Выплата зарплаты в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: от ведомости до проводки Дт 70

Чтобы выплатить зарплату в 1С, создают ведомость на выплату, а затем регистрируют саму оплату. В 1С:ЗУП 3.1 ведомости находятся в разделе Выплаты, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры. Оплату ведомости оформляют списанием с расчётного счёта или выдачей наличных, и программа делает проводку Дт 70 Кт 51 или Дт 70 Кт 50.

Способ выбирают по тому, как люди получают деньги. Есть зарплатный проект — ведомость в банк. Карты в разных банках — ведомость перечислений на счета, одно платёжное поручение на каждого. Наличные — ведомость в кассу и расходный кассовый ордер . Ниже — порядок для каждого варианта и то, что нужно проверить до выплаты.

Что проверить перед выплатой зарплаты

Ведомость заполняется из сумм к выплате. Если начисление не проведено или в нём ошибка, ошибка уйдёт в банк. Поэтому сначала сверяют начисления.

Порядок проверки:

1. Документ Начисление зарплаты и взносов за месяц проведён. В ЗУП он находится в разделе Зарплата, в БП — в разделе Зарплата и кадры.
2. Все кадровые документы месяца введены: приёмы, увольнения, больничные, отпуска. Больничный, введённый после начисления, требует перезаполнить начисление.
3. Удержания внесены: алименты, займы, удержания по заявлениям. Иначе сотрудник получит больше, чем положено.
4. Аванс за месяц выплачен и зарегистрирован. Если аванс провели «мимо» ведомости, при окончательном расчёте его не учтут, и он уйдёт повторно.
5. Сформирован отчёт Расчётный листок или свод начислений: сумма «к выплате» у каждого совпадает с ожидаемой.

Пример для проверки арифметики. Оклад 60 000 ₽, НДФЛ 13% — 7 800 ₽, на руки 52 200 ₽. Аванс за первую половину месяца — 30 000 ₽ начислено, 3 900 ₽ НДФЛ, к выплате 26 100 ₽. Окончательный расчёт — оставшиеся 26 100 ₽. В сумме 52 200 ₽, всё сходится.

Сроки, от которых зависит дата ведомости

• 📅 Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода (ст. 136 ТК РФ).
• 📅 Если день выплаты выпал на выходной — платят накануне.
• 📅 За задержку работодатель обязан выплатить компенсацию: 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день (ст. 236 ТК РФ). В ЗУП её начисляют отдельно, автоматически она не появится.

Как сформировать ведомость на выплату зарплаты

Ведомость — документ, который фиксирует, кому и сколько платить. Набор ведомостей одинаковый в ЗУП и БП, различается путь.

Порядок заполнения:

1. Откройте нужный список и нажмите Создать.
2. Укажите месяц, за который платите, и организацию.
3. В поле вида выплаты выберите «Аванс» или «Зарплата за месяц». Для межрасчётных выплат (отпускные, расчёт при увольнении) выбирают соответствующий вид.
4. Для ведомости в банк выберите зарплатный проект.
5. Нажмите Заполнить. Программа подставит сотрудников с остатком к выплате.
6. Проверьте суммы, проведите ведомость и распечатайте её при необходимости.

Если нужно выплатить только части сотрудников, лишние строки удаляют. Их суммы останутся «к выплате» и попадут в следующую ведомость.

Выплата заработной платы через банк по зарплатному проекту

Зарплатный проект — договор с банком, по которому организация переводит одну общую сумму, а банк раскладывает её по картам сотрудников.

Настройка зарплатного проекта

1. Создайте зарплатный проект в справочнике Зарплатные проекты (в ЗУП — раздел Выплаты, в БП — настройки зарплаты). Укажите банк, номер договора и формат обмена.
2. Откройте сотрудникам лицевые счета. Новым сотрудникам — заявкой на открытие счетов, которую выгружают в банк. Тем, у кого карта уже есть, номер счёта вводят вручную.
3. Без лицевого счёта сотрудник не попадёт в ведомость в банк при заполнении.

Выплата по ведомости в банк

1. Создайте и проведите ведомость в банк (раздел выше).
2. Выгрузите из ведомости файл для банка. Обычно это XML-файл в формате обмена «1С:Предприятие — зарплатный проект». Если подключён 1С:ДиректБанк, реестр уходит в банк без файла.
3. Загрузите файл в клиент-банк и подпишите.
4. Сформируйте платёжное поручение на общую сумму ведомости.
5. После списания денег зарегистрируйте выплату в учёте (раздел про БП ниже).
6. Получите от банка подтверждение зачисления и загрузите его. Строки, по которым банк не зачислил деньги, увидите сразу.

