌 Начисление проведено. В БП 3.0 — документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц в Зарплата и кадры → Все начисления. В ЗУП 3.1 — тоже «Начисление зарплаты и взносов», плюс проведены все отпуска, больничные и премии месяца.
• 📌 Удержания учтены. Алименты, займы, возмещение ущерба должны быть в начислении, иначе к выплате попадёт лишнее.
• 📌 Аванс зачтён. Если аванс выплачивали ведомостью, он уже уменьшил долг. Если платили «мимо» ведомости, например прочим списанием, программа его не видит.
• 📌 Способ выплаты сотрудника. В карточке сотрудника указано, куда ему платить: в кассу, по зарплатному проекту или на личный счёт. От этого зависит, в какую ведомость он попадёт.
• 📌 Реквизиты. Для зарплатного проекта — номер лицевого счёта, для перечисления на счета — банковский счёт сотрудника.

Сроки задаёт закон: зарплату платят не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода (ст. 136 ТК РФ). Если день выплаты попал на выходной, платят накануне.

Как сформировать ведомость на выплату зарплаты

Ведомость — это список «кому и сколько». Сама по себе она денег не двигает и проводок в БП не делает. Её задача — зафиксировать сумму к выплате и НДФЛ, который будет удержан.

В 1С: Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Ведомости в банк (или Ведомости в кассу — для наличных).
2. Нажмите Создать.
3. Укажите месяц, за который платите, и вид выплаты в поле «Выплата»: зарплата за месяц, аванс или межрасчётная.
4. Для банка выберите зарплатный проект, если он есть. Без проекта ведомость пойдёт как перечисление на личные счета.
5. Нажмите Заполнить. Программа подтянет сотрудников с долгом и рассчитает суммы.
6. Проверьте колонку НДФЛ: при выплате зарплаты за месяц там налог, который удерживается сейчас.
7. Проведите документ.

В 1С: ЗУП 3.1

Ведомости собраны в разделе Выплаты. Там отдельные списки для банка, кассы, перечислений на счета и выплаты через раздатчика, а также общий список всех ведомостей.

Порядок тот же: месяц → вид выплаты → Заполнить → проверка → проведение. Отличие в том, что ЗУП сам документов банка и кассы не создаёт. Если ЗУП синхронизирован с Бухгалтерией, ведомости переходят в БП, и там их оплачивают.

Аванс

Аванс оформляется той же ведомостью с видом выплаты «Аванс». Сумма берётся из настроек сотрудника: фиксированная, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца (последний вариант есть в ЗУП).

С 2023 года НДФЛ удерживают при каждой выплате дохода, включая аванс (ст. 223 и 226 НК РФ). Поэтому если аванс рассчитан по отработанному времени, в его ведомости тоже будет налог.

Выплата зарплаты через банк

Через банк зарплату платят двумя путями. От выбора зависит, что вы отправляете в банк.

Зарплатный проект. Одно платёжное поручение на общую сумму плюс реестр с лицевыми счетами. Банк сам раскидывает деньги по картам.

Перечисление на счета. Каждому сотруднику — отдельное платёжное поручение на его личный счёт. Подходит для тех, кто не хочет карту зарплатного банка.

Настройка зарплатного проекта

1. Включите использование зарплатных проектов в настройках зарплаты.
2. Создайте зарплатный проект: банк, номер договора, формат файла обмена.
3. Внесите лицевые счета сотрудников. В программе для этого отдельный документ в разделе зарплатных проектов — его легко найти поиском по списку по слову «лицевых».

Оплата ведомости в банк

1. Сформируйте и проведите ведомость в банк.
2. Выгрузите реестр в файл, если банк принимает файл обмена, или отправьте через 1С:ДиректБанк.
3. На основании ведомости создайте платёжное поручение и отправьте его в банк.
4. Когда банк спишет деньги, оформите Банк и касса → Банковские выписки → Списание с видом операции Перечисление заработной платы. В табличной части укажите оплачиваемую ведомость.
5. Проведите списание.

