Как выдать зарплату сотрудникам в программе 1С ЗУП

Выплата зарплаты в 1С ЗУП 3.1 оформляется документами «Ведомость…» в разделе Выплаты. Сначала зарплата начисляется в разделе Зарплата документом «Начисление зарплаты и взносов», затем формируется ведомость — в банк, в кассу или на счета сотрудников. Ведомость заполняется автоматически: программа подставляет каждому работнику сумму к выплате за вычетом удержанного НДФЛ и прочих удержаний.

Ниже — порядок действий в ЗУП редакции 3.1 с интерфейсом «Такси». Разберём обе схемы выплаты, настройку зарплатного проекта, что происходит с НДФЛ в момент перечисления и как не получить расхождение между начисленной и выплаченной суммой.

Что проверить до формирования ведомости

Ведомость подтягивает суммы из уже проведённых расчётных документов. Пока зарплата за месяц не начислена, ведомость заполнится нулями или вовсе не найдёт сотрудников.

Порядок подготовки:

1. Проведите все кадровые и расчётные документы месяца — приёмы, отпуска, больничные, разовые начисления.
2. Начислите зарплату: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Нажмите «Заполнить», проверьте суммы по вкладкам «Начисления», «НДФЛ», «Удержания».
3. Убедитесь, что у сотрудников заполнен способ выплаты (карта или касса) — иначе человек не попадёт в нужную ведомость.

Настройка способа выплаты и зарплатного проекта

Способ выплаты задаётся на двух уровнях — для всей организации и индивидуально для сотрудника.

Для организации: Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика и другие настройки → Бухучёт и выплата зарплаты. Здесь выбирается место выплаты по умолчанию — в банке (по зарплатному проекту), на счета (без проекта) или через кассу.

Если платите на карты, заведите зарплатный проект: Выплаты → Зарплатные проекты. В карточке проекта указываются банк, номер договора и реквизиты. После этого сотрудникам вводятся лицевые счета — массово через документ ввода лицевых счетов или по одному в карточке работника.

Разница между вариантами выплаты на карту:

Способ выплаты у конкретного человека переопределяет настройку организации. Удобно, когда большинство получает на карту, а один-два сотрудника — наличными.

Создание ведомости на выплату через банк

Ведомость в банк — основной документ при зарплатном проекте. Создаётся в разделе Выплаты → Ведомости в банк (или через общий список «Все ведомости»).

Заполнение:

1. Укажите месяц выплаты и организацию.
2. Выберите зарплатный проект — программа подтянет сотрудников с лицевыми счетами по этому проекту.
3. В поле «Выплачивать» выберите, что гасим: зарплату за месяц, аванс, отпуск, больничный или межрасчётную выплату.
4. Нажмите «Заполнить» — таблица заполнится работниками, суммами к выплате и удержанным НДФЛ.
5. Проверьте итог и проведите документ.

После проведения из ведомости выгружается файл для банка (кнопка выгрузки реестра) либо, если подключён сервис обмена с банком, документ отправляется прямо из программы, а статусы зачисления возвращаются обратно.

Проверьте сумму ведомости до отправки реестра: отозвать уже ушедший в банк файл сложно, а исправление задним числом ломает учёт НДФЛ.

Если часть сотрудников деньги не получила (например, закрыта карта), оформляется отдельная ведомость на возврат или депонирование — их суммы не должны «зависать» в выплаченных.

Выплата заработной платы наличными из кассы

Для наличной выдачи используется документ Выплаты → Ведомости в кассу. Заполняется он так же: месяц, организация, значение в поле «Выплачивать», кнопка «Заполнить».

Отличия от банковской схемы:

• Зарплатный проект не нужен — важен только способ выплаты «Наличными» у сотрудника.
• На основании проведённой ведомости печатается платёжная ведомость по форме Т-53 или расходный кассовый ордер .
• Срок выдачи наличных ограничен: деньги под зарплату хранятся в кассе не дольше установленного срока (обычно до 5 рабочих дней с учётом дня получения в банке), после чего невыданное депонируется.

Неполученные суммы закрываются депонированием: в ведомости напротив сотрудника ставится отметка о неявке, сумма переходит в депонент и выдаётся позже отдельным документом.

Как в ведомости удерживается НДФЛ и прочие удержания

Самое важное изменение последних лет: НДФЛ удерживается не при начислении, а в момент фактической выплаты. Дата удержания налога равна дате ведомости.