Перечисление на счета сотрудников

Если зарплатного проекта нет, используют ведомость перечислений на счета. Счета вводят в карточке сотрудника: банк и номер счёта.

На каждого сотрудника формируется отдельное платёжное поручение. В назначении платежа указывают, что это заработная плата, и код вида дохода. Код нужен банку, чтобы не списывать с зарплаты по исполнительным документам больше, чем позволяет закон.

Выплата зарплаты наличными через кассу

Наличная выплата — самый трудоёмкий вариант. Здесь важны и учёт в 1С, и кассовые правила.

1. Снимите наличные в банке. В БП это Банк и касса → Кассовые документы → Поступление с видом операции «Получение наличных в банке»: проводка Дт 50 Кт 51.
2. Проведите ведомость в кассу и распечатайте платёжную ведомость по форме Т-53. Сотрудники расписываются в ней при получении денег.
3. Зарегистрируйте выдачу: Банк и касса → Кассовые документы → Выдача с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям». В табличной части укажите ведомость и выплаченную сумму. Проводка Дт 70 Кт 50.

Срок выдачи наличных по платёжной ведомости — не больше 5 рабочих дней, включая день снятия денег в банке. Это требование пункта 6.5 Указания ЦБ № 3210-У.

Депонирование невыданных сумм

Если сотрудник не пришёл за деньгами в срок, сумму депонируют:

• 💰 напротив его фамилии в ведомости Т-53 ставят отметку «Депонировано»;
• 💰 в учёте сумма переходит со счёта 70 на 76.04: Дт 70 Кт 76.04;
• 💰 наличные сдают обратно в банк или оставляют в кассе в пределах лимита.

Когда сотрудник придёт, ему выдают деньги расходным ордером на выплату депонента: Дт 76.04 Кт 50.

Как отражается выплата зарплаты в бухгалтерском и налоговом учёте

Если зарплату ведёте в ЗУП, а бухучёт — в БП, ведомости переходят в Бухгалтерию синхронизацией. Оплату регистрируют в БП: там движение денег и проводки.

Оплата ведомости в 1С:Бухгалтерии

Самый быстрый путь — команда Оплатить ведомость в списке ведомостей. Она создаёт документ оплаты, связанный с ведомостью.

Второй путь — создать документ вручную:

• 🏦 Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Перечисление заработной платы» — для ведомостей в банк;
• 🏦 вид операции «Перечисление заработной платы работнику» — для перечисления на личный счёт;
• 💵 Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид «Выплата заработной платы по ведомостям» — для кассы.

В документе укажите ведомость. Сумма документа должна совпадать с суммой ведомости, иначе часть останется «невыплаченной».

Какие проводки формируются

После выплаты сальдо по счёту 70 по каждому сотруднику должно быть нулевым. Остаток означает невыплаченную сумму, переплату или задвоенный документ.

НДФЛ при выплате

Налог удерживают в день выплаты денег, а не в день начисления (п. 4 ст. 226 НК РФ). Поэтому дата документа оплаты важна: по ней в 1С регистрируется удержанный налог, и от неё зависит, в какой период 6-НДФЛ попадёт выплата.

Сроки перечисления удержанного НДФЛ с 2023 года:

• удержан с 1 по 22 число — до 28 числа того же месяца;
• удержан с 23 числа по конец месяца — до 28 числа следующего месяца;
• удержан с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.

До перечисления по таким суммам подают уведомление об исчисленных налогах, если налог платят единым платежом.

Ошибки при выплате зарплаты и как их найти

Как исправить уже проведённую ведомость

Если оплаты ещё не было, ведомость просто исправляют и перепроводят. Если деньги уже ушли, менять ведомость нельзя: её суммы должны совпадать с банковской выпиской.

Тогда поступают так:

1. Недоплату выплачивают новой ведомостью на разницу.
2. Переплату удерживают из следующей зарплаты по заявлению сотрудника или возвращают.
3. Если ошибка в самом начислении, сначала исправляют начисление, затем выплачивают или удерживают разницу.

Частые вопросы