Выплата зарплаты наличными из кассы

Наличными платят по платёжной ведомости формы Т-53 или по расходным кассовым ордерам на каждого человека. В 1С основа — та же ведомость, только в кассу.

Порядок действий

1. Сформируйте ведомость в кассу и распечатайте Т-53 — печатная форма есть прямо в документе.
2. Снимите наличные с расчётного счёта: списание с видом операции на снятие наличных и приходный кассовый ордер на эту сумму.
3. Выдайте деньги сотрудникам под подпись в ведомости.
4. Оформите Банк и касса → Кассовые документы → Выдача с видом операции Выплата заработной платы по ведомостям и выберите ведомость.

Срок выдачи и депонирование

На выдачу наличной зарплаты отводится не больше пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке (Указание Банка России № 3210-У).

Кто за это время не пришёл, тому сумма депонируется. В ведомости напротив фамилии ставят отметку «Депонировано». В учёте невыданную сумму переносят на счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам», а наличные сдают обратно в банк.

Не оставляйте невыданные деньги на счёте 70 «до лучших времён»: в учёте получится, что зарплату выплатили, а в кассе лишние наличные.

Отпускные, больничные и межрасчётные выплаты

Отпускные и пособия часто приходятся на середину месяца, когда ни аванс, ни зарплата не платятся. Для них нужна межрасчётная выплата.

Отпускные. Платятся не позднее чем за три дня до начала отпуска. В документе «Отпуск» выберите выплату в межрасчётный период. После проведения документа создайте ведомость с этим видом выплаты — программа подставит сумму отпускных за вычетом НДФЛ.

Больничные. Пособие за первые три дня платит работодатель, его выплачивают в ближайший после назначения день выплаты зарплаты. Остальное платит СФР (до 2023 года — ФСС) напрямую сотруднику. В 1С через ведомость идёт только часть работодателя.

Увольнение. Окончательный расчёт платят в последний рабочий день. Ведомость — межрасчётная, по одному сотруднику.

В ЗУП 3.1 в документах «Отпуск», «Больничный лист», «Увольнение» есть поле, где выбирают, когда платить: с авансом, с зарплатой или в межрасчётный период. Если выбрать межрасчётный, сумма сразу станет доступна для отдельной ведомости и не «уедет» в общую зарплату.

Проводки и НДФЛ при выплате зарплаты

В БП 3.0 сама ведомость проводок не делает. Учёт меняется только при проведении платёжного документа.

Как работает НДФЛ при выплате

С 2023 года дата получения дохода в виде зарплаты — день выплаты, а не последний день месяца. Поэтому:

• 💰 налог удерживается при оплате каждой ведомости — и аванса, и зарплаты;
• 📅 по удержанному налогу подаётся уведомление об исчисленных суммах (до 25-го числа) и платится ЕНП (до 28-го);
• 📊 в 6-НДФЛ доход попадает в тот период, когда его фактически выплатили.

Пример. Оклад 60 000 ₽, аванс за первую половину месяца — 30 000 ₽. НДФЛ 13% с аванса — 3 900 ₽, на руки 26 100 ₽. С окончательного расчёта: 30 000 ₽ − 3 900 ₽ = 26 100 ₽. Всего на руки 52 200 ₽, налог 7 800 ₽ — ровно 13% от 60 000 ₽.

Чтобы налог попал в регистры правильно, списание или выдача наличных должны ссылаться на ведомость. Если в документе оплаты ведомость не выбрана, 1С не знает, с какого дохода удержан налог.

Сверка после выплаты

После оплаты всех ведомостей месяца проверьте:

1. ОСВ по счёту 70 — у сотрудников, которым всё выплачено, сальдо нулевое.
2. ОСВ по 68.01 — сумма удержанного НДФЛ совпадает с суммой колонки НДФЛ во всех оплаченных ведомостях.
3. Отчёт по НДФЛ (регистр налогового учёта или анализ НДФЛ по датам) — даты получения дохода совпадают с датами выплат.

Ошибки при выплате зарплаты в 1С и как их исправить

Большинство проблем с выплатой видно сразу: ведомость не заполняется, сумма странная или 70-й счёт не закрывается.

Частые вопросы