Что это значит на практике:

• В ведомости есть графа «НДФЛ к перечислению» — это налог, который удержан именно этой выплатой.
• Аванс тоже облагается: при выплате за первую половину месяца НДФЛ удерживается сразу, отдельной строкой.
• Сумма к выплате в ведомости = начислено − НДФЛ − прочие удержания.

Прочие удержания (алименты по исполнительному листу, займы, профсоюзные взносы, удержания по заявлению) вводятся своими документами до формирования ведомости. В таблице ведомости они уже учтены — отдельной колонкой их обычно не показывают, но итог к выплате уменьшен.

Порядок удержаний фиксированный: сначала НДФЛ, затем всё остальное. Разберём на числах. Сотруднику начислено 50 000 ₽, стандартных вычетов нет. НДФЛ по ставке 13 % — 6 500 ₽. Алименты (25 % по исполнительному листу) считаются не от начисления, а от дохода за вычетом налога: 25 % от 43 500 ₽ = 10 875 ₽. К выплате остаётся 50 000 − 6 500 − 10 875 = 32 625 ₽. Именно эту сумму ЗУП поставит в ведомость. Если видите другую цифру — проверьте базу для удержания алиментов: частая ошибка в том, что процент посчитан от полного начисления.

Перечисление удержанного НДФЛ идёт через единый налоговый счёт (ЕНС) по двум срокам в месяц:

Если удержанный НДФЛ в ведомости не совпал с ожидаемым, причина почти всегда в вычетах (стандартные на детей, имущественный) или в том, что по сотруднику были доходы в межрасчёт — проверьте вкладку «НДФЛ» в документе начисления.

Выплата аванса, отпускных и межрасчётных сумм

Через ведомость выплачивается не только зарплата за месяц. Поле «Выплачивать» определяет назначение документа.

Аванс (зарплата за первую половину месяца). Способ расчёта аванса задаётся в карточке сотрудника или в настройках организации: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанную первую половину месяца. Процент обычно берут около 40 % от оклада — так, чтобы после удержания НДФЛ аванс и окончательная выплата были сопоставимы. Расчёт по отработанному времени точнее, но требует закрытого табеля за первую половину месяца. С аванса, как и с основной выплаты, удерживается НДФЛ.

Отпускные и больничные. Эти суммы по закону платятся отдельно и раньше основной зарплаты: отпускные — не позднее чем за три дня до начала отпуска. В ведомости для них выбирается значение «Отпуск» или «Больничный лист», а не «Зарплата за месяц».

Межрасчётные выплаты — разовые премии, матпомощь, доплаты, начисленные отдельным документом в середине месяца. Для них в ведомости указывается «Выплата зарплаты» с видом «Межрасчёт» или выбирается конкретный документ-основание.

Главное правило: вид выплаты в ведомости должен совпадать с видом в расчётном документе. Если начислили отпускные, а в ведомости выбрали «Зарплата за месяц», сотрудник в список не попадёт.

Про сроки стоит помнить и с точки зрения закона. Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты аванса и окончательного расчёта закрепляются в правилах внутреннего трудового распорядка или в трудовом договоре. Окончательный расчёт за месяц — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который он начислен. Эти даты удобно держать в одном месте, чтобы ведомости формировались вовремя и не возникало просрочки с компенсацией.

Как убедиться, что задолженность по зарплате закрыта

После проведения ведомости полезно сверить, что выплаченная сумма действительно погасила начисленное, и не осталось «хвостов». Для этого в ЗУП есть готовые отчёты в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате.

Что смотреть:

• «Задолженность по зарплате» — показывает остаток долга перед сотрудниками на дату. После полной выплаты по работнику должен быть ноль; ненулевой остаток означает, что часть суммы не выплачена или выплачена не тем видом.
• «Расчётный листок» — по каждому сотруднику: начислено, удержано, выплачено, долг на начало и конец месяца. Это документ, который выдаётся работнику вместе с зарплатой.
• «Анализ зарплаты по сотрудникам» — сводная картина начислений, НДФЛ, удержаний и выплат за период; удобно для общей сверки перед закрытием месяца.

Отдельно сверяется НДФЛ: удержанный по ведомостям налог должен совпасть с суммами в уведомлении по ЕНС за соответствующий срок. Расхождение здесь приводит к неверной уплате налога, поэтому сверку лучше делать до отправки уведомления, а не после.

Частые ошибки при выплате зарплаты

Отдельная типовая ситуация — выплата после правки документа начисления. Если вы перепровели начисление уже после того, как сформировали и провели ведомость, суммы разойдутся. Правило простое: любая корректировка расчёта — до выплаты, а не после.

Частые вопросы